Якщо працівник відмовляється відновлювати втрачену трудову книжку (оформлювати дублікат), примусити його до цього неможливо. У такому разі оцифрування відомостей про трудову діяльність до 10.06.2026 р. здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують стаж, або лише за даними, які вже наявні в Реєстрі застрахованих осіб.
Обґрунтування
1. Обов’язковість ведення паперової трудової книжки: З 10.06.2021 р. облік трудової діяльності ведеться в електронній формі. Згідно зі ст. 48 КЗпП, роботодавець зобов’язаний оформлювати або вносити записи до паперової трудової книжки лише на вимогу працівника. Якщо працівник не бажає відновлювати документ (оформлювати дублікат), роботодавець не має правових підстав робити це примусово.
2. Процес оцифрування до 10.06.2026 р.: Відповідно до п. 2 розд. II Закону №1217-IX, перехідний період для включення до Реєстру застрахованих осіб (РЗО) відсутніх відомостей триває до 10 червня 2026 року.
- Якщо паперова трудова книжка відсутня, оцифруванню підлягають інші документи, що підтверджують стаж (довідки з попередніх місць роботи, архівні довідки, витяги з наказів, трудові договори тощо);
- Подати ці відомості до Пенсійного фонду України (ПФУ) може як роботодавець, так і сам працівник через портал електронних послуг ПФУ.
3. Що робити, якщо документів немає або працівник відмовляється їх надавати:
- Використання наявних даних: Страховий стаж після 2004 року зазвичай уже відображений у РЗО на підставі щомісячної звітності роботодавців. Для періодів після 01.01.2004 відсутність паперової книжки не є критичною для оцифрування;
- Ризики працівника: Якщо відомості про стаж до 2004 року не будуть внесені до РЗО (через відсутність скан-копій книжки або інших документів), цей стаж не буде врахований автоматично при призначенні пенсії. У такому разі працівнику доведеться підтверджувати його пізніше, надаючи оригінали документів безпосередньо до ПФУ під час оформлення пенсії;
- Дії роботодавця: Якщо у вас немає оригіналу ТК працівника, ви не можете її відсканувати. У такому разі обов'язок щодо підтвердження свого стажу фактично переходить до працівника.
Рекомендації для роботодавця:
- Зафіксуйте відмову: попросіть працівника написати заяву у довільній формі про те, що він відмовляється від відновлення (оформлення дубліката) ТК та самостійно несе відповідальність за підтвердження свого трудового стажу в ПФУ.
- Допоможіть із даними: ви можете допомогти працівнику отримати довідку ОК-5 або ОК-7 через портал ПФУ, щоб він бачив, які періоди його роботи вже є в системі (стаж після 2004 року зазвичай відображається автоматично завдяки сплаті ЄСВ).
- Для нових записів: якщо працівник захоче, щоб ви внесли запис про поточну роботу в нову ТК (без відновлення попереднього стажу), ви маєте це зробити за його заявою протягом 5 днів після прийняття на роботу (ст. 48 КЗпП). Важливо: Якщо до 10.06.2026 р. дані не будуть оцифровані через відсутність ТК, працівнику доведеться підтверджувати свій стаж (особливо до 2004 року) безпосередньо під час виходу на пенсію, надаючи ПФУ архівні довідки або інші замінні документи. Роботодавець у цій ситуації відповідальності не несе, якщо має підтвердження відмови працівника від відновлення документа.
4. Порядок відновлення (якщо працівник змінить думку): Якщо працівник все ж вирішить відновити дані, дублікат оформлюється за останнім місцем роботи на підставі заяви працівника та документів, що підтверджують стаж (п. 5.1 Інструкції №58). Оскільки книжку втратив попередній роботодавець, він мав би видати дублікат, але за його відсутності або ліквідації це може зробити поточний роботодавець, сприяючи працівнику в отриманні необхідних довідок.
Увага! Ця відповідь надана новим сервісом ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту» та перевірена фахівцями редакції.
Спробуйте сервіс просто зараз і переконайтесь у його зручності.
Поставте ваше запитання
