Добові за закордонне відрядження без підтвердження перетину кордону: які ризики та штрафи для підприємства?

Що каже Податковий кодекс про документальні докази перебування за кордоном?

Згідно з нормами, визначеними у пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, зокрема не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), — для відряджень за кордон у розмірі не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Тобто ПКУ надає право вибору: достатньо одного або кількох документальних доказів перебування за кордоном. Саме від цього й слід відштовхуватися.

Водночас, у тому ж пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, які засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Основний ризик для підприємства в цій ситуації — перекваліфікація виплачених добових в оподатковуваний дохід працівника (додаткове благо). Через відсутність документального підтвердження перебування за кордоном підприємству можуть загрожувати штрафи за недоплату податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), військового збору (ВЗ), а також інші санкції.

Податкові наслідки та штрафи

Отже, згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, сума добових не включається до оподатковуваного доходу лише за наявності наказу про відрядження та документальних доказів перебування особи у відрядженні.

Якщо підтвердних документів немає:

• ПДФО: Виплачена сума добових вважається додатковим благом. Підприємство зобов’язане нарахувати ПДФО за ставкою 18%. Оскільки дохід виплачено у грошовій формі як добові, але надалі він визнається оподатковуваним, для розрахунку бази оподаткування ПДФО застосовується «натуральний» коефіцієнт 1,219512;
• Військовий збір: З 1 грудня 2024 року ставка становить 5%. Коефіцієнт до ВЗ не застосовується;
• Штраф за недоплату: Згідно зі ст. 123 ПКУ, нарахування контролюючим органом суми податкового зобов’язання тягне за собою штраф у розмірі 25% від суми недоплати (ПДФО та ВЗ);
• Пеня: Нараховується за весь період прострочення сплати податків.

Автоматизована система обліку в’їзду в ЄС

З 12 жовтня 2025 року в ЄС стартувала нова автоматизована система обліку в’їзду та виїзду (Entry/Exit System, EES), яка реєструє всі факти перетину зовнішніх кордонів Союзу громадянами третіх країн, у тому числі українцями. Про це ми писали раніше.

Замість звичних штампів у паспорті інформація зберігається в електронному форматі. У базі фіксуються:

• фотозображення обличчя;
• відбитки чотирьох пальців (для осіб від 12 років);
• реквізити закордонного паспорта;
• дата й пункт перетину кордону (в’їзд/виїзд);
• випадки відмови у в’їзді.

Чи можна офіційно підтвердити перетин кордону без відміток у паспорті?

Якщо ви не хочете ризикувати та спиратися лише на повідомлення працівника про перетин кордону (а квитків, які могли б це підтвердити, немає), можна скористатися іншим шляхом — отримати довідку від прикордонної служби.

Такий підхід практикувався і раніше для підтвердження факту перетину кордону з країнами, під час перетину яких у паспорті не проставляли жодних відміток.

Наразі Державна прикордонна служба України роз’яснює на своєму сайті, як подати заяву для отримання такої довідки.

Зверніть увагу: отримати таку довідку може не роботодавець, а сам працівник — тобто фізична особа, яка перетнула кордон (або її представник за довіреністю).

Важливо! Інформація про перетин кордону особою є конфіденційною та не надається третім особам без її згоди. Доволі часто до Державної прикордонної служби України звертаються із запитами про перетин кордону конкретними особами їхні роботодавці, колишні чоловіки / дружини тощо. Таким запитувачам, згідно з вимогами Закону України «Про захист персональних даних», надають відмову в наданні інформації.

Звернутися за довідкою можна поштою або електронною поштою. Однак у такому разі, відповідно до ст. 16 Закону «Про звернення громадян», заява обробляється протягом 30 діб. Відповіді про факти перетину державного кордону надходять запитувачам у письмовій формі на адресу, зазначену у заяві.

Рекомендуємо ознайомитися тут>>

Висновки:

Факт виконання завдання у відрядженні не замінює документального підтвердження перебування за кордоном.

Для неоподаткування добових потрібні не лише наказ про відрядження, а й документальні докази перебування працівника у відрядженні.

За відсутності підтвердження перетину кордону добові можуть бути перекваліфіковані в додаткове благо працівника.

У такому разі сума добових стає оподатковуваним доходом.

Підприємство має донарахувати податки:

• ПДФО — 18% (із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,219512),
• військовий збір — 5% (без коефіцієнта).

Податкові ризики для підприємства включають штраф і пеню.

За донарахування податкових зобов’язань контролюючим органом можливий штраф 25% від суми недоплати (ПДФО та ВЗ) + пеня за період прострочення.