Що робити, якщо немає коштів для розрахунку з працівником у день його звільнення?

Питання:

1) На даний час на рахунку підприємства коштів немає. Які наслідки (штрафні санкції, пеня) для підприємства та посадових осіб при не своєчасній виплаті компенсації за невикористану відпустку? 

2) Чи можна виплатити компенсацію пізніше (протягом місяця)?

3) Як відобразити ці суми в єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за ІІ квартал 2024 р., який КЗО та КТН?

Відповідь: 

Так, роботодавець має провести остаточний розрахунок з працівником у день його звільнення, оформити наказ про звільнення за ст. 38 КЗпП. Тому 12 червня 2024 потрібно нарахувати та виплатити заробітну плату за 8 робочих днів, компенсацію за невикористану відпустку, тобто провести остаточний розрахунок за ст. 116 КЗпП з дотриманням умов, викладених у ч. 1 ст. 47 КЗпП. Також нарахувати, утримати та сплатити відповідні податки та збори, і видати трудову книжку з записом про звільнення. 

На даний час на рахунку підприємства коштів немає. Які наслідки (штрафні санкції, пеня) для підприємства та посадових осіб при не своєчасній виплаті компенсації за невикористану відпустку? Чи можна виплатити компенсацію пізніше (протягом місяця)?

Якщо на день проведення остаточного розрахунку з працівником не вистачає коштів, розрахунок потрібно провести негайно після того, як надходять кошти на рахунок, оскільки фінансове становище роботодавця не знімає з нього вини щодо несвоєчасного проведення остаточного розрахунку з працівником.

Законодавством не передбачені конкретні строки розрахунку з працівником, окрім як ст. 116 КЗпП, якою визначено, що остаточний розрахунок має бути проведений у день звільнення. Проте, передбачено, що при проведенні розрахунку в інші строки, ніж визначено ст. 116 КЗпП, роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців (ст. 117 КЗпП). 

Тобто в ситуації, що склалася, працівнику потрібно виплатити всі належні йому суми при звільненні, звісно ж після утримання податків та зборів. Крім того, нарахувати та виплатити середній заробіток (також після утриманих з нього ПДФО та ВЗ) за всі дні затримки по день його фактичного розрахунку. 

Якщо працівнику не будуть вчасно виплачені розрахункові (12.06.2024 р.), то при виплаті заборгованості потрібно буде нарахувати середній заробіток за робочі дні в періоді в періоді який виникне.

Тому, чим довше підприємство зволікатиме з виплатою компенсації, тим більшу суму середньої зарплати доведеться виплатити.

Нагадаємо, що середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за останніх два календарних місяці роботи, що передують місяцю  в  якому  відбувається подія, з якою пов’язана відповідна виплата (абз. 3 п. 2 Порядку №100). В даному випадку це звільнення.

Виплати, що обчислюються із середньої заробітної плати за останні два місяці роботи, нараховують множенням середньоденного заробітку на число робочих днів затримки. При цьому середньоденна заробітна плата визначається діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні на число відпрацьованих робочих днів. Це виходить з п. 8 Порядку №100.

Несвоєчасний розрахунок зі звільненим працівником може призвести до штрафів, а саме:

посадових осіб роботодавця можуть притягти до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 41 КпАП у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн);

до роботодавця можуть застосувати фінансову відповідальність у вигляді штрафу згідно зі ст. 265 КЗпП. При затримці розрахунку не більше місяця штраф становитиме 1 МЗП згідно з абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП. При затримці виплати більш ніж на один місяць,-  штраф 3 МЗП, установленої на момент виявлення порушення, згідно з абз. 3 ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Звертаємо увагу, якщо роботодавець не виплатить належних працівникові коштів у день звільнення і середнього заробітку за час затримки розрахунку, то колишній працівник має право звернутися до суду, на підставі ст. 233 КЗпП.

Як варіант, для уникнення нарахування середнього заробітку за несвоєчасний розрахунок при звільненні можна внести поворотну фінансову допомогу на потрібну суму в касу або на рахунок.

Як відобразити ці суми в єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за ІІ квартал 2024 р., який КЗО та КТН?

Компенсація відпустки відображається по факту нарахування та виплати у відповідних додатках єдиної звітності. Так, у додатку 1 за червень ІІ кварталу 2024 року сума нарахованої компенсації відображатиметься одним рядком із зарплатою за КЗО «1» або «2» (якщо працівник, який звільняється є особою з інвалідністю), КТН в даному випадку не буде, бо це не нарахування відпускних. У додатку 4ДФ нарахована компенсація теж відображатиметься одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101».