Право на декретну відпустку виникло після наказу про щорічну: як бути?

Така ситуація врегульована ст. 11 Закону про відпустки, яка діє і під час воєнного стану. Згідно з нею, щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена в разі  тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку. 

У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і роботодавцем. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період з додержанням вимог статті 12 цього Закону.

Тобто, подовження відпустки можливе у разі, якщо тимчасова непрацездатність виникла під час її перебігу (використання). 

Але у випадку, наведеному в запитанні, щорічна відпустка мала початися з 17 листопада, а період тимчасової непрацездатності у зв’язку із вагітністю та пологами розпочався з 16 листопада, тобто, на день раніше до початку щорічної відпустки. Таким чином, подовження щорічної відпустки в цьому випадку неможливе, але можливе перенесення такої відпустки. 

Що це означає на практиці: 

• Працівниця має надати заяву про надання їй відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами з 16.11.2023 по 03.04.2024 рр. Підставою для цієї заяви буде згаданий вище листок непрацездатності. А на підставі заяви керівник складає наказ про надання працівниці такої відпустки;
• Одночасно працівниця має надати заяву про перенесення щорічної відпустки. Підставою для такого перенесення буде згадана вище тимчасова непрацездатність, засвідчена листком непрацездатності. В такій заяві слід зазначити дату, на яку працівниця бажає перенести дату початку такої відпустки. Така заява (якщо керівник її погоджує) буде підставою для наказу про перенесення щорічної відпустки. В цьому наказі буде щонайменше три пункти: 

1) Про перенесення щорічної відпустки на певну дату (із повторенням усіх даних про таку відпустку, зазначених у наказі про її надання – за який період вона надається, якої тривалості тощо); 

2) Про скасування попереднього наказу про надання такої відпустки (із зазначенням номеру, дати і назви такого наказу); 

3) Про долю вже виплачених відпускних за відпустку, яка скасована (або вони зараховуються в рахунок заробітної плати, зокрема, і майбутніх виплат, або, якщо працівниця погодиться їх повернути і зазначить про це у заяві про перенесення відпустки, то вони повертаються на рахунок або в касу підприємства). 

В бухгалтерському обліку в разі перенесення відпустки попередньо нараховані відпускні сторнуються (проведення теж саме, що робилося при нарахуванні відпускних, але сума із знаком мінус), а виплачені наперед – стають дебіторською заборгованістю підприємства за рахунком 66, яка погашається або зарахуванням в рахунок майбутніх платежів по оплаті праці такої працівниці (не допомоги у зв’язку із вагітністю та пологами!), або шляхом повернення працівницею цих відпускних роботодавцю. Перед початком перенесеної щорічної відпустки відпускні для її оплати рахуються і нараховуються наново.