Добові не в повній сумі у гривнях на закордонне відрядження

Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Тобто роботодавець має забезпечити добовими працівника до початку відрядження, хоча роботодавці не завжди цього дотримуються. Їх невиплата перед відрядженням є порушенням даної статті, за що може бути накладено штраф на підставі абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП як за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці – у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення. Детальніше - тут.

Сума добових, яка виплачується працівнику за дні відрядження, повинна бути зафіксована у положенні про відрядження або у колективному договорі тощо. Сума добових не обмежена трудовим законодавством, проте нормами ПКУ встановлено неоподатковувану суму, в межах якої не утримується ПДФО та ВЗ. Якщо суми добових перевищує неоподатковувану межу, то сума перевищення оподатковується на загальних підставах. Добові можуть встановлюватися як у гривні, так і у валюті.

У цій ситуації необхідно враховувати два моменти:

• якщо добові витрати в положенні про відрядження встановлено саме в іноземній валюті – то при складанні авансового звіту необхідно використовувати суму у валюті за перерахунком у гривню за курсом НБУ;
• аванс на відрядження (добові) видавався у гривні, а не у валюті, тоді Положення п. 5 П(С)БО 21 в частині виданого авансу не застосовуються.

Тож, якщо сума добових при подані авансового звіту працівником перераховуються за курсом на дату затвердження такого авансового звіту, то саме на цю дату у підприємства виникають  витрати на оплату добових відрядженим працівникам. При цьому видача авансу не впливає на визначення курсу, оскільки такий аванс видавався в гривні.

Якщо виданих авансових коштів не вистачає для покриття розрахунків з працівником, їх відшкодовують після надання авансового звіту. Така заборгованість визначається у валюті, до країни якої було відряджено працівника, та перераховується у гривні на дату затвердження авансового звіту.

До повного розрахунку з працівником за понесені ним перевитрати у відрядженні, бухгалтер матиме справу з валютною кредиторською заборгованістю перед працівником, тобто монетарною статтею, за якою визначаються курсові різниці на дату балансу та на дату погашення заборгованості, згідно з п. 8 П(С)БО 21:

1. якщо курс НБУ зростає від дати затвердження авансового звіту до дати балансу або дати погашення заборгованості, витрати відображаються проведенням: Дт 945 Кт 372;

2. якщо він знижується — то визнається дохід: Дт 372 Кт 714.

В цьому випадку добові встановлені у гривні, в сумі 1200 грн на день. Неоподатковувана сума добових у разі відрядження за кордон становить 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним курсом гривні до євро, установленим Нацбанком, в розрахунку за кожен такий день (пп. 170.9.1 ПКУ). Підприємству потрібно тільки відслідкувати, щоб ці 1200 грн не перевищували гривневий еквівалент 80 євро за кожний день відрядження. Наприклад, протягом робочого тижня з 18 по 22 грудня 2023 гривневий еквівалент 80 євро за офіційним курсом НБУ перевищував 3200 грн, що більше, ніж 1200 грн (див. таблицю). Тому у підприємства не виникає обов’язку утримувати ПДФО та ВЗ з суми добових 1200 грн, а також не потрібно перераховувати їх у валюту.