Лікарняний по вагітності та пологах з відтермінуванням та ще 12 питань про лікарняний

На підприємстві передбачається така ситуація:

07.12.2023 р. працівниця відкриє лікарняний лист по вагітності та пологах;

14.01.2023 р. - піде у відпустку по вагітності та пологах, 14.02.2024 р. - попередня дата пологів.

Питання: 

1) Як оформити, які підготувати документи, для надання працівниці відпустки тривалістю 126 календарних днів, якщо вона бажає взяти відпустку не за 70 днів до дати пологів, а пізніше, наприклад за 32 к.дні до пологів та 94 к.дні після пологів? 

2) В які терміни після відкриття лікарняного потрібно подати заяву-розрахунок до ПФУ? 

3) Скільки часу приблизно очікувати гроші від ПФУ? 

4) У який термін потрібно перерахувати працівниці допомогу по лікарняному? 

5) Якщо у розрахунковий період входять місяці, за якими раніше не було подано єдину звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, чи потрібно подавати та яку форму? 

6) Якщо працівниця після відкриття лікарняного, поки не оформила відпустку (з 07.12.2023 по 14.01.2024 рр.) працює, які є правила чи нюанси щодо виплати зарплати та допомоги, як це правильно оформити, щоб не було порушень? 

7) Як потім у звітному періоді відобразити відпустку по вагітності та пологам в єдину звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

8) Як правильно помісячно нараховувати відпустку по вагітності та пологам для дотримання розміру ЄСВ? 

9) Яка зараз максимальна сума допомоги по вагітності та пологах за 126 к.днів? У працівниці останні 12 місяців заробітна плата була більше максимальної бази. 

10) ПДФО та ВЗ не утримуються із допомоги по вагітності та пологах? Тільки сплачується ЄСВ? 

11) Чи потрібно, як та у які терміни повідомляти ПФУ про виплату допомоги працівниці? 

12) Чи нараховується працівниці, під час відпустки по вагітності та пологах, щорічна основна відпустка?

Відповідь:

Як оформити, які підготувати документи, для надання працівниці відпустки тривалістю 126 календарних днів, якщо вона бажає взяти відпустку не за 70 днів до дати пологів, а пізніше, наприклад за 32 к.дні до пологів та 94 к.дні після пологів?

З 29 липня 2023 року діє Закон №3238, яким надано право працюючим жінкам, у разі відсутності медичних протипоказань, за власним бажанням розпочинати відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами пізніше, ніж за 70 (90) днів до очікуваної дати пологів, а також переносити невикористані дні відпустки на період після пологів. При цьому загальна тривалість такої відпустки, передбачена законодавством, не змінюватиметься. 

В даній ситуації, працівниця може використати 32 днів відпустки до очікуваної дати пологів та 94 дні - після, загальна тривалість відпустки залишиться незмінною та становитиме 126 днів.

Отже, за час відтермінування відпустки по вагітності та пологах роботодавець має виплачувати працівниці зарплату за фактично відпрацьований час, що відповідає табелю обліку робочого часу.

І як тільки працівниця напише заяву, з якого числа вона бажає розпочати відпустку по вагітності та пологам, виплата зарплати припиняється, адже вона вже не працюватиме. На підставі заяви роботодавець видає наказ про надання відпустки по вагітності та пологам із зазначено в заяві дати.

В які терміни після відкриття лікарняного потрібно подати заяву-розрахунок до ПФУ?

Після отримання наказу про надання відпустки бухгалтер проводить розрахунок допомоги по вагітності та пологах, керуючись пп. 25 та пп. 26 Порядку №1266, та протягом 5 робочих днів подає заяву-розрахунок до ПФУ за місцем обліку через веб-портал електронних послуг для її отримання та виплати працівниці в подальшому після отримання фінансування.

Скільки часу приблизно очікувати гроші від ПФУ?

Територіальні органи ПФУ здійснюють фінансування страхувальників протягом 3 робочих днів після надходження заяви-розрахунка, зокрема й в електронній формі (абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону №1105).

У який термін потрібно виплатити працівниці допомогу по лікарняному?

Згідно з п. 1 ч. 2 ст. 24 Закону № 1105 допомога по вагітності та пологах має бути виплачена працівниці у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати заробітної плати. Можна не чекати цього строку та виплатити раніше.

Якщо у розрахунковий період входять місяці, за які раніше не було подано єдину звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, чи потрібно її зараз подавати та за якою формою?

Оскільки в даному випадку, страховий випадок у працівниці настає у грудні 2023 р., то єдина звітність за жовтень та листопад, що входять до 4 кварталу, ще не подавалася. Тому для правильного розрахунку та фінансування ПФУ роботодавцю потрібно подати Додаток 1 (2 штуки за жовтень та листопад з відповідним нарахуванням зарплати та ЄСВ) та Додаток 5 (один, бо він подається загальний за квартал) з типом "Звітний" та "Довідковий" з зазначенням позначки у графі 035 (Д1) та 036 (Д5) "для призначення інших соціальних виплат". А потім чи одночасно подати до Фонду заяву-розрахунок по працівниці, щодо якої настав страховий випадок.

Звертаємо увагу: інформацію по працівниці, якій надана відпустка по вагітності та пологам, зазначеної в єдиній звітності з типом «Звітний» як «Довідковий», необхідно також буде продублювати в об’єднаній звітності з типом «Звітний» за 4 квартал 2023 року.

Якщо працівниця після відкриття лікарняного поки не оформила відпустку (з 07.12.2023 по 14.01.2024 рр.) і працює, які є правила чи нюанси по виплаті зарплати та допомоги, та як це правильно оформити, щоб не було порушень?

Жодних нюансів законодавство не містить. Тож, як вже зазначалося вище, за час відтермінування відпустки по вагітності та пологах роботодавець має виплачувати працівниці зарплату за фактично відпрацьований час, що відповідає табелю обліку робочого часу.

Як потім у звітному періоді відобразити допомогу в єдиній  звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ? Як правильно помісячно нараховувати допомогу для дотримання розміру ЄСВ?

Заповнення додатку 1 до єдиної звітності

Суми нарахованої допомоги за лікарняним по вагітності та пологах відображаються у додатку 1 до єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у місяці її нарахування (відповідного кварталу) з розподілом за місяцями (тобто в додатку 1 буде стільки рядків, на скільки місяців припадають календарні дні відпустки по вагітності та пологах) з типом «Звітна», а саме:

• у графі 8 — КЗО «42» або «43», якщо працівниця — особа з інвалідністю;
• графі 10 — місяць, за який нараховано допомогу;
• графі 15 — кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами»;
• графах 16 та 17 — частина суми допомоги, що припадає на відповідний місяць;
• графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на цю частину суму допомоги (22%), для осіб з інвалідністю ставка ЄСВ 8,41%);
•  графи з 4 до 7, з 21 до 24 заповнюють у загальному порядку, інші графи додатка не заповнюють.

Звертаємо увагу: оскільки працівниця має у роботодавця основне місце роботи та не є особою з інвалідністю, то за місяці, де фактична база нарахування менше МЗП, у роботодавця виникає обов’язок щодо донарахування ЄСВ до мінімального розміру, згідно з ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ.

Теж правило діятиме згодом і у місяці закінчення лікарняного, якщо працівниця після лікарняного по вагітності та пологах не має наміру виходити на роботу і напише заяву на відпустку для догляду за дитиною до 3-х років, то у додатку 1 з’явиться ще один рядок, де в графі 18 потрібно відобразити суму різниці між МЗП та нарахованою середньою зарплатою, а в графі 20 —зазначити ЄСВ на суму різниці за КТН (графа 9) «13».

Важливо: таке  донарахування ЄСВ потрібно буде показати у звітності в якій припадає місяць закінчення цієї відпустки.

Якщо допомога по вагітності та пологах донараховується працівниці, яка є особою з інвалідністю, то обов’язку щодо нарахування ЄСВ до мінімального розміру не буде, це не передбачено Законом про ЄСВ. Відповідно, не буде й другого рядка з КТН (графа 9) «13» у додатку 1 єдиної звітності.

Заповнення додатку 4ДФ до єдиної звітності

Допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та ВЗ, тож графи 4а, 4, 5а та 5 не заповнюватимуться. Проте таку допомогу потрібно відобразити в додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за ознакою доходу «128». Відображають її (всю суму) у місяці нарахування за фактом (графа 3а), а потім у відповідному місяці за фактом - виплату (графа 3).

Заповнення додатку 5 до єдиної звітності

У додатку 5 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ потрібно буде відобразити спочатку початок, а потім і закінчення відпустки по вагітності та пологам з кодом категорії «5» у графі 07, у графі 10 вказується дату початку/закінчення відпустки, що припала на відповідний місяць звітного кварталу. При цьому графи 13 — 15 не заповнюються. 

Яка зараз максимальна сума допомоги по вагітності та пологах за 126 к.днів? У працівниці останні 12 місяців заробітна плата була більше максимальної бази

Оскільки на момент настання страхового випадку у працівниці за останні 12 місяців страховий стаж більше 6 місяців, то тут слід дотримуватися таких двох обмежень:

1. фактична середньоденна зарплата не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ (що діяла в останньому місяці розрахункового періоду) з розрахунку на один календарний день (п. 4 Порядку №1266). Тож максимальне обмеження за день становить 3301,58 грн (100500,00 грн:30,44). Тобто у випадку, якщо розрахована середньоденна зарплата виявиться меншою, ніж максимальний обмежуючий показник (3301,58 грн), розрахунок допомоги проводиться виходячи з фактично розрахованої середньоденної зарплати. Якщо вищою, — то з максимальної суми;

2. сума допомоги у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної бази ЄСВ, який діяв в останньому місяці розрахункового періоду (п. 2 Порядку №1266). Таке обмеження у 2023 р. на місяць – 100500,00 грн. Для дотримання обмеження, сума допомоги розподіляється за відповідними місяцями, а потім порівнюється з максимальним обмежуванням за місяць. Якщо сума допомоги, що припала на відповідний місяць  перевищуватиме максимальне обмеження, то за цей місяць допомогу слід розрахувати з такого обмеження.

ПДФО та ВЗ не утримуються із допомоги по вагітності та пологах? Тільки сплачується ЄСВ?

Виплата допомоги по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та військовим збором (пп. 165.1.1 ПКУ). Абзацом 2 пп. 2 п. 2 розд. IV Інструкції №449 изначено, що нарахування єдиного внеску за осіб, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами і отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, здійснюється за кожен місяць окремо з застосуванням відповідного розміру ЄСВ для певної категорії працівників, визначених Законом про ЄСВ.

Чи потрібно, як та у які терміни повідомляти ПФУ про виплату допомоги працівниці?

Повідомлення про проведення виплат за формою, наведеною у додатку 2 Порядку №12, надається роботодавцем протягом місяця з дня проведення виплат (п. 10 Порядку № 12).

Чи надається працівниці, під час відпустки по вагітності та пологах, щорічна основна відпустка?

Згідно з п. 1 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки працівниці може надаватися щорічна основна відпустка, зокрема, перед відпусткою по вагітності та пологах або після неї за її бажанням та в зручний для неї час.

Одночасне надання (нарахування, виплата) щорічної основної відпустки з соціальною відпусткою по вагітності та пологах не передбачена законодавством.