Відрядження було у червні, невикористаний аванс повернули у липні: чи є підстава для оподаткування?

Авансовий звіт проведено 26 червня 2023 р. 

1. Сума авансу та добових: під звіт працівнику 15 червня були видані кошти: добові 4670 грн та 4030 грн на готель та іншівитрати у відрядженні. 

2. Невикористаний аванс: кошти в сумі 4030 грн не були використані під час відрядження та повернуті лише 18 липня 2023 року. 

3. Були також понесені витрати на таксі в розмірі 15,50 польських злотих, оплата була здійснена корпоративною карткою.

Питання:

1. Які податки потрібно нарахувати на суму 4030 грн, які були невчасно повернені та за якою ставкою? 

2. Чи потрібно нараховувати штраф за несвоєчасне повернення коштів? 

3. Хто має сплачувати суми податків чи штрафів: підприємство чи працівник? 

4. Чи необхідно відображати дану ситуацію у авансовому звіті, та де потрібно відобразити суму штрафів чи податків?

Відповідь:

Нагадаємо, що з 1 квітня 2023 року змінився порядок оподаткування та звітування щодо витрат на відрядження – див. тут.

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми фактичних витрат, зокрема на відрядження шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюєтьсяплатником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.

У разі якщо під час відрядження платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.

Отже, зазначеною нормою встановлено строки повернення суми надміру витрачених (не підтверджених документально) встановлені лише при здійсненні у відрядженні безготівкових розрахунків із використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів або їх реквізитів.

Тобто за здійснені витрати на таксі у відрядженні за допомогою корпоративної картки (безготівкові розрахунки) працівник має подати підтвердні документи до кінця місяця, наступного за місяцем, в якому відбулося відрядження. При відсутності оподатковуваного доходу, як в даному випадку, подавати авансовий звіт щодо витрат на таксі не потрібно.

Щодо авансу, виданого працівнику готівкою та про строки звітування за них в ПКУ нічого не зазначено, лише встановлено єдиний строк повернення надміру витрачених коштів: до або під час подання авансового звіту. Положенням №148 не регулюються строки звітування за готівку, видану на відрядження. У п. 19 Положення №148 написано, що звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України (тобто за нормами ПКУ).

Тому, вважаємо, що потрібно користуватися строками,визначеними пп. 170.9.3 ПКУ і для повернення готівкових коштів, виданих на відрядження, тобто до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершиввідрядження.

Отже, у ситуації, що розглядається, працівник 18 липня 2023 р. повернув підзвітні кошти, видані йому на відрядження. Відрядження закінчилося 23 червня 2023, і як бачимо, з моменту закінчення відрядження не минув наступний місяцьпісля його завершення, тож порушення строків повернення коштів не відбулося, оскільки строк мав сплинути 31 липня 2023 року. Тож, роботодавцю не потрібно оподатковувати суму авансу, як і не має підстави нараховувати штраф, бо порушення не відбулося.

Звертаємо увагу, що оподатковуваний дохід за результатамивизначається за пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.