Документи на відшкодування витрат на проживання у відрядженні

Підпункт «а» пп. 170.9.1 ПКУ містить перелік підтвердних документів, що підтверджують понесення витрат, серед яких зокрема:

• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

З 2022 року всі ФОПи – платники ЄП ІІ та ІІІ груп, а також ФОПи на загальні системі зобов’язані видавати фіскальні чеки у разі прийняття до оплати готівки та платіжних карток. Виключенням може бути лише прийняття оплати за послуги проживання виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів – див. п. 14 ст. 9 Закону про РРО. Але готельєри не зможуть скористатися цим виключенням, якщо вони також приймають оплату готівкою та картками на місці розрахунків.

На практиці податківці завжди вимагають оригінали відповідних розрахункових документів, навіть за наявності готельних рахунків (навіть якщо на них стоїть штамп чи інша позначка про оплату таких послуг). Статтею 2 Закону про РРО до розрахункових документів віднесено касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ тощо, створений РРО або ПРРО чи заповнений вручну. В даному випадку ФОП має видати чек РРО.

Документ про сплату коштів, який друкується  POS-терміналом, свідчить лише про списання коштів з картки працівника, та не є підставою для визнання витрат, які здійснив працівник у відрядженні. 

Можна сперечатися з податківцями, спираючись на те, що у пп. 170.9.1 ПКУ йдеться про підтвердні документи, до яких належать, зокрема, документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, і це можуть бути будь-які документи. Але, на нашу думку, перспектив у такого спору майже немає, тому що у ФОПа-готельєра є обов’язок видати фіскальний чек. А раз є такий обов’язок, то повинен бути і сам чек РРО, і не потрібно оформлювати якісь інші документи – замінники чека.

Отже, витрати працівника на оплату готелю в даному випадку будуть підтверджені готельним рахунком та чеком РРО, при цьому наявність рахунка не обов’язкова, а чек РРО – обов’язковий. Також підтвердним документом може бути виписка з рахунку працівника про оплату послуг проживання за рахунком готелю, якщо оплата була здійснена переказом на рахунок надавача послуг, оскільки він є іншим документом, що засвідчує вартість витрат.

Тож, наявність рахунку з готелю на проживання, чека РРО та виписки з рахунку працівника є достатнім підтвердженням понесених витрат у відрядженні, що підлягають відшкодуванню та для визнання витрат на відрядження в бухобліку.