Працівник помер за кордоном: як оформити?

Згідно з ст. 4 Закону №2398, державну реєстрацію актів цивільного стану громадян України, які проживають або тимчасово перебувають за кордоном, проводять дипломатичні представництва і консульські установи України.

Відповідно до пп. 3 Інструкції №90/5/191, реєстрація смерті громадян України, померлих за кордоном, провадиться консулом за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті, виявлення тіла померлого або за місцем поховання.

Реєстрація смерті провадиться за письмовою заявою родичів померлого, компетентних органів країни перебування, адміністрації медичного закладу, у якому настала смерть, та інших осіб на підставі:

• медичного документа про смерть, виданого медичним закладом;
• довідки про смерть, виданої компетентними органами держави перебування.

Ці документи додаються до актового запису про смерть. Свідоцтво про смерть видається близьким родичам померлого, або надсилається разом з паспортним документом померлого до Міністерства закордонних справ України для передачі зазначеним вище особам.

На підставі актового запису про смерть консул видає довідку про смерть до органів соціального захисту населення для одержання допомоги на поховання, про що робиться відмітка в графі «Для відміток» актового запису про смерть та проставляється підпис заявника.

Крім того, інформація про померлих громадян подається консульською установою і державним податковим інспекціям у визначеному законодавством порядку.

Відомості, зазначені в актових записах про народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, складених дипломатичними представництвами і консульськими установами України на паперових носіях та в електронному вигляді,

вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відділом державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції в м. Києві протягом семи робочих днів з дня надходження першого примірника актового запису (ч. 3 ст. 12 Закону №2398).

З вищезазначено стає зрозуміло, що факт смерті працівника, який працював дистанційно перебуваючи за кордоном, має бути зафіксовано консульською установою України про що буде внесено відомості до Державного реєстру актів цивільного стану і тоді буде українське свідоцтво про смерть.

Проте, скоріш за все, родичі цього не знали, тож підприємству було надано Виписку з реєстру про смерть Республіки Словенії. А зважаючи на те, що вони в Україну не повертаються, то й забрати українське свідоцтво, щоб надати його копію на підприємство, немає кому.

В будь-якому випадку, рекомендуємо подати заяву в консульство тієї країни, де помер працівник для реєстрації факту смерті. Це дозволить в майбутньому отримати свідоцтво про смерть в країні постійного проживання померлого.

Свого часу, була укладена Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, підписана 05.10.1961 року в м. Гаага. Відповідно до Закону "Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів"№2933-ІІІ наша держава приєдналася до Конвенції, що набула чинності з 22.12.2003 р. Серед договірних держав є і Республіка Словенії.

Відповідно до статті 1 Конвенції відміна вимоги легалізації іноземних документів поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

Тож, Виписка з реєстру про смерть працівника Республіки Словенії, якщо вона має печатку та підпис уповноваженої особи, має однакову юридичну силу для обох договірних сторін без потреби додаткової легалізації.

Отже, робимо висновок: якщо копія виписки з реєстру відповідним чином оформлена, можна здійснити її звичайний переклад на українську мову і це буде законною підставою для звільнення працівника на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП та проведення остаточного розрахунку. Щодо перерахування коштів дружині за фото-заявою, вважаємо, що можна (її потрібно роздрукувати і підкласти до пакету документів) але в подальшому краще замінити оригіналом, який можна надіслати поштою на адресу підприємства з будь-якої країни.