Оформлення працівників
Якщо відокремлений підрозділ іноземної ГО планує наймати працівників з України, то й робити це потрібно за законодавством України. Для цього потрібно керуватися ст. 24 КЗпП. При укладенні трудового договору кандидат на роботу має подати: паспорт або інший документ, що посвідчує особу:
- пластикова ID-картка з безконтактним електронним носієм;
- е-паспорт у мобільному застосунку Дія (Законом №1368 з 23 серпня 2021 року е-паспорт має таку саму юридичну силу, як пластикова ID-картка чи паперовий паспорт);
- трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування якщо є, або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків (пп. 70.12.1 ПКУ):
- у паперовій довідці;
- паперовому паспорті зі штампом ДПІ;
- мобільному застосунку Дія;
- ID-паспорті.
У випадках, передбачених законодавством, кандидат додатково подає наступні документи:
- освіту (спеціальність, кваліфікацію);
- про стан здоров'я;
- відповідний військово-обліковий документ (ці документи передбачені п. 20 Порядку №1478):
- для призовників - посвідчення про приписку до призовної дільниці;
- для військовозобов’язаних - військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного;
- для резервістів - військовий квиток.
- інші документи.
При цьому, не забуваємо, на всіх прийнятих на роботу працівників завчасно подати до податкової повідомлення про прийняття на роботу, окрім як на керівника, тому що з 5 березня 2020 року повідомлення на керівника не подається.
Щодо іноземного персоналу: для працівників – нерезидентів ГО достатньо отримати багаторазову візу. Якщо на посаду керівника обирають нерезидента, то йому не потрібно отримувати дозвіл на працевлаштування в Україні – для цього законодавством передбачена службова картка працівника представництва іноземної компанії.
Звіти та податки
Якщо у відокремленого підрозділу іноземної ГО будуть наймані працівники, то їм потрібно буде нараховувати та виплачувати зарплату, сплачувати податки та, звісно ж потрібно буде заповнювати і подавати щокварталу об’єднану звітність.
Згідно з абз. 6 ст. 4 Закону про ЄСВ платниками єдиного внеску з числа роботодавців є, зокрема, філії, представництва та інші відокремлені підрозділи іноземних підприємств, установ та організацій (у тому числі міжнародні), розташовані на території України. Тому вони відповідно до п. 11 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ зобов’язані стати на облік у територіальному органі Пенсійного фонду як платники ЄСВ.
Узяття на облік роботодавців здійснюється Пенсійним фондом шляхом унесення відповідних відомостей до реєстру страхувальників. При цьому в ч. 1 ст. 5 Закону про ЄСВ уточнюється, що взяття на облік представництв та інших відокремлених підрозділів іноземних підприємств, на які не поширюється дія Закону про держреєстрацію, здійснюється не пізніше наступного робочого дня з дня отримання від них відповідної заяви. Фома заяви наведена в додатку 4 Порядку №21-6. Обов’язки платників єдиного внеску в них виникають з початку здійснення відповідної діяльності.
Отже, заява подається іноземним відокремленим підрозділом в 10-денний термін із дня початку провадження відповідної діяльності або укладення трудового договору з найманим працівником разом з копіями документів, передбачених п. 4.3 Порядку № 21-6.
У зв’язку з тим, що працівникам нараховуватиметься зарплата, потрібно буде нараховувати/сплачувати ЄСВ та утримувати /сплачувати ПДФО та ВЗ у встановлені законодавством строки, а саме:
- ЄСВ - в день отримання авансу або зарплати. Якщо вона не виплачена, то внесок сплачується не пізніше 20 числа наступного місяця (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ);
- ПДФО - сплачується до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом (пп. 168.1.2 ПКУ). Якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі чи виплачується готівкою з каси ПДФО сплачується протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання) (пп.168.1.4 ПКУ). Якщо дохід нараховується податковим агентом, але не виплачується (не надається) платнику ПДФО, то ПДФО, який підлягає утриманню з такого нарахованого доходу, підлягає перерахуванню до бюджету податковим агентом у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду тобто протягом 30 кaлендарних днів після закінчення місяця, в якому нарахований дохід (пп. 168.1.5 ПКУ);
- ВЗ - сплачують у ті ж самі строки, що і ПДФО.
Сама ж об'єднана звітність подається протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу.