Оформлення відрядження та виплата добових водієві при поїздках для забору вантажу

Можливі варіанти

Законодавство надає підприємствам небюджетної сфери право самостійно визначати, як класифікувати службові поїздки працівників, робота яких пов'язана з постійними переміщеннями. Для водія, обов'язки якого полягають у перевезенні вантажів, існують два основні варіанти:

• Оформлення поїздок як службових відряджень;
• Встановлення роз'їзного характеру робіт.

Обраний варіант (відрядження чи роз'їзний характер) необхідно обов'язково зафіксувати у внутрішньому документі підприємства (колективному договорі, положенні про оплату праці, наказі керівника).

Далі розглянемо особливості кожного варіанту.

Варіант 1. Оформлення поїздок як службових відряджень

Згідно з пп. 2 розділу І Інструкції №59 (затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. №59), службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. При цьому службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями.​

Якщо водій направляється керівником до іншого міста для виконання службового доручення (зокрема, забору вантажу), йому необхідно оформити відрядження.

Ключовими ознаками відрядження є:​

• Виконання службового доручення за розпорядженням керівника;
• Відвідування іншого населеного пункту;
• Обмежений строк поїздки;
• Зв'язок з основною діяльністю підприємства.

Документальне підтвердження

Якщо підприємство вирішує, що кожна поїздка водія в інший населений пункт є відрядженням, то необхідно:

• Видавати наказ про відрядження на кожну таку поїздку;
• Виплачувати добові за час перебування у відрядженні;
• Відшкодовувати витрати на проїзд та найм житла (за потреби).

Оплачувати працю за дні відрядження в розмірі, не нижчому за середній заробіток, відповідно до умов трудового або колективного договору (ст. 121 КЗпП).

Цей варіант доцільний, якщо поїздки не є щоденними та мають різну географію.

Варіант 2. Встановлення роз'їзного характеру робіт

Якщо робота водія постійно проходить у дорозі, її можна кваліфікувати як таку, що має роз'їзний (пересувний) характер. У цьому випадку:

• Добові не виплачуються;
• Замість добових водію встановлюється надбавка до тарифної ставки (окладу). Розмір надбавки підприємство визначає самостійно у колективному договорі або іншому локальному акті (наприклад, наказом керівника);
• Витрати на проїзд та найм житла (за потреби) продовжують відшкодовуватися.

Згідно з листом Мінсоцполітики від 15.11.2013 р. №491/13/116-13, робота носить роз'їзний характер, коли працівники повинні виконувати роботу на об'єктах, розташованих на значній відстані від місцезнаходження підприємства, і у зв'язку із цим змушені щодня виїжджати та повертатися, що займає не менше 2-3 годин неробочого часу на день.

Поряд з цим в листі Мінпраці від 17.11.2006 р. №307/13/133-06 зазначено, що роз'їзний характер робіт передбачає виконання робіт на об'єктах, розташованих на значній відстані від місця розташування організації, у зв'язку з поїздками у неробочий час від місця знаходження організації (збірного пункту) до місця роботи на об'єкті й назад, що становить не менше як дві-три години на день.

Для встановлення роз'їзного характеру роботи необхідно:​

• Прийняти рішення про встановлення роз'їзного характеру роботи (наказ);
• Зазначити це в трудовому договорі або додатковій угоді;
• Внести відповідні положення до посадової інструкції водія;
• Встановити надбавку до тарифної ставки (окладу).

Згідно з постановою КМУ від 23.04.1999 р. №490 «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів», розмір надбавки за роз'їзний характер роботи не може перевищувати граничних розмірів добових, установлених КМУ для відряджень по Україні (у 2025 році — 800 грн). Надбавка за роз'їзний характер включається до фонду оплати праці та обкладається ПДФО, військовим збором та ЄСВ.

Висновки:

• Підприємство самостійно обирає: оформляти поїздки водія як відрядження або встановити роз'їзний характер робіт — обов'язково зафіксувавши вибір у внутрішніх документах;
• При відрядженнях: видавати наказ на кожну поїздку, виплачувати добові, відшкодовувати проїзд/житло, оплачувати не нижче середнього заробітку;
• При роз'їзному характері: добові не виплачуються, замість них — надбавка до окладу (до 800 грн/день у 2025 р.), відшкодовуються лише проїзд/житло; вимагає наказу, змін до трудового договору та посадової інструкції.