Не враховано додаткову відпустку в резерві відпусток: як виправити?

Запитання:

На підприємство у липні 2017 року прийнято на роботу працівницю, яка має право на додаткову відпустку на двох дітей віком до 15 років, 10 календарних днів. Вперше вона скористалася правом на цю відпустку у листопаді 2018 року. За 2018, 2019, 2020, 2021 роки – працівниця брала додаткову відпустку: у листопаді 2018 р., квітні 2019 р., липні 2020 р., травні 2021 р. Відпустка на дітей за 2017 рік не була використана працівницею і не включена до графіку відпусток на наступний рік (відповідно, не потрапила до розрахунку планової суми витрат на оплату відпусток). 

Відповідь:

Відповідно до пп. 7 П(С)БО 26,  виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді. Тому підприємство зобов’язане створювати резерв, зокрема, за:

• щорічною основною відпусткою;
• додатковими відпустками працівникам, що мають дітей.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку (ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).

У ситуації, що розглядається, зазначено, що працівниця, яка прийнята на роботу у липні 2017, мала право на додаткову відпустку на двох дітей до 15 років, яким скористалася лише у 2018. При цьому така відпуска за 2017 рік не була використана працівницею та не включена до графіку відпусток на 2018 рік. Тож, виходить, що працівниця брала додаткову відпустку: у листопаді 2018 р., квітні 2019 р., липні 2020 р., травні 2021 р. за кожен рік відповідно (або ж за попередній) і вона була передбачена графіком відпусток і включена в резерв, окрім як відпустка за 2017 (або за 2022).

Отже, якщо підприємство у 2017 році не створювало резерву щодо соціальної відпустки і працівниця не використала її, то і витрат, пов'язаних з оплатою такої відпустки, за цей період підприємство не мало. При визначенні податку на прибуток заниження податкових зобов'язань теж немає. 

Тож, вважаємо, що підстав для створення резерву соціальних відпусток (для даного працівника) за попередній 2017 рік немає, адже це призведе до викривлення даних фінзвітності. 

Наведемо аргументи:

1. якщо створити резерв соціальних відпусток за попередній 2017 рік з використанням рахунку 44, це призведе до коригування фінзвітності. Але ж для коригування її показників немає підстав, оскільки помилок у фінзвітності за минулі роки не було, резерв нарахований вірно, просто роботодавець на момент створення резерву, так би мовити, не був своєчасно проінформований  працівницею про її статус та право на таку відпустку (можливо й не були надані відповідні підтвердні документи);

2. якщо в грудні поточного 2022 року створити резерв соціальної відпустки за попередній 2017 рік з використання рахунків 23, 91 - 94, то будуть завищені витрати звітного періоду і, відповідно, занижено об'єкт оподаткування податком на прибуток, оскільки відпустка працівниці за цей рік не нараховувалася та не виплачувалася.

Таким чином, підприємству варто включити до графіку відпусток додаткову відпустку за 2017 та 2023 роки та створити на них резерв починаючи вже з 2023 року. Тоді, коли  працівниця скористається цими соціальними відпустками, то їх оплату доречно буде віднести до витрат того звітного періоду, коли будуть використані ці відпустки.