Забули оформити працівника та нарахувати зарплату: як виправити?

Із запитання, що розглядається зрозуміло, що забули оформити працівника та нарахувати йому зарплату, відповідно не сплатили податки, але провели запис про прийняття на роботу та звільнення в трудовій книжці – значить були видані накази про прийняття та звільнення працівника з роботи. Тому допущені помилки при оформленні працівника потрібно виправляти.

Повідомлення про прийняття на роботу

Частиною 3 ст. 24 КЗпП передбачено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення до податкової про прийняття працівника на роботу.

Тобто, роботодавець повинен був напередодні подати повідомлення про прийняття працівника на роботу.  

За неподання, подання з запізненням повідомлення про прийняття на роботу на роботодавця накладається штраф у розмірі 1 МЗП за абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП. 

Оскільки повідомлення не було подано своєчасно, його слід подати зараз, і краще, до моменту перевірки, щоб уникнути зазначеного штрафу. Але навіть, якщо перевіряючими буде виявлено факт порушення і винесено припис, то його вчасне виконання  також звільняє від штрафу (ч. 6 ст. 265 КЗпП).

Об’єднання звітність

Оскільки працівника прийнято в червні, а звільнено в серпні, то роботодавець мав відобразити працівника у ІІ (в червні місяці) та ІІІ кварталі (у липні та серпні місяцях) об’єднаної звітності. Однак, роботодавець не проводив вчасно нарахування та виплату зарплати, не нараховував та не сплачував податки. Тож, виправити цю ситуацію можна наступним чином:

1. потрібно подати об’єднану звітність з типом «Уточнюючий»:

• за ІІ квартал 2021 р. тільки з Додатком 5 (з інформацією про прийняття);
• за ІІІ квартал 2021 р. також тільки з Додатком 5 (з інформацією про звільнення).

У додатках відображається лише працівник інформація за яким не була подана. При цьому додатки заповнюються так, як вони мали б бути заповненні попередньо, з відмінністю в тому, що у графі 20 Додатків 5 слід поставити ознаку «0» - рядок на введення.

При поданні об'єднаної звітності з типом «Уточнюючий» рядки з 06 по 110 не заповнюються. Але мають міститися обов’язкові реквізити, визначені в рядках 01-05 та у рядку 031, а також інформацію про додатки, які подаються, та їх кількість. Тобто у даному випадку, подається Додаток 5, тож у рядку 065 потрібно вказати кількість додатків «1» та кількість його аркушів (як у ІІ, так і в ІІІ кварталах).

2. подати об’єднану звітність з типом «Звітна» (у місяці кварталу проведення нарахування, наприклад, нарахування зарплати провели в листопаді, тож і відображення в звітності буле в листопаді ІV кварталу):

• суми нарахованої зарплати та компенсації за невикористану відпустку та сум нарахованого на них ЄСВ підлягають відображенню в Додатку 1 об’єднаної звітності у тому звітному місяці кварталу в якому здійснено фактичне її нарахування та виплата з розбивкою за місяцями в графі 10 та з кодом типу нарахувань «2» в графі 9;
• суми нарахованої зарплати та компенсації за невикористану відпустку та суми утриманого ПДФО та ВЗ підлягають відображенню в Додатку 4ДФ об’єднаної звітності у тому звітному місяці кварталу в якому здійснено фактичне її нарахування та виплата за ознакою доходу «101». Крім того, у графі 8 – потрібно зазначити дату звільнення працівника.

Штраф з ЄСВ

За несплачені або несвоєчасно сплачені суми ЄСВ накладається штраф за ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ). Крім того, на суму недоїмки нараховується пеня з розрахунку 0,1% суми недоплати за кожний день прострочення (ч. 10 ст. 25 Закону про ЄСВ).

Штрафи за несплату ЄСВ теж потрапили під "карантинні" норми відповідно до  п. 9-11.1 Закону про ЄСВ, тому штрафи передбачені ч. 11 ст. 25 цього Закону не застосовуватимуться по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину.

Пеня за несвоєчасну сплату ЄСВ також потрапила під "карантинні" норми відповідно до п. 9-11.2 Закону про ЄСВ, в якій зазначено, що протягом періоду з 1 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, платникам єдиного внеску не нараховується пеня, а нарахована пеня за ці періоди підлягатиме списанню.

Також за порушення порядку нарахування, обчислення і строків сплати ЄСВ, неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності по ЄСВ, до посадових осіб підприємств, установ застосовують адміністративний штрафи відповідно до ст. 165-1 КпАП.

Отже, підприємству не уникнути адміністративного штрафу. Оскільки під “карантинні” норми штрафи передбачені КпАП не потрапили. 

Штраф по ПДФО та ВЗ

За ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) податків накладається штраф згідно з п. 127.1 ПКУ у розмірі:

• 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету;
• 50% зазначеної суми — при повторному вчиненні правопорушення протягом 1095 днів; 
• 75% зазначеної суми — при вчиненні аналогічного правопорушення протягом 1095 днів утретє і більше.

Звертаємо увагу, що штрафи не застосовуються тільки, коли ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) ПДФО самостійно виявляється податковим агентом при проведенні перерахунку цього податку, передбаченого п. 169.4 ПКУ, та виправляється в наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року згідно з нормами ПКУ.

Крім того, на суму податкового боргу нараховується пеня із розрахунку 120% річних облікової ставки НБУ, чинної на день виплати, нарахування.

Згідно з п. 52 - 1 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ передбачено, що за порушення податкового законодавства, вчинені протягом періоду з 01 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого КМУ на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), штрафні санкції не застосовуються, крім санкцій за порушення, визначені п. 52 - 1 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ.

Також і пеня потрапила під “карантинні” норми. Так, протягом періоду з 1 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, платникам податків не нараховується пеня, а нарахована, але не сплачена за цей період пеня підлягатиме списанню.

А от, як і у випадку з несплатою ЄСВ, адмінштрафу не уникнути, оскільки на період здійснення заходів, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19) зміни до КУпАП не вносились. 

Штраф за несвоєчасну виплату зарплати

За порушення встановлених строків виплати заробітної плати для роботодавця передбачена відповідальність:

• фінансова: невиплата зарплати більш як за один місяць, виплата її не в повному обсязі – штраф 3 МЗП (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП);
• адміністративна: за порушення встановлених термінів виплати зарплати, виплата її не в повному обсязі, а також інші порушення законодавства про працю - штраф з посадових осіб та приватних підприємців від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн). У разі повторного вчинення протягом року — штраф від 100 до 300 нмдг (від 1700 до 5100 грн) (п. 1, 2 ст. 41 КпАП).

Середній заробіток за час затримки остаточного розрахунку

При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення (ст. 116 КЗпП).

Згідно зі ст. 117 КЗпП в разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, при відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку.

Для розрахунку середнього заробітку потрібно скористатися Порядком №100. 

Середня заробітна плата обчислюється виходячи  з  виплат  за  останні два календарні місяці роботи, що передують  місяцю,  в  якому  відбувається подія, з якою пов’язана відповідна виплата. 

Якщо протягом останніх двох календарних місяців, що передують місяцю, в якому відбувається подія, з якою пов’язана відповідна виплата, працівник не працював, середня   заробітна  плата обчислюється виходячи з виплат за попередні два місяці роботи (абз. 2 та абз. 3 Порядку №100).

На практиці середній заробіток за час затримки розрахунку при звільненні визначається шляхом діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні на число відпрацьованих робочих днів. Отриманий результат множиться на кількість днів починаючи з дня після звільнення до дня фактичного розрахунку.