Обов’язки директора на час відпустки

В листі Мінсоцполітики від 17.10.2016 р. №376/06/186-16 зазначено про неможливість виконання керівником посадових обов’язків у період відпустки. Отже, у період відпустки директор не може виконувати свої обов’язки, адже виконання роботи під час відпустки суперечить поняттю самої відпустки. Так, у преамбулі Закону про відпустки зазначено, що відпустка надається працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи.

Тож, директор під час відпустки не має права підписувати податкову звітність та інші документи. 

Оскільки чинним законодавством про працю не передбачено можливості продовження виконання директором підприємства посадових обов’язків у період відпустки, то з метою уникнення можливих негативних наслідків до штату підприємства необхідно ввести посаду, наприклад, заступника директора, обіймаючи яку працівник виконуватиме обов’язки директора у разі тимчасової відсутності останнього.

На практиці найчастіше обов’язки директора на період відпустки виконує його заступник, а якщо такого не має, то обов’язки покладаються на інших працівників. Оформити тимчасового заступника директора можна шляхом: 

• тимчасового заступництва (заміщення) – це коли працівник звільняється від своєї основної роботи й виконує виключно обов’язки особи, яку заміняє;
• виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника – це коли працівник буде виконувати обов’язки директора без звільнення від своєї основної роботи (ст. 105 КЗпП).

Доцільно такі питання призначення іншої особи виконувати обов’язки директора, прописати у посадовій інструкції іншої посади на підприємстві. При цьому можна буде не проводити доплату за заміну тимчасово відсутнього працівника. Якщо в посадовій інструкції не закріпити за працівником обов’язок заміни (тобто це не буде передбачено як трудові обов’язки), тоді проводиться доплата за тимчасове заступництво у розмірі різниці між окладами – адже це буде робота, не передбачена посадовою інструкцією.

Законодавством не передбачено покладання обов’язків директора, який знаходиться у відпустці на засновника підприємства, оскільки засновники не є найманими працівниками підприємства. Для того, щоб призначити іншого засновника виконуючим обов’язки директора на час відпустки, потрібно його прийняти на роботу, наприклад, заступником директора за строковим трудовим договором і тимчасово покласти на нього обов’язки директора.

Також потрібно зазирнути до статуту та подивитися, чи наділений директор правом надавати повноваження іншим особам. В цьому випадку видається:

• наказ, в якому обумовлюють, які саме повноваження передають (право підпису бухгалтерської та податкової звітності,  платіжок, договорів тощо) і на який термін їх надають. Якщо в наказі зазначають про призначення тимчасового виконувача обов’язків директора, то це означає, що делегують усі повноваження;
• довіреність на виконання окремих дій, що входять до кола повноважень директора.

Якщо статутом не передбачено право директора делегувати свої повноваження іншим особам та видавати довіреність на здійснення операцій від імені директора, то призначити особу, яка виконуватиме обов’язки директора потрібно на зборах засновників.

Щодо ненадання відпустки директору двох років поспіль зазначимо: відповідно до ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд. Оскільки, в даному випадку, засновник, який займає посаду директора є найманим працівником, з яким укладено трудовий договір, забороняється не надавати відпустку протягом двох років.

Щорічна відпустка має надаватися вчасно згідно із затвердженим графіком відпусток. При цьому, якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку в минулому році або за кілька попередніх років, він має право використати її, а в разі звільнення незалежно від підстав йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні відпусток на підставі ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки, тому що законодавством не передбачено терміну давності, після якого втрачається право на щорічну відпустку.

При цьому обмеження визначене ст. 10 Закону про відпустки, не діє при наданні відпустки за минулі роки, тобто відпустка може бути більше 59 календарних днів. Роботодавець тільки може зменшити тривалість такої відпустки у разі виробничої необхідності, що потребує перебування працівника на робочому місці.

Крім того, якщо у працівника є накопичені дні відпустки за декілька років , то за його бажанням йому може надатися безперервних 24 календарних дні, а за решту днів виплатити компенсацію (ч. 4 ст. 26 Закону про відпустку).

Таким чином, якщо у працівника накопиться невикористана відпустка за декілька років, то вона може бути використана в поточному році. Надання відпустки за минулі роки оформляється аналогічно відпустці за поточний рік, тобто працівник (за необхідності) пише заяву про надання відпустки за відповідний період, керівник підприємства видає наказ, в якому зазначає, за які роки надається відпустка та якої тривалості, а бухгалтер нараховує та виплачує працівнику відпускні й зарплату за відпрацьований до відпустки час не пізніше як за три дні до її початку.

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу всіх видів відпусток розраховується з урахуванням положень Порядку №100. При обчисленні середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки потрібно включати виплати за п. 3 Порядку №100 та не включати виплати, визначені п. 4 Порядку №100.

Ненадання працівнику щорічних відпусток є порушенням законодавства про працю, за що передбачена:

• фінансова відповідальність – накладається на роботодавця у вигляді штрафу в розмірі 1 МЗП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП). З 01.01.2021 р. розмір МЗП становить 6000,00 грн.
• адміністративна відповідальність – накладається на посадових осіб підприємства або на роботодавця-підприємця у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КпАП).