Директор у відрядженні платить за себе і іншого працівника: як відшкодувати витрати?

Щодо оплати одним працівником за інших

Наприклад, в ІПК ДФСУ від 30.11.2018 р. №5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК зазначалося, що якщо оплата вартості проживання, проїзду фізичних осіб (працівників) під час відрядження здійснюється одним працівником від імені та за рахунок юридичної особи (роботодавця) з використанням корпоративної платіжної картки, то сума понесених витрат не вважається додатковим благом працівників, оскільки під час відрядження ними виконуються обов'язки трудового найму.

Схожіі висновки наведені в листах Мінфіну від 08.01.2014 р. №31-07250-06-29/19, від 11.03.2006 р. №31-26030-12-13/5020, в листі НБУ від 07.04.2006 р. №25-209/827-3767. Хоча додатково в цих листах зазначається, підтвердні документи мають містити дані про кожного працівника, за якого здійснювалася оплата. Якщо документи таких даних не містять, вони не можуть бути відшкодовані працівнику, який здійснив оплату.

У всіх цих листах мова йде про оплату з корпоративної картки. Хоча, на нашу думку, наведений висновок стосується і оплати з допомогою особистої картки чи готівки. Про це ми писали тут.

Там же ми зазначали, що якщо за інших працівників сплатив один працівник, то саме цей останній подає авансовий звіт та прикладає до нього відповідні документи. У цьому звіті визначаються також належні керівнику добові витрати.

Але працівник, за якого здійснювалася оплата витрат у відрядженні, також подає авансовий звіт, на підставі якого отримує добові витрати. Причому оскільки оригінали підтвердних документів прикладатимуться до авансового звіту керівника, працівникові доречно скласти і прикласти до свого звіту доповідну записку, в якій зазначити, що був у відрядженні стільки-то згідно з наказом керівника, що підтверджується оригіналами документів, доданих до авансового звіту керівника і копії яких прикладаються до звіту працівника.

Рахунок за готель

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, включаючи оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), в тому числі бронювання.

Таким чином, підприємство може відшкодувати витрати на проживання на підставі оригіналу рахунку за готель. Якщо рахунок на два місця, в рахунку має зазначатися прізвище другого працівника, про що ми казали вище. Інакше податкова, скоріш за все, розглядатиме відшкодування оплати за всі додаткові місця додатковим благом працівника директора, з якого утримується ПДФО і ВЗ. У всякому разі, саме таку консультацію читаємо у відповіді на питання в підкатегорії 103.17, ЗІР: «Чи є об`єктом оподаткування ПДФО сума витрат відшкодована підприємством відрядженому працівнику на проживання в двомісному номері?».

Щоправда, податкова обгрунтовує власну думку посиланням на Інструкцію про відрядження. Але ця Інструкція обов’язкова тільки для бюджетних підприємств, організацій. На підприємства приватної форми власності норми Інструкції не поширюються. Тому висновок податкової, на наш погляд, необгрунтований. Хоча його слід мати на увазі, як можливе джерело конфліктної ситуації.

Оренда авто

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, включаючи витрати на проїзд за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Таким чином, витрати на оренду авто можуть бути відшкодовані на підставі відповідної квитанції. І така відшкодована сума не буде оподатковуваним доходом працівника.

Електронні роздруковані авіаквитки

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом платника податку сума відшкодованих йому витрат на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів (див. п. 12 розд. ІІ, п. 11 розд. ІІІ Інструкції про відрядження):

• оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
• роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Тому для того, щоб суми відшкодованих на придбання авіаквитків коштів не були включені до складу оподатковуваного доходу працівника, окрім роздруківки на папері електронного авіаквитка він має надати оригінал розрахункового або платіжного документа, наприклад, виписку з карткового рахунку.

Причому, якщо квитки придбавалися як для себе, так і для іншого працівника, в одному з квитків має зазначатися прізвище цього працівника.

Добові витрати

За кожен день закордонного відрядження підприємство може виплатити відрядженим працівникам неоподатковуваний розмір добових, які не перевищують 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день (пп. 170.9.1 ПКУ).

Причому сума добових визначається в разі закордонного відрядження:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).