Працівник захворів у відпустці: чи потрібно робити перерахунок відпускних?

Якщо працівник захворів під час перебування у щорічній відпустці або додатковій соціальній відпустці працівникам із дітьми та йому видали лікарняний, він підлягає оплаті. Розрахунок лікарняних здійснюють за нормами Порядку №1266 на загальних підставах.

Згідно з  ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки та  ст. 80 КЗпП, у разі тимчасової непрацездатності працівника, підтвердженої листком непрацездатності, щорічна відпустка має бути подовжена чи перенесена на інший період. Те саме стосується відпустки «на дітей», на що звертає увагу Мінпраці в листі від 19.02.2009 р. №34/13/116-09.

До того ж варто пам’ятати, що перенести можна тільки щорічну відпустку та додаткову соціальну відпустку працівникам із дітьми, а ось інші види відпусток (а саме: творчу, навчальну, додаткову «чорнобильську» відпустку) не подовжують і не переносять (див. лист Мінпраці від 17.11.2006 р. №415/13/116-06).

Зверніть увагу, що під час розрахунку кількості днів, що підлягають перенесенню або на які планують подовжити відпустку,  не входять святкові та неробочі дні, які припали на період хвороби.

У разі подовження відпустки через хворобу її невикористану частину надають одразу після закінчення хвороби або оформленої раніше відпустки. За умови перенесення відпустки (частини відпустки) через хворобу не використана у зв’язку із хворобою відпустка (частина відпустки) підлягає перенесенню на інший період.

Рішення про подовження або перенесення відпустки приймають за згодою між найманою особою та роботодавцем. На це звернуло увагу Мінсоцполітики в листі від від 25.07.2019 р. №1115/0/206-19, де також було зазначено, що надання невикористаної частини відпустки відразу після одужання працівника чи перенесення її на інший період здійснюють шляхом видання керівником відповідного наказу, на підставі листка тимчасової непрацездатності працівника та його заяви.

Отже, роботодавець має видати наказ про подовження або перенесення відпустки, з яким працівника слід ознайомити під підпис. Окрім того, потрібно внести зміни до графіка відпусток, дотримуючись вимог:

1) ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки щодо переліку осіб, яким відпустку мають надавати у зручний для них час;

2) ч. 1 та ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки щодо неподільної частини відпустки та граничних строків надання невикористаної частини відпустки.

Тобто під час перенесення відпустки:

• щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, якщо основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 к. дн.;
• невикористану частину щорічної відпустки мають надавати працівникові, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надають відпустку.

Коригування в обліку

Коригування в обліку проводять у місяці, у якому працівник надасть лікарняний лист як документальну підставу для перенесення чи подовження відпустки, а також для оплати періоду непрацездатності. Подальші дії бухгалтера залежать від того, чи потрібно перераховувати відпускні. На це впливає період, на який переносять (подовжують) відпустку.

У листі Мінсоцполітики від 21.03.2019 р. №369/0/206-19 зазначено, що у випадку, якщо дата продовженої відпустки припадає на наступний місяць після її первинного надання, слід розрахувати нову середню зарплату згідно з Порядком №100, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

При цьому необхідно сторнувати суму відпускних, що припадають на дні тимчасової непрацездатності працівника, нарахувати допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, та нарахувати суму відпускних за календарні дні продовженої відпустки виходячи з нової середньої зарплати.

В ідеалі перерахунок відпускних проводити не потрібно. Це відбувається, коли відпустка, хвороба та подовження (перенесення) відпустки припадають на один місяць. Тоді новий розрахунок відпустки не здійснюють, оскільки розрахунковий період, а отже, і середній заробіток для розрахунку відпустки, не змінюються. 

Якщо такої  «ідеальної» ситуації не сталося (як і за умовами запитання), доведеться проводити перерахунок відпускних. У такому разі відпускні обчислюють заново — на підставі нового розрахункового періоду. Для цього потрібно зробити такі кроки:

1) Сторнувати суму нарахованих відпускних за календарні дні, які припадають на період непрацездатності (дні відпустки, які вже відгуляні та використані  не сторнуються та не перераховуються). Окрім того, сторнувати:

• нарахований на цю суму ЄСВ;
• утримані із цієї суми ПДФО та військовий збір.

2) Нарахувати відповідну суму лікарняних і провести належні:

• нарахування ЄСВ на суму лікарняних;
• утримання ПДФО та військового збору із суми лікарняних.

3) Якщо відпустку подовжують на час перебування на лікарняному, то нарахувати заново відпускні на основі нового розрахункового періоду (за умовами запитання - це буде листопад 2019 р.- жовтень 2020 р.)

Зверніть увагу, що у випадку перенесення відпустки у працівника може виникнути заборгованість перед підприємством, якщо сума відпускних перевищує суму лікарняних. Таку заборгованість можна утримати за рахунок оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності чи будь-якого іншого наступного нарахованого доходу працівника.

Відображення в звітності

Оскільки зарплату, відпускні та лікарняні в Податковому розрахунку за ф.№1ДФ відображають з однією й тією ж ознакою доходу «101», їх записують одним рядком. Треба пам’ятати, що коригування -  це не виправлення помилки, а нововиявлена обставина, результат якої, як було зазначено, відображають за фактом надання лікарняного листа. Тому результати коригування відображають у ф.№1ДФ за той період, у якому (а не за який!) його проводять. Такий висновок випливає з пп. 169.4.1 ПКУ, у якому зазначено, що в разі нарахування заробітку за час відпустки або перебування на лікарняному нарахований дохід належить до періоду його нарахування.

Водночас, на відміну від ф. №1ДФ, у Звіті з ЄСВ нараховані лікарняні та відсторновані відпускні повинні відноситися до місяця, за який (а не в якому) їх нараховували. 

Сторновану суму відпускних відображають одним рядком із кодом типу нарахувань «10» у графі 10 та із зазначенням у графах 17, 18 і 21 суми відпускних та ЄСВ зі знаком «–».

Лікарняні відображають окремим рядком із кодом категорії застрахованої особи «29» у графі  9.