Головна Усі консультації Праця та соціальний захист Трудові відносини

Закордонне відрядження з гривневою карткою: як обліковувати витрати?

Відряджений працівник - водій за кордоном заправляє автомобіль паливом, оплачує платні дороги, стоянки, мийку авто, оплату встановлення технічних засобів для зчитування інформації про кілометраж проїзду платними дорогами (в т.ч. сплачується депозит на особовий рахунок для оплати платних доріг). Як обліковувати такі витрати?

Насамперед скажемо декілька слів про корпоративну картку. Як правило, банки-резиденти відкривають своїм клієнтам – юрособам так звані «корпоративні картки», які дають доступ до спеціальних карткових рахунків, що належать юрособам, але випускаються такі картки лише на фізичних осіб – працівників таких юросіб.

«Корпоративна картка» - це комерційна назва банківського продукту. До такої картки може відкриватися окремий рахунок, власником якого є юрособа. З метою безпеки на цей рахунок можуть перераховуватись лише ті кошти, які надаються держателю картки під звіт. Часто корпоративна картка випускається на тих осіб, які уповноважені розпоряджатися коштами на рахунках підприємства – зокрема, на директора чи його заступників. Проте можливий випуск корпоративної картки і на інших працівників підприємства, в тому числі водіїв. В даному випадку водію можна видавати лише таку корпоративну картку, яка емітована саме на нього.

Не можна давати водію картку, емітовану на іншого держателя, адже це є по суті розголошенням ПІН картки та її передання третім особам. Як правило, при видачі корпоративної картки банки покладають на її держателя обов'язок нерозголошення (нерозкриття) інформації за рахунком в результаті використання паролів, ПІН-кодів, CVV-кодів, як і обов'язок повідомлення банку в разі втрати, викрадення платіжної картки та розголошення. У разі розголошення такої інформації іншим особам (а це завжди відбувається, якщо працівнику видають корпоративну картку, емітовану на іншу фізичну особу), банк не бере на себе відповідальність за збитки, завдані держателю у разі навмисного та/або ненавмисного розголошення, неналежного зберігання держателем персональної інформації, що може бути використана третіми особами для здійснення несанкціонованих операцій. Як правило, це прописується у договорі між користувачем картки та банком-емітентом.

Якщо  працівник у відрядженні розраховується гривневою карткою, то рух коштів за картрахунком буде в гривні (у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми). У такому разі суму витрат на відрядження  визначають  за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту за документами, які надав працівник. Різниця, яка при цьому може  виникати, фактично є конвертаційними, тобто банківськими витратами власника картрахунку (тобто підприємства), які не є витратами працівника на відрядження.

Дебіторська заборгованість працівника за отриманими підзвітними коштами відображатиметься в бухобліку, аж до подання працівником авансового звіту та її погашення, в іноземній валюті. 

Якщо під час відрядження працівник за кордоном отримував готівку з корпоративної картки через банкомат, то коли відрядження закінчиться, частину невикористаної готівки працівнику слід повернути в касу підприємства у тій валюті, в якій були зняті кошти. Тобто, якщо кошти зняті у євро, то й повернути їх слід у євро (див. лист МФУ від 30.10.2008 р. №31-26030-13-25/39646). 

Невикористаний залишок при цьому буде рахуватися як різниця між сумою авансу в інвалюті (дебіторська заборгованість за субрахунком 372, що виникає на момент зняття готівки чи оплати карткою в інвалюті) та сумами витрат (підтверджених документально у валюті авансу та добових). Якщо розмір добових встановлено для цього відрядження у гривні, то для визначення суми залишку інвалюти, яку треба повернути, такі добові перераховуються в цю інвалюту за курсом НБУ на дату отримання авансу. 

Для випадків використання карток встановлено спеціальні строки подання звіту (пп. 170.9.3 ПКУ), а саме: 

  • якщо працівник знімав готівку з картки – до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (пп. «а»); 
  • якщо працівник розраховувався в безготівковій формі – протягом 10 банківських днів, а за наявності поважних причин (розбіжностей у звітних документах) за рішенням керівника строк здачі звіту може бути продовжений до 20 днів (пп. «б»).

Далі розглянемо бухоблік операцій щодо закордонного відрядження з гривневою карткою.

Перерахування коштів з основного рахунка на рахунок, до якого емітовано картку: Дт 313  Кт 311.

Під час оплати послуг і внесення депозиту чи застави за зчитувальний пристрій  кошти списуються з карткового рахунка та автоматично конвертуються у валюту за комерційним курсом банку.

Оскільки між операціями з розрахунку з використанням картки, купівлею валюти й списанням коштів із карткового рахунка може пройти певний час,  то дати цих операцій з використанням картки та списання коштів із рахунка можуть не збігатися. Тому рекомендуємо списання коштів з рахунка відображати записом:  Дт 333 Кт 313, а вже потім з рахунку 333 кошти списуються в дебет рахунку 372.  Датою видачі коштів під звіт на відрядження є дата зняття готівки чи дата безготівкової оплати карткою.

Після проведення працівником розрахунків за кордоном у підприємства виникає дебіторська заборгованість такого працівника за Дт 372 у сумі виданих під звіт коштів. Оскільки така заборгованість за своєю суттю є немонетарною (за нею не передбачається отримання грошових коштів або їх еквівалентів), то під час звіту за витрачені кошти перерахунок валюти не здійснюється.

Різницю між комерційним курсом купівлі-продажу валюти (тобто курсом, за яяким банк конвертує гривню у валюту) й курсом НБУ необхідно відобразити як дохід або витрати від купівлі-продажу валюти — на субрахунках 711 або 942.

Щодо депозиту за проїзд платними дорогами: на момент оплати депозиту проводиться видача працівнику коштів під звіт: Дт 372 Кт 313 (або 333), а на момент повернення невикористаного депозиту – зворотній запис Дт 313 Кт 333, і відбувається продаж інвалюти знову-таки за комерційним курсом.

Так само обліковується і застава за бортовий пристрій.

Щодо заповнення графи «Одержано» в авансовому звіті ми писали тут. Зокрема, у разі, якщо грошові кошти знято за допомогою корпоративної платіжної карти (готівкою або шляхом проведення розрахунків карткою), то в наведеній графі слід зазначити «З корпоративного рахунку», номер рахунка та вказати дату і номер документа, що підтверджує факт зняття готівки (квитанція/чек банкомата, касовий чек, який підтверджує купівлю товару (отримання послуги), сліп тощо).

 

Таблиця

Використання корпоративної картки у закордонному відрядженні

Зміст операції

Бухгалтерський облік

Сума, грн

Д-т

К-т

Перераховано 30000 грн з основного рахунку на рахунок картки

313

311

30000,00

Знято готівкою  350 євро: на цю дату курс НБУ — 34,5 грн/євро (умовно), банк провів конвертацію за курсом 35 грн/євро.

350 євро х 35 грн/євро = 12250 грн;

350 євро х 34,5 грн/євро = 12075 грн.

Витрати на конвертацію: (35,0 – 34,5) х 350 євро = 175 грн

Так само обліковуються й інші безготівкові витрати працівника на оплату товарів/послуг, внесення депозитів і застави безпосередньо з картки – всі платежі у валюті списуються в Дт рах. 372 за курсом НБУ, а різниця списується на рахунки 942 або 711.

372

 

942

313

 

313

350 євро
12075 грн

 

175 грн

На дату повернення з відрядження подано авансовий звіт з документами на суму 350 євро

23, 91, 92, 93, 949

372

350 євро
12075 грн*

 

 *) Оскільки заборгованість працівника за підзвітними коштами погашено документами про придбані послуги, то така заборгованість не є монетарною статтею балансу і курсова різниця за нею не визначається.

Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників електронного або паперового «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, перейшовши за посиланням;  вартість мінімального пакету «Мій асистент» становить лише 58 грн на місяць.

Дякуємо за розуміння.

Автор:
Єгорова Юлія
Джерело
«Дебет-Кредит»
Рубрика:
Праця та соціальний захист / Трудові відносини
Теги:
Витрати , Відрядження , Облік

30 днiв передплати безкоштовно!

Коментарі: 0

Новини по темі

Консультації по темі

Сюди! Тут -20%
на передплату
Закрити +