Закордонне відрядження з гривневою карткою: як обліковувати витрати?

Насамперед скажемо декілька слів про корпоративну картку. Як правило, банки-резиденти відкривають своїм клієнтам – юрособам так звані «корпоративні картки», які дають доступ до спеціальних карткових рахунків, що належать юрособам, але випускаються такі картки лише на фізичних осіб – працівників таких юросіб.

«Корпоративна картка» - це комерційна назва банківського продукту. До такої картки може відкриватися окремий рахунок, власником якого є юрособа. З метою безпеки на цей рахунок можуть перераховуватись лише ті кошти, які надаються держателю картки під звіт. Часто корпоративна картка випускається на тих осіб, які уповноважені розпоряджатися коштами на рахунках підприємства – зокрема, на директора чи його заступників. Проте можливий випуск корпоративної картки і на інших працівників підприємства, в тому числі водіїв. В даному випадку водію можна видавати лише таку корпоративну картку, яка емітована саме на нього.

Не можна давати водію картку, емітовану на іншого держателя, адже це є по суті розголошенням ПІН картки та її передання третім особам. Як правило, при видачі корпоративної картки банки покладають на її держателя обов'язок нерозголошення (нерозкриття) інформації за рахунком в результаті використання паролів, ПІН-кодів, CVV-кодів, як і обов'язок повідомлення банку в разі втрати, викрадення платіжної картки та розголошення. У разі розголошення такої інформації іншим особам (а це завжди відбувається, якщо працівнику видають корпоративну картку, емітовану на іншу фізичну особу), банк не бере на себе відповідальність за збитки, завдані держателю у разі навмисного та/або ненавмисного розголошення, неналежного зберігання держателем персональної інформації, що може бути використана третіми особами для здійснення несанкціонованих операцій. Як правило, це прописується у договорі між користувачем картки та банком-емітентом.

Якщо  працівник у відрядженні розраховується гривневою карткою, то рух коштів за картрахунком буде в гривні (у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми). У такому разі суму витрат на відрядження  визначають  за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту за документами, які надав працівник. Різниця, яка при цьому може  виникати, фактично є конвертаційними, тобто банківськими витратами власника картрахунку (тобто підприємства), які не є витратами працівника на відрядження.

Дебіторська заборгованість працівника за отриманими підзвітними коштами відображатиметься в бухобліку, аж до подання працівником авансового звіту та її погашення, в іноземній валюті. 

Якщо під час відрядження працівник за кордоном отримував готівку з корпоративної картки через банкомат, то коли відрядження закінчиться, частину невикористаної готівки працівнику слід повернути в касу підприємства у тій валюті, в якій були зняті кошти. Тобто, якщо кошти зняті у євро, то й повернути їх слід у євро (див. лист МФУ від 30.10.2008 р. №31-26030-13-25/39646). 

Невикористаний залишок при цьому буде рахуватися як різниця між сумою авансу в інвалюті (дебіторська заборгованість за субрахунком 372, що виникає на момент зняття готівки чи оплати карткою в інвалюті) та сумами витрат (підтверджених документально у валюті авансу та добових). Якщо розмір добових встановлено для цього відрядження у гривні, то для визначення суми залишку інвалюти, яку треба повернути, такі добові перераховуються в цю інвалюту за курсом НБУ на дату отримання авансу. 

Для випадків використання карток встановлено спеціальні строки подання звіту (пп. 170.9.3 ПКУ), а саме: 

• якщо працівник знімав готівку з картки – до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (пп. «а»); 
• якщо працівник розраховувався в безготівковій формі – протягом 10 банківських днів, а за наявності поважних причин (розбіжностей у звітних документах) за рішенням керівника строк здачі звіту може бути продовжений до 20 днів (пп. «б»).

Далі розглянемо бухоблік операцій щодо закордонного відрядження з гривневою карткою.

Перерахування коштів з основного рахунка на рахунок, до якого емітовано картку: Дт 313  Кт 311.

Під час оплати послуг і внесення депозиту чи застави за зчитувальний пристрій  кошти списуються з карткового рахунка та автоматично конвертуються у валюту за комерційним курсом банку.

Оскільки між операціями з розрахунку з використанням картки, купівлею валюти й списанням коштів із карткового рахунка може пройти певний час,  то дати цих операцій з використанням картки та списання коштів із рахунка можуть не збігатися. Тому рекомендуємо списання коштів з рахунка відображати записом:  Дт 333 Кт 313, а вже потім з рахунку 333 кошти списуються в дебет рахунку 372.  Датою видачі коштів під звіт на відрядження є дата зняття готівки чи дата безготівкової оплати карткою.

Після проведення працівником розрахунків за кордоном у підприємства виникає дебіторська заборгованість такого працівника за Дт 372 у сумі виданих під звіт коштів. Оскільки така заборгованість за своєю суттю є немонетарною (за нею не передбачається отримання грошових коштів або їх еквівалентів), то під час звіту за витрачені кошти перерахунок валюти не здійснюється.

Різницю між комерційним курсом купівлі-продажу валюти (тобто курсом, за яяким банк конвертує гривню у валюту) й курсом НБУ необхідно відобразити як дохід або витрати від купівлі-продажу валюти — на субрахунках 711 або 942.

Щодо депозиту за проїзд платними дорогами: на момент оплати депозиту проводиться видача працівнику коштів під звіт: Дт 372 Кт 313 (або 333), а на момент повернення невикористаного депозиту – зворотній запис Дт 313 Кт 333, і відбувається продаж інвалюти знову-таки за комерційним курсом.

Так само обліковується і застава за бортовий пристрій.

Щодо заповнення графи «Одержано» в авансовому звіті ми писали тут. Зокрема, у разі, якщо грошові кошти знято за допомогою корпоративної платіжної карти (готівкою або шляхом проведення розрахунків карткою), то в наведеній графі слід зазначити «З корпоративного рахунку», номер рахунка та вказати дату і номер документа, що підтверджує факт зняття готівки (квитанція/чек банкомата, касовий чек, який підтверджує купівлю товару (отримання послуги), сліп тощо).

Таблиця

Використання корпоративної картки у закордонному відрядженні

 *) Оскільки заборгованість працівника за підзвітними коштами погашено документами про придбані послуги, то така заборгованість не є монетарною статтею балансу і курсова різниця за нею не визначається.