Створення резерву для виплати премій для працівників за підсумками року

Виплати винагороди (премії) за підсумками роботи за рік належать до інших заохочувальних і компенсаційних виплат (ч. 3 ст. 2 Закону про оплату праці).

Умови, строки виплати працівникам матеріального заохочення (річної премії за підсумками року, так званої тринадцятої зарплати) визначають у колективному договорі або окремому положенні. Зазвичай, такі виплати проводять після підбиття підсумків роботи підприємства за рік.

І хоча в самому п. 12 П(С)БО 11 забезпечення під матеріальне заохочення окремо не виділене, проте склад зобов’язань, під які має бути створене забезпечення, не обмежений. Відповідно є підстави для нарахування інших видів резервів і забезпечень.

В Інструкції №291 для такого забезпечення збережений індивідуальний субрахунок 477 «Забезпечення матеріального заохочення». За ним обліковують забезпечення на матеріальне заохочення працівників, зокрема:

• на виплату співробітникам винагороди, допомоги, премії, які підлягають сплаті протягом 12 місяців після закінчення періоду, в якому працівники виконали роботу, що надає їм право на отримання таких виплат у майбутньому.

Крім того, у п. 8 П(С)БО 26 прямо зазначено, що премії та інші заохочувальні виплати визнаються зобов’язанням шляхом створення забезпечення у звітному періоді, якщо робота, виконана співробітниками в цьому періоді, надає їм право на отримання таких виплат у майбутньому.

Навіщо потрібен резерв? Насамперед, таке забезпечення створюють, щоб рівномірно розподілити витрати на премії між періодами протягом звітного року.  Адже працівникам нарахують її всю і відразу в одному звітному періоді (наприклад, у квітні наступного року). А це неодмінно може призвести до завищення бухвитрат (зростання собівартості продукції/робіт/послуг) у періоді масової виплати. Розподілити «преміальне» навантаження між іншими періодами звітного року якраз і дозволить створюване забезпечення під матеріальне заохочення.

Резерв для виплат річної премії створюється за  загальним правилом  пп. 13 П(С)БО 11. Це означає, що забезпечення створюють у тому випадку, коли: 

• виникнення зобов’язання можна передбачити; 
• суму зобов’язання можна визначити розрахунковим шляхом.

Тож, якщо підприємство намір за підсумками звітного року преміювати своїх працівників і вже є деяке уявлення про показники роботи підприємства, необхідні для розрахунку премії (тобто з’явилася подія, що гарантує виплату премії), то забезпечення під такі виплати краще нараховувати залежно від умов колективного/трудового договору.

Умови колективного/трудового договору щодо  виплат матзаохочень за підсумками року можуть бути:

1) конкретними - наприклад, прописано, що кожному співробітникові виплачується премія за підсумками року в розмірі окладу або середньої ЗП тощо. Тоді створити забезпечення можна без проблем. Але в будь-якому разі нараховувати резерв на початку року відразу на всю суму заохочення, які ви плануєте виплачувати за підсумками звітного року, і відносити його на витрати  у жодному разі не можна.

Як і за аналогією з резервом відпусток таке забезпечення під премії слід формувати щомісячно. Забезпечення розраховують окремо для кожної з категорій співробітників за напрямами витрат: для виробничого персоналу, адміністративного, працівників служби збуту та іншого операційного: Дт 23, 91, 92, 93, 94  - Кт 477.А далі на дату балансу і кінець року, базуючись на свіжих показниках діяльності за відповідний період, можна провести його коригування.

На думку податківців, виплата винагороди за підсумками року входить до фонду оплати праці, тому на суму витрат за формуванням резерву фінрезультат для податковоприбуткових цілей не збільшують (див. лист ДФС від 25.01.2016 р. №1256/6/99-99-19-02-02-15). А все тому, що різниці, з пп. 139.1.1 і 139.2.1 ПКУ, до забезпечень під виплати, пов’язані з оплатою праці, не застосовуються.Тож витрати зменшують об’єкт оподаткування вже в періоді нарахування забезпечення. Своєю чергою, використання цих забезпечень піде повз податковий облік.

2) невизначені - наприклад, прописано, що премія виплачується залежно від фінансових можливостей підприємства, а вони до певного моменту можуть бути невідомі.

Тому якщо ви бачите, що умов для матеріального заохочення, прописаних у колективному договорі, немає, або ви не готові, чи вам важко розрахунково визначити його суму, як і ймовірність виплати, тоді немає і підстав для створення забезпечення. Далі, якщо у вас з’явиться можливість нарахувати заохочення за підсумками року, то робите просто запис: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651.

3) у колективному договорі про матеріальне заохочення за підсумками року взагалі нічого не прописано. У такому разі про створення забезпечення мови взагалі бути не може. І навіть, якщо керівництво все-таки прийме рішення за підсумками року заохотити своїх працівників, то такі нарахування стандартно потрапляють до витрат: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651 (абсолютно без забезпечення).

Отже, кожну ситуацію з преміюванням за підсумками року слід розглядати окремо, враховуючи ймовірність і умови виплати, а також можливості її розрахунку. І вже на підставі  аналізу робити висновки про створення забезпечення та дати його нарахування.

Щодо складання бухдовідки. Типову форму бухгалтерської довідки передбачено наказом Мінфіну №356, але зверніть увагу: лише для випадків, коли довідкою оформляють виправлення помилок в обліку. В інших же випадках цей документ має довільну форму. Та все ж бажано, щоби будь-яка довідка мала обов'язкові реквізити первинного документа.

Підприємство може самостійно розробити кілька видів (форм) бухгалтерських довідок, затвердити їх та використовувати за потреби у своїй роботі. Наприклад, можуть бути такі окремі групи бухдовідок із власною нумерацією, як «Курсові різниці», «Виправлення помилок», «Нарахування резервів та  забезпечень» тощо.

Також див. наші матеріали тут, тут та тут.