Перехідні відпускні одним рядком: виправляємо помилку

Згідно з пп. 1.6.1 Інструкції №5, якщо відпустка припадає не на один календарний місяць, а на кілька, суму відпускних слід розподілити пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки відповідного місяця.

Відповідно до абз. 13 та абз. 14 п. 9 Порядку №435 суми, нараховані за дні щорічних відпусток, відображають в реквізиті 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) (усього з початку звітного місяця)»  Звіту з ЄСВ із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань 10. А суми, що припадають на дні відпустки в наступних місяцях, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань 10.

Що стосується ЄСВ зазначимо, що якщо період відпустки охоплює не один календарний місяць, то ЄСВ нараховують окремо за кожен місяць, на який припадає відпустка (пп. 2 п. 3 розділу IV Інструкції №449). Максимальну величину під час нарахування ЄСВ на суму оплати щорічної відпустки, період якої становить понад місяць, застосовують теж окремо за кожен місяць.

Тобто, перехідні відпускні відображають наперед, тобто у місяці, в якому відбувається їх нарахування та виплата, тому у Звіті з ЄСВ потрібно сформувати стільки рядків, на скільки місяців припадає щорічна відпустка працівника.

Отже, відображення відпускних в одному рядку є помилкою та підлягає виправленню. Така помилка сприяє викривленню персоніфікованих даних працівника, а також може призвести до необхідності виконання вимог ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ щодо нарахування ЄСВ виходячи з мінімальної заробітної плати.

Таким чином, потрібно було в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за липень 2019 р. нарахування відпускних відобразити наступним чином:

• у першому рядку вказати нараховану заробітну плату за липень 2019 р.;
• у другому – суму нарахованих відпускних за липень 2019 р.;
• у третьому – суму нарахованих відпускних за серпень 2019 р.  

А у разі, якщо у звітному місяці виникла б потреба нараховувати ЄСВ із додаткової бази нарахування щодо працівника, то у таблиці 6 Звіту з ЄСВ заповнюється ще один рядок:

• у четвертому - сума додаткової бази нарахування - різниця між фактичною базою нарахування ЄСВ і розміром мінімальної зарплати.

Але оскільки помилку вже допущено, то виправляти її потрібно у місяці виявлення. Тобто допущену помилку бухгалтер може виправити тільки у поточному (звітному) місяці (липні 2020 р.) у таблиці 6 Звіту з ЄСВ.  Отже, таблицю 6 Звіту з ЄСВ за липень 2020р. заповнюють наступним чином:

• 1-й рядок: суму відпускних, що припадає на серпень 2019 р., але помилково відображена в липні потрібно відсторнувати, тобто зазначити суму зі знаком «-»: реквізити з 5 по 9 та з 22 по 25 заповнюються як звичайно, в реквізиті 10 зазначається код типу нарахувань «10», у графі 11 — місяць та рік, за які нараховано відпускні (072019), у реквізитах 17 і 18 — суму відпускних зі знаком «-», у реквізиті 21 — суму ЄСВ, нарахованого на суму відпускних, зі знаком «-».Звертаємо увагу, що п. 9 Порядку №435 допускається внесення від’ємних значень в таблицю №6, зокрема, при відображенні сторнованих сум відпускних.
• 2-й рядок: зазначається сума відпускних, що припадають на серпень 2019 р.: реквізити з 5 по 9 та з 22 по 25 заповнюються як звичайно, у реквізиті 10 код типу нарахувань «10», у графі 11 — місяць і рік, за які нараховано відпускні (082019), у реквізитах 17 і 18 — суму відпускних за серпень 2019 р., у реквізиті 21 — суму ЄСВ, нарахованого на суму відпускних.

Вважаємо, що помилка допущена в минулому періоді, в частині невідображення суми відпускних двома рядками, Порядком №435 не вбачатиметься як помилка,  оскільки не містить в собі помилку щодо сум нарахованого ЄСВ (сума сплачена до бюджету правильна), а лише відбувається розподіл суми відпускних по місяцях, тому і штрафи передбачені Законом про ЄСВ не застосовуватимуться.