Зміна касира на час відпустки: хто підписує акт інвентаризації?

Згідно з п. 46 Положення №148, підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію каси. Зокрема, п. 7 Розділу І Положення №879, передбачено обов’язкове проведення інвентаризації у разі зміни матеріально відповідальних осіб, в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні.

При цьому матеріально відповідальні особи до початку проведення інвентаризації дають розписку, форма якої визначена в додатку 7 Положення №148 (п. 2).

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок. Акт підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

Акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії) у разі зміни матеріально відповідальних осіб.

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та у присутності матеріально відповідальної особи (п. 1 Розділу ІІ Положення №879).

Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальними особами. При цьому матеріально відповідальні особи дають розписку, в якій підтверджується, що перевірка активів відбулася в їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вони не мають, та що вони приймають на відповідальне зберігання перелічені в описі активи. При проведенні інвентаризації у разі зміни матеріально відповідальної особи та особа, яка приймає активи, дає розписку про отримання активів, а та, яка передає, - про передачу активів.

Тобто метою інвентаризації в даному випадку є підтвердження наявності грошових коштів, що знаходяться у касі і за які відповідає матеріально відповідальна особа, яка йде у відпустку. Тому як у реквізиті 2, так і у реквізиті 9 Акту про результати інвентаризації наявних коштів, свій підпис ставить матеріально відповідальна особа, яка йде у відпустку - касир.

Безпосередньо формою, що наведено у Положенні №148, не передбачено конкретного реквізиту, в якому підписується особа, яка буде виконувати обов’язки касира, однак оскільки інвентаризацію доцільно проводити в її присутності, то її підпис також повинен бути зазначений в акті – для уникнення подальших претензій щодо проведеної інвентаризації коштів. Наприклад, її підпис може бути зазначено у реквізиті 7 після підписів членів інвентаризаційної комісії.

Після цього складається акт приймання матеріальних цінностей, в якому зазначається, що на підставі відповідного наказу керівника В. О. касира приймає на відповідальне зберігання грошові кошти, що містяться у касі підприємства та які було зазначено у акті інвентаризації. Тобто, складається не акт передачі коштів від касира до виконуючого обов’язки (оскільки фактичної передачі і не відбувається – кошти знаходяться у касі, а «новий касир» лише приймає їх на відповідальне зберігання), а безпосередньо виконуючим обов’язки касира здійснюється приймання таких матеріальних цінностей на відповідальне зберігання. Після повернення з відпустки касира знову ж таки здійснюється інвентаризація каси та приймання новим касиром грошових коштів, що знаходяться у касі.

Тому інвентаризація повинна бути проведена в останній день роботи касира, а приймання грошових коштів виконуючим обов’язки касира може бути здійснено і у перший його робочий день (але приймання може бути проведено і в останній день роботи касира безпосередньо після проведення інвентаризації, за умови, що на заступника бухгалтера вже покладено відповідні обов’язки).