Як враховуються невикористані відпустки при нарахуванні резерву відпусток?

Порядок розрахунку резерву відпусток наведено у п. 13 П(С)БО 11, а також у Інструкції №291 у роз’ясненні щодо субрахунку 471: «Сума забезпечення на виплату відпусток визначається щомісяця як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці з урахуванням відповідної суми відрахувань на  загальнообов'язкове  державне соціальне страхування».

При цьому передбачено, що забезпечення  використовується для відшкодування лише тих витрат, для покриття яких воно було створено. Залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, у разі потреби, коригується (збільшується або зменшується).

Таким чином, вважаємо, що у разі, якщо резерв відпусток було створено у 2017 році (зокрема, на підставі графіку відпусток на 2017 рік), то він не повинен містити витрат на невикористані до 2017 року відпустки (коли резерв створювати підприємству було не обов’язково і він не створювався).

Своєючергою, питання щодо відображення витрат на відпустки за період до 2017 року законодавчо не врегульовано і існує два підходи. Який з них застосовувати підприємство повинно вирішувати самостійно, прописавши це у обліковій політиці.

Підхід 1

Якщо працівник використовує відпустку за період до 2017 року (щодо якої не створювався резерв відпусток), то вона повинна враховуватись у складі витрат поточного періоду, а не за рахунок резерву. На користь такого підходу може свідчити те, що фактично за період до 2017 року у підприємства обов’язку нараховувати резерв не було – відповідно витрати за цей період повинні обліковуватись за «безрезервними» правилами.

Водночас, нагадаємо, що використані відпустки за період з 2017 року нараховуються за рахунок раніше створеного резерву відпусток (і лише у разі його недостатності – за рахунок витрат поточного періоду).

Зокрема, бухгалтерський облік буде виглядати так на прикладі відпусток адмінперсоналу:

• Дт 92 Кт 661 – сума використаних відпустко за період до 2017 року;
• Дт 471 Дт 661 – на суму використаних відпусток з 2017 року.

Підхід 2

З іншої сторони нарахований резерв відпусток не є персоніфікованим. Крім того, у податківців можуть виникнути претензії щодо того, що підприємство враховує суми відпускних у витратах підприємства за наявності невикористаного резерву відпусток.

Тобто за другим підходом підприємство нараховує всі відпустки за рахунок резерву (субрахунок 471) не залежно від періоду, за який вони надаються, а при його недостатності – вже за рахунок витрат підприємства (тобто резерв використовується у хронологічному порядку без прив’язки до періоду, за який надається відпустка).

• Дт 471 Кт 661 – на суму відпусток незалежно від того, за який період вони надаються;
• Дт 92 Кт 661 – на суму, що перевищу нарахований резерв відпусток.