Компенсація працівнику придбання електронного автобусного та авіаквитків

Згідно з пп. «а» п. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

При цьому зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді, а саме:

• транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту;
• розрахункових документів про їх придбання.

При цьому, нагадаємо, що с 15.03.2019 року завдяки набранню чинності Наказу Державіа служби №1239 вимоги до підтвердження витрат за електронними авіаквитками змінився і став більш ліберальним. В зв’язку з цим Тернопільські податківці роз’яснювали, що при використанні електронного авіаквитка первинними документами, що підтверджують витрати на його придбання є:

• оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
• роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або видрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий при онлайн-реєстрації на авіарейс.

При використанні електронного проїзного/перевізного документа на поїзд первинними документами, що підтверджують витрати на його придбання є видрукований на паперовому носії посадковий документ (у разі перевезення багажу – видрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) – видрукований на паперовому носії документ на послуги).

При здійсненні Інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення первинними документами, що підтверджують витрати на придбання електронного квитка, є видрукований на паперовому носії проїзний документ.

Таким чином, для того що б компенсація вартості проїзду за електронними квитками не включалась до оподатковуваного доходу працівника він в обов’язковому порядку з авансовим звітом надає:

• підтвердження оплати у готівці або безготівці;
• видрукований електронний авіаквиток;
• видрукований електронний посадковий талон;
• видрукований електронний автобусний квиток.

За відсутності зазначених документів, зокрема, підтвердження оплати квитків, сума компенсації включається до оподатковуваного доходу такого працівника і оподатковується ПДФО (18%) та військовим збором (1,5%).

В ф. №1ДФ такий дохід відображається з ознакою доходу 118 «кошти на відрядження або під звіт, в т.ч. надміру витрачені», оскільки за цією ознакою відображається сума коштів, отримана платником податку на відрядження aбо під звіт, в тому числі надміру витрачені та не повернуті у встановлені законодавством строки (пп. 164.2.11 та пп. 165.1.11 ПКУ).

А за п. 164.2.11 базою оподаткування ПДФО (а також ВЗ) є сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до пункту 170.9 ПКУ (про який ми і писали вище і згідно з яким сума компенсації за відсутності підтвердних документів про придбання і використання включається до оподатковуваного доходу).

Зверніть увагу, що ПКУ не визначає обов’язок компенсації понесених працівником витрат, а лише вказує на правила оподаткування такої суми. Рішення про компенсацію понесених працівником витрат приймає безпосередньо керівник підприємства зважаючи на ст. 121 КЗпП, за якою працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

Читайте також: Документи по відрядженню містять помилку? Буде ПДФО та ВЗ!