Працівник відбуває у закордонне відрядження: які документи слід оформлювати?

Направлення працівника у відрядження, в першу чергу, повинно бути оформлено наказом керівника. Окрім цього, наказ на відрядження виступає документом, за яким здійснюється нарахування добових.

Відповідно, у наказі зазначається:

• ПІБ і посаду відрядженого працівника;
• пункт призначення (місто, область);
• мету відрядження;
• назву підприємства, до якого відряджається працівник;
• строк відрядження;
• розмір добових;
• інші умови відрядження залежно від конкретної ситуації.

Бюджетні підприємства в обов’язковому порядку складають кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок). Госпрозрахункові підприємства такий документ можуть складати за власним бажанням.

Окрім цього, підприємство може складати й інші документи, однак їх складання не є обов’язковим, зокрема:

• завдання на відрядження – може бути зазначено і в наказі про відрядження;
• звіт про виконану роботу в відрядженні – внутрішній документ, у якому працівник зазначає про виконані у відрядження завдання;
• посвідчення про відрядження – документ не обов’язковий, оскільки наказ яким було затверджено форму його складання втратив чинність;
• журнал реєстрації відряджень.

Після відрядження працівник в обов’язковому порядку подає авансовий звіт. При закордонному відрядженні працівник також повинен надати копії закордонного паспорту з відміткою про перетин кордону.

Подорожній лист автомобіля також не є обов’язковим документом (про це ми писали тут - це актуально і для легкового авто). Однак, його наявність підтверджує госпстатус використання палива на заправку автомобіля. Відповідно, подорожній лист може бути важливим документом (але не обов’язковим) для цілей оподаткування ПДФО (про це тут) та ПДВ (дане питання ми розглядали тут).