Порядок видачі авансових коштів при продовженні відрядження

Варто зазначити, що обов’язкова видача авансових коштів на відрядження законодавчо передбачена лише для бюджетних установ (п. 4 Розд. І Інструкції №59). При цьому, приватні суб’єкти господарювання повинні користуватись власно розробленим положенням про відрядження, а Інструкція №59 має для них лише рекомендаційних характер.

Статтею 121 КЗпП  передбачено, що працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, оплачується вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати щодо найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством. Однак, в даній статті мова йде саме про компенсацію таких витрат, а не про видачу авансу.

Отже, приватне підприємство повинно керуватися власним положенням про відрядження, за яким і визначається, чи надається відрядженній особі аванс, та у якій валюті такий аванс повинен бути виданий. Тобто законодавчої заборони видавати аванс на закордонне відрядження в гривні немає.

Та варто зважати на те, що якщо працівник отримує аванс на закордонне відрядження, то при затвердженні авансового звіту у іноземній валюті здійснюється перерахунок такої валюти у гривню за курсом на дату отримання авансових коштів (у тому випадку, якщо аванс повністю покриває понесені витрати та добові). Та частина витрат у іноземній валюті, яка не була покрита авансовими коштами, перераховується у гривню на дату затвердження такого авансового звіту.

Щодо доплати авансу при продовжені відрядження ситуація така. Пунктом 19 Положення №148 передбачено, що видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

При цьому, також зазначено, що звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України.

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження (повертається з відрядження). Тож у випадку, якщо відрядження працівника було продовжено, відповідно строки звітування починають рахуватися тільки після того, як такий працівник повернеться після продовження відрядження. Таким чином, оскільки доплата авансу здійснюється за відрядження, яке ще не закінчилося, порушення правил ведення готівкових операцій та строків звітування не виникає.

Отже, у випадку продовження відрядження підприємство може перерахувати працівнику додатковий аванс. Сума такого авансу повинна бути достатньою для покриття добових витрат працівників у відрядженні. Точна відповідність авансу до суми добових витрат за кількістю днів відрядження законодавством не вимагається. Після повернення працівників з відрядження здійснюється точний розрахунок витрат та проводяться розрахунки з працівником – повернення працівником зайво виданих коштів на відрядження або навпаки,  компенсація працівнику понесених ним витрат у відрядженні.