Оформлення відрядження за кордон на виставку

Порядок документального оформлення відряджень регулюється Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. №59 та пп. 170.9 ПКУ.  

Направлення працівника у відрядження слід перш за все оформити наказом, у якому зазначається, зокрема:

• П. І. Б. і посада працівника, що відряджається;
• пункт призначення;
• мета відрядження; 
• назва підприємства, на яке відряджається працівник;
• строк відрядження;
• розмір добових;
• інші умови відрядження.

Витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу  працівника за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, п. 1 розд. І Інструкції №59). Такими документами можуть бути:

• запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що відряджає;
• укладений договір (контракт);
• інші документи, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документи, що підтверджують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях, симпозіумах тощо з тематики, яка відповідає господарській діяльності підприємства, що направило працівника.

Якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов’язково необхідно здійснити страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), то витрати на таке страхування також не включаються до оподатковуваного доходу платника податку (за наявності страхового полісу чи іншого документа).

Якщо певні документи складені іноземною мовою, то за запитом представника контролюючого органу роботодавець (сторона, що відряджає), повинен за власний рахунок їх перекласти. 

Наразі є необов’язковими такі документи: посвідчення про відрядження; кошторис витрат на відрядження; завдання на відрядження; звіт про виконану роботу у відрядженні та журнал реєстрації відряджень. Втім деякі підприємства продовжують оформлювати ці документи. В будь-якому разі їхня наявність підсилить документальне обґрунтування відрядження.

Щодо авансу на відрядження, то розрахувати суму витрат (аванс) на відрядження зручно за допомогою кошторису витрат на відрядження, хоча зараз такий документ, як зазачалося вище, не є обов’язковим.  Здійснити відповідний розрахунок можна також в довідці-розрахунку, або ж  безпосередньо в наказі про відрядження чи в додатку до нього. 

Аванс може видаватися як у готівковій так і в безготівковій формі (на корпоративну чи на особисту картку). Кошти вважаються виданими під звіт:

• у момент їх використання з корпоративної картки; 
• в момент  видачі (перерахування) при видачі авансу готівкою чи перерахуванні його на зарплатну або  іншу особисту картку відрядженого працівника. 

Граничний розмір добових, що не оподатковується ПДФО визначено в пп. 170.9.1 ПКУ, а саме:

• для відряджень у межах території України -  не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2025 році – це 800,00 грн);
• для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ. 

Підприємство має право встановити  більший розмір добових, ніж наведено вище, але в такому разі суму перевищення над зазначеними «лімітами» також доведеться оподатковувати ПДФО та ВЗ.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні (за які виплачуються добові) визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) (пп. 170.9.1 ПКУ). 

Висновки: 

Наразі посвідчення про відрядження, у якому проставляються відмітки про перебування у відрядженні, не є обов’язковим документом. Однак підприємство може його оформляти, якщо вважає це для себе доцільним. Працівник після поверненні із відрядження має надати підтвердні документи щодо його перебування у відрядженні та понесених витрат (квитки на транспорт, рахунки з готелів тощо). Сума добових для відрядження за кордон – 80 євро на день.