Держпраці у свої роз’ясненнях наголошує, що відповідно до чинного законодавства підприємець, який використовує найману працю, є роботодавцем (або власником підприємства). А отже, на нього покладається обов’язок щодо ведення всіх передбачених законодавством документів про працю, зокрема:
- відомості про нарахування та виплату зарплати найманим працівникам;
- табелі використання робочого часу працівників та інші.
Про це ми писали тут>>>
Яку саме форму цих документів слід застосовувати на практиці, - читайте тут>>
Отже, щоб правильно розрахувати суму зарплати працівників, потрібно оформити відповідні відомості (зведену на всіх працівників і окремо на кожного працівника). А якщо оплата їх праці відбувається за відпрацьований час, такий час має фіксуватися у табелі.
При цьому деякі фахівці вважають, що таких табелів має бути щонайменше два: на аванс (першу половину зарплати) та другу частину зарплати. Ми про це писали тут>>
Після того, як зарплата розрахована, сума податків та ЄСВ за нею розраховані також, стає відома сума зарплати до виплати. А така виплата може здійснюватися як готівкою, так і на карткові рахунки працівників.
Тут слід взяти до уваги те, що розрахунково-платіжна відомість за формою, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489, хоча і має у собі відомості про суму авансу та суму, яка належить працівникам до виплати, не є документом, який складається при виплаті такої зарплати.
На практиці підприємства в такому випадку застосовують правила, встановлені НБУ. Так, якщо зарплата видається готівкою, її видача оформлюється видатковою відомістю, форма якої наведена у додатку 1 до Положення № 637) та видатковим касовим ордером. Якщо працівник один або відбувається розрахунок із одним працівником (наприклад, при звільненні), то можливе оформлення видачі йому зарплати тільки видатковим касовим ордером.
Другий шлях – це перерахування зарплати працівникам. Для цього підприємство надає уповноваженому банку :
- реєстр зарахування на картрахунки працівників коштів (або розрахунково-платіжну відомість чи інший документ, який передбачено договором);
- платіжне доручення на сплату податків, зборів та інших обов’язкових платежів, пов’язаних з нарахуванням заробітної плати;
- платіжне доручення на перерахування зарплати працівникам підприємства.
Про це ми докладно писали тут (хоча стаття і застаріла, в частини документального оформлення виплати зарплати вона все ще актуальна).
На підприємців дія Положення №637 не поширюється. Але й від них при перевірках Держпраці вимагаються документи не тільки про розрахунок, а і виплату зарплати працівникам. А податківці перевірятимуть своєчасність сплати податків та ЄСВ у зв’язку із такою зарплатою. Тож, радимо документально оформляти такі виплати аналогічно.
Єдине, що підприємці не зобов’язані складати видаткові та прибуткові касові ордери (хоча можуть їх складати) і замість касової книги вони ведуть облік готівки в Книзі обліку доходів (або в Книзі обліку доходів і витрат, залежно від системи оподаткування). Про це НБУ зазначав тут>>>
Втім, записи про понесені витрати в таких Книгах теж вимагають документального підтвердження. В разі виплати зарплати готівкою таким підтвердженням буде видаткова відомість або, якщо підприємець все ж таки складає касові ордери, видатковий касовий ордер. В разі ж виплати зарплати на карткові рахунки працівників, таким документом буде платіжне доручення банку.