Подарункові сертифікати для працівників як вид заробітної плати

Подарунковий сертифікат - це документ, що підтверджує платіж у вигляді передоплати за товари чи різного роду послуги в зазначених у ньому магазинах (підприємствах), на суму, еквівалентну номіналу сертифіката.

Отримавши від підприємства подарунковий сертифікат на певну суму, працівник отримує право в межах цієї суми придбати товари в магазинах тощо.

Видача подарункових сертифікатів оформлюється наказом керівника підприємства. У ньому вказуються мета придбання подарункових сертифікатів, їх кількість і вартість, конкретний перелік працівників, яким вони видаватимуться. Роздачу подарункових сертифікатів потрібно оформити в реєстр з зазначенням ПІП та підпису. Таке оформлення надалі буде підставою для віднесення на витрати витрачених сум на придбання сертифікатів. 

Зарплата у натуральній формі

Відповідно до ст. 23 Закону про оплату праці заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується:

• у грошових знаках, що мають законний обіг на території України. Виплата заробітної плати у формі боргових зобов'язань і розписок або у будь-якій іншій формі забороняється;
• банківськими чеками у порядку, встановленому КМУ за погодженням з НБУ;
• колективним договором, як виняток, може бути передбачено часткову виплату заробітної плати натурою (за цінами не вище собівартості) у розмірі, що не перевищує 30 відсотків нарахованої за місяць, у тих галузях або за тими професіями, де така виплата, еквівалентна за вартістю оплаті праці у грошовому виразі, є звичайною або бажаною для працівників, крім товарів, перелік яких встановлюється КМУ.

При цьому перелік товарів, якими не можна виплачувати заробітну плату, затверджений Постановою №244. 

В зазначеному випадку, навряд чи подарункові сертифікати надаватимуться на так званий «продовольчий кошик», тому оформити їх видачу як виплату заробітної плати в натуральній формі за пп. 2.1.7 Інструкції №5 не можна.

Тож, оформити видачу подарункових сертифікатів можна як інший вид заробітної плати в натуральній формі за пп. 2.3.2 Інструкції №5, як заохочення працівників. От його оподаткування й розглянемо далі.

ЄСВ

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону №2464 платниками ЄСВ є роботодавці, зокрема підприємства, установи, організації, інші юридичні особи, які використовують найману працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільноправовими договорами.

Згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону №2464 базою нарахування ЄСВ для підприємства є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі.

Визначення видів виплат, що відносяться до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією №5.

Згідно з пп. 2.3.2 Інструкції №5 одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці, в тому числі надані в негрошовій формі, належать до фонду додаткової заробітної плати.

Отже, видача подарункових сертифікатів працівникам є виплатою заробітної плати в негрошовій формі.

Оскільки подарункові сертифікати, видані працівникам до свята, віднесено до заохочувальних та компенсаційних виплат, то такий дохід є базою для нарахування єдиного внеску. Відповідно вартість подарункових сертифікатів працівникам відображається одним рядком у Додатку 1 об’єднаної звітності у складі нарахованої заробітної плати за відповідний місяць.

Таким чином, стає зрозумілим, що видачу подарункових сертифікатів оформити як премію (або в рахунок премії) не можна. Також зрозуміло, що для щомісячної видачі сертифікатів працівникам можна не знайти відповідної підстави. Для прикладу, сертифікати можна роздавати працівникам під святкові дні (передбачені ст. 73 КЗпП), до ювілейних та пам'ятних дат (наприклад, до дня фірми, дня народження чи ювілею тощо) чи до Дня Святого Миколая тощо. Обмежень щодо кількості подарунків, яку можна подарувати працівнику протягом року, законодавством не передбачено.

Вартість наданих сертифікатів (дохід в негрошовій формі) не братиме участь у розрахунку будь-якої середньої зарплати, яка визначається за Порядком №100, оскільки вони є одноразовими, а от в розрахунку середньої для оплати лікарняних включатиметься у розрахунок на підставі п. 3 Порядку №1266.

ПДФО та ВЗ

Відповідно до пп. 165.1.39 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається вартість подарунків, якщо вона не перевищує 25% мінімальної зарплати (у розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі. 

Також, згідно з пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX Перехідних положень ПКУ зазначений дохід є об’єктом оподаткування військовим збором. Ставка військового збору становить 1,5% об’єкта оподаткування, визначеного пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX Кодексу (пп. 1.3 цього пункту).

Тобто, сертифікат, вартість якого у 2021 році не перевищує 1500,00 грн (сукупно за рік) не підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Водночас якщо вартість зазначеного сертифіката перевищує розмір, визначений пп. 165.1.39 ПКУ, то уся його вартість оподатковується ПДФО і військовим збором як додаткове благо на загальних підставах.

Таким чином, дохід, що надається у негрошовій формі, для оподаткування ПДФО збільшується на коефіцієнт, який для ставки ПДФО в розмірі 18 % становить 1,219512. А сам натуральний коефіцієнт застосовується тільки до суми перевищення.

При наданні працівнику доходу у негрошовій формі підприємство має нарахувати такий дохід у сумі, що фактично включає вартість сертифіката та суму ПДФО, яка підлягає утриманню. Підприємство дарує працівнику сертифікат і самостійно сплачує ПДФО із суми нарахованого доходу у натуральному вигляді.

Отже, при виплаті «натурального» доходу саме його збільшення на «натуральний» коефіцієнт дає змогу збільшити вартість такого доходу і утримати (сплатити) ПДФО виключно з цього доходу, а не за рахунок інших оподатковуваних доходів працівника.

Тобто, нарахування (надання) «натурального» доходу працівникам підприємство здійснює за рахунок власних коштів, тому воно як податковий агент за рахунок цих (власних) коштів має сплатити (перерахувати до бюджету) ПДФО з вартості «натурального» доходу (із суми такого доходу і за його рахунок, як це передбачено пп. 168.1.1 ПКУ). При цьому законодавство не передбачає утримання ПДФО із суми доходу, що надається у  негрошовій формі, за рахунок іншого оподатковуваного доходу працівника, у тому числі із заробітної плати. Як і не передбачає повернення працівником суми утриманих та сплачених податків з сертифіката роботодавцем. 

У Додатку 4ДФ у відповідному місяці кварталу об'єднаної звітності вартість сертифіката в межах 1500,00 грн відображатиметься за ознакою доходу «160», а сума перевищення (її частина), а також видача сертифікатів в інших місяцях відображатиметься у Додатку 4ДФ у відповідному місяці кварталу об'єднаної звітності за ознакою доходу «126».