Компенсація витрат на проїзд у відрядженні, якщо загублено транспортні квитки

Відповідно до ст. 121 КЗпП, відрядженому працівникові підприємство оплачує вартість проїзду до місця призначення і назад.

А в абз. 1 пп. 140.1.7 ПКУ сказано, що до складу податкових витрат підприємство може віднести витрати на відрядження фізосіб, які перебувають у трудових відносинах із підприємством, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті). Але зверніть особливу увагу: до складу податкових витрати на проїзд у відрядженні потраплять лише за наявності підтвердних документів: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), електронних квитків (за наявності посадкового талона та документа про сплату) та інших документів, що підтверджують сплату за проїзд (абз. 2 пп. 140.1.7 ПКУ).

Також звернімося до Інструкції №59, яка додатково роз'яснює ситуацію з витратами на проїзд у відрядженні. Згаданий нормативний акт для госпрозрахункових підприємств не є обов'язковим для використання, а застосовують його в обов'язковому порядку лише бюджетники. Та все ж таки, як радять спеціалісти податкової у листі від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415, цю Інструкцію можна використовувати як допоміжний (довідковий) нормативний акт. В Інструкції №59 зазначено: «витрати на проїзд у відрядженні відшкодовують у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків та страхових платежів на транспорті на підставі документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів» (п. 6 та п. 12 р. II, п. 7 та п. 9 р. III Інструкції №59).

Отже, у випадку відсутності документів в оригіналі, що підтверджують понесені працівником витрати на проїзд у відрядженні, у підприємства немає права на відображення таких витрат у складі податкових згідно з пп. 140.1.7 ПКУ.

Якщо керівництвом було прийнято рішення компенсувати працівникові витрати, не підтверджені відповідними документами, то:

1) для того щоб працівник не повертав до каси суму, яку він витратив на проїзд у відрядженні (частину авансу), але на яку не має підтвердних (первинних) документів, йому слід подати керівникові заяву з проханням компенсувати такі витрати, зазначивши причину втрати документів. У такому випадку, якщо директор дозволить врахувати такі витрати у складі відрядних, то суми, витрачені на проїзд і не підтверджені первинними документами, повертати до каси не потрібно;

2) відповідно до п. 170.9 ПКУ сума, не підтверджена документально, але все ж таки компенсована підприємством, вважатиметься надміру витраченою. А її слід оподаткувати ПДФО за ставкою 15% (або 17% — залежно від розміру доходу) (пп. 164.2.11 та ст. 167.1 ПКУ). Причому під час нарахування ПДФО потрібно скористатися правилами пп. 164.5 ПКУ та застосувати відповідний коефіцієнт (1,176471 або 1,204819 — залежно від ставки податку, яка застосовується). Його утримує підприємство за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а якщо коштів не вистачить, то за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців. I так до повної сплати належного податку (пп. 170.9.1 ПКУ).