Перехідні лікарняні в єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ

Нараховані лікарняні працівникові відображають у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухгалтерському обліку. Iз зазначенням у графі 8 коду застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, якому ЄСВ на дохід нараховується за ставкою 22%, або «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю та якому ЄСВ на дохід нараховується за ставкою 8,41%.

Суму лікарняних відображають у додатку 1 звітності окремо від інших виплат із розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. У графі 10 зазначають місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць. Iнші графи, де відображені лікарняні за рядками, заповнюють в загальному порядку.

Звертаємо увагу, що графу 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком зі сумою лікарняних заповнюють лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графа 14 заповнюються в рядку, в якому відображається нарахована заробітна плата.

Тож у квітні місяці ІІ кварталу 2023 в додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ відображають тільки нараховану зарплату:

• у графі 8 наводять код застрахованої особи «1» (або «2»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який нараховано зарплата: 042023;
• у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах «30»;
• у графах 16 та 17 — всю суму нарахованої зарплати (5695,00 грн);
• у графі 20 — суму ЄСВ, нараховану на суму зарплати (1252,90 грн).

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

За травень місяць ІІ кварталу 2023 відображають і зарплату за травень та лікарняні за кввітень і травень, бо вони нараховані у травні, у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ так:

І-рядок відображається зарплата за травень 2023 р.:

• у графі 8 наводять код застрахованої особи «1» (або «2»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який нараховано зарплата: 042023;
• у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах «30»;
• у графах 16 та 17 — всю суму нарахованої зарплати (3495,65 грн);
• у графі 20 — суму ЄСВ, нараховану на суму зарплати (769,04 грн).

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІ-рядок відображаються лікарняні за квітень 2023 р.:

• у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 042023;
• у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (5 к.днів);
• у графах 16 та 17 — всю суму нарахованих лікарняних за квітень - 1089,80 грн;
• у графі 20 — суму ЄСВ, нараховану на суму лікарняних – 239,76 грн.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІІ-рядок відображаються лікарняні за травень 2023 р.:

• у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 052023;
• у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (15 к.днів);
• у графах 16 та 17 — всю суму нарахованих лікарняних за квітень - 3269,40 грн;
• у графі 20 — суму ЄСВ, нараховану на суму лікарняних – 719,27 грн.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

В даному випадку, потрібно проконтролювати, чи сплачено кожного місяця мінімальну суму ЄСВ і чи не потрібно його донараховувати та сплачувати. За квітень дохід працівника склав 6784,80 грн (5695,00 грн + 1089,80 грн), а за травень 6765,05 грн (3495,65 грн + 3269,40 грн), тож донараховувати ЄСВ до мінімального розміру не потрібно, бо отриманий дохід працівника більше мінімальної зарплати в обох місяцях.

Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ відображають одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101», бо ПКУ для потреб оподаткування лікарняних відносить їх до зарплати (пп. 169.4.1 ПКУ).

Тож якщо лікарняні виплачують у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то суму лікарняних та суму сплачених ПДФО і ВЗ у додатку 4ДФ відображають у тому звітному періоді, до якого входить місяць нарахування лікарняних (пп. 4 розділу IV Порядку №4).

Тому, у додатку 4ДФ за квітень 2023 р. потрапить лише зарплата:

• у графах 3а та 3 (5695,00 грн);
• у графах 4а та 4 нарахований та сплачений ПДФО (1025,10 грн);
• у графах 5а та 5 нарахований та сплачений ВЗ (85,43 грн).

У додатку 4ДФ за травень 2023 р. потрапить зарплата за травень та лікарняні за квітень і травень, відображатися це буде одним рядком (наразі фінансування від ПФУ відбувається вчасно):

• у графах 3а та 3 (7854,85 грн);
• у графах 4а та 4 нарахований та сплачений ПДФО (1413,87 грн);
• у графах 5а та 5 нарахований та сплачений ВЗ (117,82 грн).