Оренда вантажних автомобілів з екіпажем: документи, медогляди та графік роботи водіїв ФОП

Первинні документи при оренді транспортного засобу з екіпажем

ФОП, що надає послуги з оренди транспортного засобу з екіпажем, повинен належним чином оформлювати свою господарську діяльність первинними документами. Основними документами, що підтверджують факт надання послуг, є такі документи.

1. Договір оренди транспортного засобу з екіпажем

Це ключовий документ, що визначає права та обов'язки сторін, умови надання послуг, вартість, порядок розрахунків та інші істотні умови. Особливості оренди транспортного засобу вставновлені ст. 798 – ст. 805 ЦКУ.

Згідно з ч. 2 ст. 798 ЦКУ договором найму транспортного засобу може бути встановлено, що він передається у найм з екіпажем, який його обслуговує.

Відповідно до ст. 805 ЦКУ:

• Управління та технічна експлуатація транспортного засобу, переданого у найм з екіпажем, провадяться його екіпажем. Екіпаж не припиняє трудових відносин з наймодавцем. Витрати на утримання екіпажу несе наймодавець;
• Екіпаж транспортного засобу зобов'язаний відмовитися від виконання розпоряджень наймача, якщо вони суперечать умовам договору найму, умовам використання транспортного засобу, а також якщо вони можуть бути небезпечними для екіпажу, транспортного засобу, прав інших осіб;
• Законом можуть встановлюватися також інші особливості договору найму транспортного засобу з екіпажем.

Договір укладається у письмовій формі. Якщо однією зі сторін є фізична особа (включно з ФОП), договір підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ). Однак існує судова практика, яка вказує, що для договорів оренди за участю ФОП нотаріальне посвідчення не є обов'язковим (див. тут).

2. Акт приймання-передачі наданих послуг, рахунок-фактура (інвойс)

З точки зору ЦКУ для оренди складання актів не обов’язкове. Про це ми писали тут, тут.

Але має бути якийсь первинний документ, що фіксує послуги оренди для їх відображення в бухгалтерському обліку і для потреб оподаткування. Тому доречно складати акти та/або рахунки-фактури. По суті рахунки-фактури є первинним документом, який підтверджує надані послуги (див. тут). А тому якщо складається рахунок-фактура, додатково складати акти не обов’язково.

Щодо подорожніх листів та товарно-транспортних накладних (ТТН)

Відповідно до ст. 800 ЦКУ наймач самостійно здійснює використання транспортного засобу у своїй діяльності і має право без згоди наймодавця укладати від свого імені договори перевезення, а також інші договори відповідно до призначення транспортного засобу.

Тобто, при оренді автомобіль переходить у користування орендаря. Саме орендар використовує орендований автомобіль у своїй діяльності. А тому саме орендар має оформляти первинні документи, які підтверджують використання автомобіля у його господарській діяльності. Тож подорожні листи, товарно-транспортні накладні (ТТН) потрібні саме для орендаря, а не для орендодавця. 

Але договором оренди може передбачатися надання таких документів і для орендодавця. Таким чином, для орендодавця подорожні листи і ТТН будуть потрібні тільки в тому разі, якщо це передбачено договором оренди. В такому разі подорожні листи і ТТН будуть підтвердженням того, що переданий в оренду автомобіль використовується за призначенням згідно з договором оренди.

Проведення щозмінних медичних оглядів водіїв

Прямої відповіді на це питання в чинному законодавстві немає. Але давайте поміркуємо так:

Згідно з ч. 2 ст. 12 Закону про дорожній рух посадові особи, які відповідають за експлуатацію і технічний стан транспортних засобів, зобов'язані не допускати до керування транспортними засобами осіб, які не мають права на керування транспортним засобом відповідної категорії, не пройшли у встановлений строк медичного огляду, перебувають у стані алкогольного, наркотичного чи іншого сп'яніння або під впливом лікарських препаратів, що знижують їх увагу та швидкість реакції.

У разі оренди автомобіля за його технічний стан за загальним правилом відповідає орендар. В такому разі саме він має слідкувати за тим, чи пройдено медичний огляд водіями.

Згідно з ст. 45 Закону про дорожній рух медичний огляд проводиться з метою визначення здатності кандидатів у водії і водіїв до безпечного керування транспортними засобами. Зазначений огляд включає: попередні, періодичні, щозмінні передрейсові і післярейсові огляди, а також позачергові огляди, зумовлені необхідністю.

Порядок проведення медогляду встановлено Положенням №65/80.

Відповідно до пп. 1.4 цього Положення щозмінному передрейсовому та післярейсовому медичним оглядам підлягають водії транспортних засобів підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, фізичних осіб-підприємців, що здійснюють перевезення пасажирів та вантажів.

В ч. 1 ст. 805 ЦКУ зазначено, що витрати на утримання екіпажу несе наймодавець.

З наведеного можемо зрозуміти, що забезпечити проведення медогляду має орендодавець, а орендар має проконтролювати. Поряд з цим, на наш погляд, забезпечення проведення медогляду може бути покладено на орендаря згідно з договором оренди. 

В якому документі фіксується факт проходження медогляду?

Відповідно до пп. 4.6 Положення №65/80 результати проведеного передрейсового та післярейсового медичного огляду заносяться до Журналу щозмінного передрейсового та післярейсового медичних оглядів водіїв за формою згідно з додатком 3 до цього Положення. Медичний працівник власноруч заповнює усі графи Журналу, а водій ставить свій підпис у графі «Підпис водія про відсутність скарг». За наявності дорожнього листа медичним працівником робиться запис у ньому про результат контролю стану здоров'я водія автотранспортного засобу.

Таким чином, факт проходження медогляду фіксується в Журналі, який ведеться медичним закладом, в якому проводиться медогляд. Поряд з цим, якщо оформляється дорожній лист, відмітка про проходження медогляду робиться в цьому листі. 

Графік роботи водіїв, відрядження та узгодження з графіком наймача

Це питання ми частково розглядали тут.

Графік роботи водіїв встановлює їхній роботодавець, тобто ФОП, оскільки водії є його найманими працівниками. Це має відбуватися з дотриманням норм трудового законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України (КЗпП) та Положення про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженого наказом Мінтрансзв'язку від 07.06.2010 №340. 

Основні аспекти:

• Нормальна тривалість робочого часу: Не повинна перевищувати 40 годин на тиждень;
• Щоденна робота (зміна): Тривалість визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіками змінності, затвердженими ФОП (роботодавцем) за погодженням (за наявності) з профспілковим органом; 
• Облік робочого часу: ФОП зобов'язаний вести облік робочого часу водіїв;
• Договір оренди з екіпажем: В договорі оренди з екіпажем доцільно прописати умови, що стосуються режиму роботи водіїв, особливо якщо передбачаються відрядження або робота, що виходить за межі стандартного графіка. Екіпаж має право відмовлятися від виконання розпоряджень орендаря (замовника послуг), якщо вони суперечать умовам договору оренди, умовам використання транспортного засобу або можуть бути небезпечними; 
• Відрядження: Якщо робота водіїв пов'язана з поїздками за межі населеного пункту постійної роботи, такі поїздки оформлюються як відрядження. ФОП як роботодавець несе витрати, пов'язані з відрядженнями своїх працівників (добові, проживання, проїзд тощо). При цьому витрати на оренду автотранспорту під час відрядження (якщо працівник орендує авто за місцем відрядження) можуть бути відшкодовані за наявності підтвердних документів та зв'язку з господарською діяльністю. У випадку договору оренди з екіпажем, сам ФОП-орендодавець несе витрати на утримання екіпажу, включаючи відрядні;
• Узгодження з графіком замовника: Хоча ФОП встановлює графік роботи своїх водіїв, умови надання послуг замовнику (час подачі автомобіля, тривалість роботи на об'єкті замовника тощо) визначаються договором оренди. ФОП повинен так організувати роботу своїх водіїв, щоб забезпечити виконання умов договору з замовником, не порушуючи при цьому трудові права водіїв. Це може вимагати гнучкого графіку роботи, змінності, але завжди в межах законодавства.

Висновки:

Первинні документи: ФОП, що надає послуги оренди вантажних автомобілів з екіпажем, зобов’язаний оформлювати договір оренди (письмова форма, нотаріальне посвідчення необов’язкове для ФОП за судовою практикою) та акт приймання-передачі або рахунок-фактуру для підтвердження наданих послуг. Подорожні листи та ТТН потрібні орендарю, а для орендодавця — лише якщо передбачено умовами договору;

Медичні огляди: Орендодавець (ФОП) забезпечує проведення щозмінних передрейсових та післярейсових медоглядів водіїв, фіксуючи результати в Журналі медичного закладу та, за наявності, у дорожньому листі. Орендар контролює проходження оглядів, але відповідальність може бути перекладена на нього за договором; 

Графік роботи водіїв: ФОП встановлює графік роботи водіїв відповідно до КЗпП (не більше 40 годин на тиждень) та Положення №340. У відрядженнях витрати на екіпаж несе ФОП, а графік узгоджується з умовами договору оренди, не порушуючи трудові права водіїв.