Чи потрібно підписувати щомісячні акти наданих послуг з оренди приміщення фізособою?

Насамперед зазначимо, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені п. 44.1 ПКУ.

Мінфін у листах від 22.08.2017 р. №35210-07/23-3364/2658 та від 30.05.2016 р. №31-11410-09-10/15182 повідомляє, що правовідносини щодо нарахування та сплати орендної плати регулюються договором про оренду з урахування норм ЦКУ та ГКУ. Проте для підтвердження господарської операції з надання та отримання послуг з оренди майна протягом звітного періоду договору про оренду не достатньо, тому необхідне складання окремого первинного документа.

Для здійснення орендних платежів, як правило, складається акт наданих послуг, який є підставою для розрахунків, порядок яких визначається договором про оренду, та підписується посадовими особами орендодавця та орендаря.

ДФС в листі від 19.01.2016 р. №919/6/99-99-19-03-02-15 зазначає, що первинними документами, які підтверджують факт здійснення платником податку операції з постачання послуг з оренди майна за договором оренди, можуть бути:

• акт приймання-передачі послуг із оренди майна за відповідним договором оренди, який підтверджує факт надання таких послуг;
• платіжний документ, що підтверджує оплату за послуги із оренди майна.

Про те, що рахунок-фактура за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа (оскільки ним не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції), а має лише інформаційний характер, ДФС повідомила в ІПК від 14.11.2017 р. №2608/О/99-99-13-01-02-14/ІПК. 

Фактично рахунок-фактура є розрахунково-платіжним документом, що передбачає тільки виставлення певних сум до оплати покупцям за поставлені (фактично поставлені) товари чи надані (фактично надані) послуги. Факт отримання товарів (послуг) повинен бути підтверджений видатковою накладною постачальника або актом приймання-передачі виконаних робіт (послуг). 

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи (п. 2.14 Положення №88).

Отже, оскільки організація – орендар є найбільш зацікавленою стороною у підтвердженні своїх витрат звітного періоду первинними документами та своєчасній сплаті ПДФО і ВЗ, ніж фізична особа – орендодавець, то щомісячні акти з надання послуг оренди можуть складатися орендарем, як однією зі сторін договору оренди. 

Відповідно до ч. 5 ст. 762 ЦКУ плата за користування майном вноситься щомісячно, якщо інше не встановлено договором.

Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV ПКУ, відповідно до пп. 164.2.5 якого до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід від надання майна в лізинг, оренду або суборенду (строкове володіння та/або користування), визначений у порядку, встановленому п. 170.1 ПКУ.

ПДФО сплачується (перераховується) до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом щомісячно. Якщо оподатковуваний дохід нараховується податковим агентом, але не виплачується (не надається) платнику податку, то ПДФО, який підлягає утриманню з такого нарахованого доходу, підлягає перерахуванню до бюджету податковим агентом у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду (пп. 168.1.2 та 168.1.5 ПКУ).

Також читайте: Мінфін про документальне оформлення операцій з надання послуг (оренди майна)