Рішення колективу щодо продовження виконання обов’язків у разі встановлення «жовтого» рівня повітряної загрози документують за допомогою протоколу загальних зборів працівників. Законодавство не зобов’язує виготовляти спеціальний бланк, тому документ дозволяється оформлювати на загальному бланку юридичної особи або на стандартних білих паперових аркушах формату А4. При складанні формуляра доцільно орієнтуватися на примірну форму, затверджену наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2026 №1860/5, яка цілком відповідає нормам ДСТУ 4163:2020.
Склад обов'язкових реквізитів протоколу зборів включає:
- найменування підприємства (у суворій відповідності до установчих документів);
- назву виду документа (друкується напівжирними великими літерами — «ПРОТОКОЛ»);
- дату, індекс реєстрації, місце проведення заходу;
- короткий заголовок («загальних зборів трудового колективу»);
- безпосередньо змістовний текст і засвідчувальні підписи.
Зверніть увагу: протокол загальних зборів колективу набуває юридичної чинності одразу після підписання визначеними особами. На ньому категорично не проставляються гриф затвердження керівником компанії та відбиток круглої печатки.
Визначаючи реквізити, пам'ятайте про специфіку датування: датою документа визнається день фактичного проведення заходу, а не дата остаточного виготовлення чи узгодження формуляра. Якщо збори тривали більше однієї доби, фіксують період через тире (перший та останній робочий день). Реєстраційний номер являє собою порядковий індекс події в межах поточного діловодного року, нумерація щороку поновлюється з одиниці. Місцем складання вважають конкретний населений пункт, у якому фізично зібрався колектив (крім повністю дистанційних засідань).
Структура тексту протоколу розмежовується на вступ і виклад по суті:
У вступі зазначають головуючого, секретаря, запрошених фахівців і присутніх. Якщо на зборах присутні понад 15 співробітників, їх кількість фіксують узагальнено (словами та цифрами), а поіменний список виносять у додаток. Тут же наводиться порядок денний.
Основна частина формується за класичною схемою розділів: «СЛУХАЛИ» – «ВИСТУПИЛИ» – «ВИРІШИЛИ» (або «УХВАЛИЛИ»), які записуються без лапок великими літерами від краю лівого поля. Текст виступів викладається від третьої особи однини. Перед блоком ухвали обов'язково відображають підсумки голосування із зазначенням кількості голосів «за», «проти» й «утрималися».
Підписання протоколу здійснюється виключно секретарем і головуючим, причому діловодна практика вимагає зворотної послідовності: спочатку власний підпис проставляє секретар, а після цього — головуючий. Будь-які дописки, поправки чи виправлення в уже підписаному документі суворо заборонені.
Зразок протоколу можна подивитися в статті: «Протокол загальних зборів щодо роботи під час «жовтої» тривоги: правила оформлення за ДСТУ 4163:2020 + зразок».
Висновки
- Протокол зборів трудового колективу складається з дотриманням реквізитів ДСТУ 4163:2020 та не потребує додаткового затвердження керівником чи відбитка печатки;
- Датою протоколу виступає день проведення зборів, а його номером — порядковий індекс заходу в поточному календарному році, починаючи щороку з одиниці;
- Документ підписують секретар і головуючий зборів, після чого внесення будь-яких правок чи доповнень до тексту є неприпустимим.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
