Законодавство про бухгалтерський облік прямо не забороняє використовувати ініціали та прізвище, однак вимагає, щоб особу можна було однозначно ідентифікувати. Щоб уникнути будь-яких ризиків та суперечок, надійною практикою є вказування повного імені та прізвища.
Обґрунтування
Вимоги до обов'язкових реквізитів первинних документів встановлені ч.2 ст. 9 Закону про бухоблік та пп. 2.3 Положенням №88.
Згідно з цими нормами, первинний документ повинен містити, серед іншого:
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Основна вимога — можливість ідентифікації. Ключовим критерієм є не форма написання імені (повністю чи з ініціалами), а можливість безпомилково встановити, хто саме підписав документ. Зазвичай, поєднання посади, прізвища, ініціалів та підпису є достатнім для ідентифікації особи в межах конкретного підприємства.
Неістотні недоліки: Навіть якщо розглядати використання ініціалів як недолік, він, найімовірніше, буде визнаний неістотним. Підпункт 2.3 Положення №88 прямо вказує, що неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не перешкоджають ідентифікації особи, яка брала участь в операції.
Практика діловодства: Варто зазначити, що правила діловодства для організаційно-розпорядчих документів є більш суворими. Наприклад, Правила організації діловодства №1000/5, п. 2 гл. 8 розд. ІІ вимагають, щоб підпис складався з назви посади, особистого підпису, власного імені і прізвища. Хоча ці правила прямо не поширюються на первинні бухгалтерські документи, вони відображають загальний стандарт оформлення офіційних документів в Україні.
Висновок: Прямої заборони на використання ініціалів у первинних документах немає. Головне — щоб особу можна було ідентифікувати. Однак, щоб уникнути потенційних запитань з боку контролюючих органів чи контрагентів, рекомендується вказувати повне ім'я та прізвище посадових осіб, відповідальних за операцію. Це відповідає загальноприйнятим стандартам діловодства та мінімізує ризики.
Увага! Ця відповідь надана новим сервісом ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту» та перевірена фахівцями редакції.
Спробуйте сервіс просто зараз і переконайтесь у його зручності.
Поставте ваше запитання