Оформлення первинних документів: ініціали чи повне ПІБ

Законодавство про бухгалтерський облік прямо не забороняє використовувати ініціали та прізвище, однак вимагає, щоб особу можна було однозначно ідентифікувати. Щоб уникнути будь-яких ризиків та суперечок, надійною практикою є вказування повного імені та прізвища.

Обґрунтування

Вимоги до обов'язкових реквізитів первинних документів встановлені ч.2 ст. 9 Закону про бухоблік та пп. 2.3 Положенням №88.

Згідно з цими нормами, первинний документ повинен містити, серед іншого:

• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Основна вимога — можливість ідентифікації. Ключовим критерієм є не форма написання імені (повністю чи з ініціалами), а можливість безпомилково встановити, хто саме підписав документ. Зазвичай, поєднання посади, прізвища, ініціалів та підпису є достатнім для ідентифікації особи в межах конкретного підприємства.

Неістотні недоліки: Навіть якщо розглядати використання ініціалів як недолік, він, найімовірніше, буде визнаний неістотним. Підпункт 2.3 Положення №88 прямо вказує, що неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не перешкоджають ідентифікації особи, яка брала участь в операції.

Практика діловодства: Варто зазначити, що правила діловодства для організаційно-розпорядчих документів є більш суворими. Наприклад, Правила організації діловодства №1000/5, п. 2 гл. 8 розд. ІІ вимагають, щоб підпис складався з назви посади, особистого підпису, власного імені і прізвища. Хоча ці правила прямо не поширюються на первинні бухгалтерські документи, вони відображають загальний стандарт оформлення офіційних документів в Україні.

Висновок: Прямої заборони на використання ініціалів у первинних документах немає. Головне — щоб особу можна було ідентифікувати. Однак, щоб уникнути потенційних запитань з боку контролюючих органів чи контрагентів, рекомендується вказувати повне ім'я та прізвище посадових осіб, відповідальних за операцію. Це відповідає загальноприйнятим стандартам діловодства та мінімізує ризики.