Які мають бути первинні документи по зарплаті у роботодавця?

Первинні документи

Традиційно первинним документом для фіксування господарської операції з нарахування заробітної плати є розрахункова відомість, а для фіксування операції з виплати заробітної плати у готівковій формі — платіжна відомість (відомість на виплату грошей або видаткова відомість). Вони є підставою для бухгалтерського обліку відповідних операцій — нарахування та виплати заробітної плати (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік), і саме про них ми розповімо далі.

Частиною 2 ст. 9 Закону про бухоблік визначено перелік обов'язкових реквізитів.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).

З урахуванням потреб роботодавця можна використовувати документи, що були розроблені самостійно. Та в них повинні бути реквізити, які передбачені Законом про бухоблік.

Розрахунок і виплата зарплати

Наказом №489  затверджені розрахунково-платіжні відомості (типові форми № П-6 та № П-7). Але  типові форми № П-6 та № П-7 не є первинними документами, оскільки в них відсутні обов'язкові реквізитів, такі як підпис одержувача, підпис керівника підприємства та ін.

Для виплати заробітної плати використовують відомість на виплату грошей (абз. 2 п. 18 розд. ІІ Положення №148).

Виплату заробітної плати можна також оформлювати видатковим касовим ордером (ВКО) або перераховувати на картки працівників.

Що слід обов’язково робити 

Типові форми №П-6 та П-7 не є обов’язковими, але є ряд дій, які слід робити обов’язково.

Згідно з ст. 30 Закону про оплату праці, при кожній виплаті заробітної плати роботодавець повинен повідомити працівника про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:

а) загальна сума заробітної плати з розшифровкою за видами виплат;

б) розміри і підстави відрахувань із заробітної плати;

в) сума заробітної плати, що належить до виплати.

А також роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. 

А також при звільненні, згідно з ст. 47 КЗпП слід видавати працівникам письмове повідомлення про нараховані та виплачені  суми при звільненні 

Отже, на розсуд роботодавця можна по заробітній платі роздруковувати лише зведену відомість щомісячно. Про це можна зазначити в Положенні про оплату праці або в Наказі про облікову політику.  Але обов’язково, згідно із Законом про оплату праці працівників слід повідомляти про загальну суму заробітної плати з розшифровкою за видами виплат, розміри і підстави відрахувань із заробітної плати, сума заробітної плати, що належить до виплати. А також при звільненні пам’ятати роботодавцю, що він має видавати письмові повідомлення про нараховані та виплачені  суми при звільненні.

***

Також ми писали тут: Первинні документи з обліку зарплати