Печатка на різних примірниках ТТН перевізника

Обов'язкові реквізити ТТН

Товарно-транспортна накладна (ТТН) є первинним документом, що підтверджує факт перевезення. Її юридична сила залежить від наявності всіх обов'язкових реквізитів. Вичерпний перелік таких реквізитів встановлено у ст. 48 Закону України «Про автомобільний транспорт». До них належать:

• дата і місце складання;
• вантажовідправник (повне найменування, код);
• автомобільний перевізник (повне найменування, код, ПІБ та посвідчення водія);
• вантажоодержувач (повне найменування, код);
• транспортний засіб (марка, модель, номер, параметри);
• пункти завантаження і розвантаження.

Печатка перевізника не входить до переліку обов'язкових реквізитів ТТН, визначених законом. Отже, її наявність чи відсутність не впливає на чинність документа, якщо всі інші обов'язкові дані заповнені коректно.

Ідентичність примірників ТТН

ТТН складається у кількох примірниках: для вантажовідправника, вантажоодержувача та перевізника (пп. 11.5 Правил №363 – про печатку ці Правила взагалі не згадують).

Ідентичність цих примірників полягає у тому, що вони повинні містити однакову інформацію про суть господарської операції: хто, що, куди, коли і на якому транспорті перевозив. Проставлення вами додаткової печатки «для документів» на власному примірнику після завершення перевезення є внутрішньою процедурою (візуванням для цілей обліку) для вашого діловодства і не змінює відомостей про саму операцію.

Неістотні недоліки в первинних документах

Навіть, якщо розглядати різницю в наявності печатки як недолік, він є неістотним. Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції. Головна умова — щоб такі недоліки не перешкоджали ідентифікації учасників операції, дати, змісту та обсягу операції.

Ваша внутрішня печатка «для документів» жодним чином не заважає ідентифікувати всі ці ключові елементи, які є однаковими на всіх примірниках ТТН.

Різниця між печатками та штампами

Нагадаємо, що печаткою називають спеціальний інструмент, який засвідчує справжність документів, підписів та надає їм офіційного статусу. Її використовують фізичні та юридичні особи на підприємствах, в державних структурах, медичних закладах тощо. 

Відповідно до пп. 5.23 ДСТУ 4163 юридичні особи, що відповідно до положення (статуту) мають гербову печатку або основну круглу печатку юридичної особи із зазначенням найменування та ідентифікаційним кодом ЄДРПОУ, можуть засвідчувати на документі підпис посадової (відповідальної) особи. 

Перелік документів, підписи на яких потрібно скріплювати печаткою юридичної особи, визначає юридична особа на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства. 

Інші види печаток (структурних підрозділів (служби діловодства, бухгалтерії, кадрової служби тощо), для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо), металеві печатки (для опечатування приміщень, шаф, сейфів)), їх кількість та порядок застосування юридичною особою визначають в інструкції з діловодства, тобто, внутрішніми документами юрособи та не мають жодного відношення до відносин з контрагентами.

Висновок:  Проставлення додаткової внутрішньої печатки на вашому примірнику ТТН не є порушенням і не робить документи неідентичними з юридичної точки зору. Ви не зобов'язані повідомляти про це замовника чи ставити таку ж печатку на його примірнику. Головне — щоб усі обов'язкові реквізити, підписи відповідальних осіб (вантажовідправника, водія, вантажоодержувача) та інформація про вантаж і маршрут на всіх примірниках збігалися.