Так, рахунок-фактуру (інвойс) можна враховувати як первинний документ для підтвердження факту отримання послуг, але за дотримання двох ключових умов: він має бути оплачений, а також містити всі обов’язкові реквізити первинного документа, передбачені законом.
Обґрунтування
Законодавство України дозволяє використовувати оплачений рахунок-фактуру замість акта приймання-передачі для більшості послуг. Ця позиція підтверджена Міністерством фінансів та податковими органами.
1. Умови, за яких рахунок-фактура є первинним документом
Щоб рахунок-фактура мав силу первинного документа, він повинен відповідати двом вимогам:
Наявність обов'язкових реквізитів. Документ має містити всі реквізити, визначені у ч. 2. ст. 9 Закону про бухоблік:
- назву документа («Рахунок-фактура» або «Інвойс»);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ (виконавця);
- зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції (наприклад, «Консультаційні послуги, 2 години»);
- посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції з боку виконавця;
- особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу-виконавця. Підпис замовника на рахунку не є обов'язковим.
Факт оплати. Оплата рахунку замовником свідчить про його згоду з фактом надання та обсягом послуг. Ця позиція неодноразово підтверджувалася, зокрема, у листі Мінфіну від 24.03.2023 р. №41010-06-5/7983. Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжна інструкція, банківська виписка, касовий чек тощо.
2. Роль договору
Сторони можуть самостійно визначити у договорі, який документ підтверджуватиме факт надання послуг. Якщо в договорі прямо зазначено, що таким документом є оплачений рахунок-фактура, це усуває будь-які потенційні непорозуміння. Для додаткової надійності до тексту рахунку можна додати фразу: «Оплата цього рахунку підтверджує факт повного та належного надання послуг і відсутність претензій з боку Замовника».
3. Коли акт є обов'язковим або доцільним
Існують ситуації, коли використання лише рахунку-фактури є неможливим або ризикованим:
- Будівельний підряд: Передання та приймання робіт обов'язково оформлюється актом, підписаним обома сторонами, що прямо передбачено ч. 4 ст. 882 ЦКУ;
- Вимога договору: Якщо договір прямо вимагає складання акта, його потрібно складати;
- Складні або поетапні послуги: Для уникнення спорів щодо обсягу виконаних робіт на кожному етапі доцільно складати акт;
- Окремі види послуг: Для деяких послуг, наприклад телекомунікаційних, законодавство прямо передбачає складання рахунку, а не акта (п. 74 Правил надання та отримання телекомунікаційних послуг, затверджених Постановою КМУ від 11.04.2012 р. №295).
Таким чином, для більшості поширених послуг (консультаційних, інформаційних, бухгалтерських, маркетингових тощо) належно оформлений та оплачений рахунок-фактура є повноцінною заміною акта приймання-передачі.
***
Читайте також: Рахунок-фактура: зразок бланку, інструкція із заповнення, та коли він потрібен
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
