Чи може працівник підприємства-аутсорсера з бухобліку підписувати первинні документи замовника?

Типової форми договору надання бухгалтерських послуг (або аутсорсингу бухобліку) немає, тож сторони можуть скласти його самостійно. Але оскільки йдеться про послуги, то такий договір має відповідати вимогам ст. 901 — 907 ЦКУ. Зокрема, у договорі має бути чітко визначено обсяг послуг, які надаються виконавцем (наприклад, складання фінансової та податкової звітності, а також звітності до державних цільових фондів, складання або перевірка, обробка первинних документів тощо). Також у договорі слід детально прописати відповідальність аутсорсера за помилки при веденні обліку.

Одне з питань, які постають перед замовниками бухгалтерського аутсорсингу, — це питання щодо права підпису виконавця на складених первинних документах і звітності. Чи може особа, яка не є працівником підприємства, ставити свій підпис на них? Згідно з п. 2.4 Положення №88, до обов'язкових реквізитів первинних документів належать посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення. Здебільшого саме ці особи і ставлять свій підпис у первинних документах. Оскільки аутсорсер в особі працівників аутсорсера не є особою підприємства, яка здійснює госпоперації та відповідає за них, то такі працівники не мають права підпису у первинних документах.

Натомість стосовно звітності ситуація дещо інша. Закон про бухоблік не обмежує аутсорсера в праві підписувати фінансову звітність. Чинні форми фінансової звітності передбачають підпис як керівника підприємства, так і його головного бухгалтера. Але оскільки аутсорсер є особою, яка заміняє (по суті, виконує обов'язки) головного бухгалтера, то, згідно з договором про надання бухгалтерських послуг, він може підписувати фінансову звітність. Отже, аутсорсер повинен підписувати фінансову звітність, якщо уклав договір, яким такий обов'язок передбачено, — невиконання договору потягне за собою відповідальність перед замовником. Пункт 48.3 ПКУ говорить про те, що до обов'язкових реквізитів податкової звітності юросіб належать підписи, ініціали, прізвища та реєстраційні номери облікових карток (або паспортні дані) посадових осіб платника податків. Тож у податковій звітності підпис аутсорсера не передбачено.

Згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів. Аналогічно  згідно з пп. 36.5 ПКУ, відповідальність за невиконання або неналежне виконання податкового обов'язку несе платник податків (крім випадків, визначених законодавством). А податковим обов'язком визнається обов'язок платника податку обчислити, задекларувати та/або сплатити суму податку та збору в порядку і строки, визначені ПКУ, законами з питань митної справи (пп. 36.1 ПКУ). Тобто договір договором, а перед державою за ведення бухгалтерського та податкового обліку відповідатиме не аутсорсер, а його замовник.

Таким чином, на думку автора, кадрові документи та документи з нарахування зарплати працівник компанії-аутсорсера підписувати не може. Він виконує технічну роботу – веде кадровий облік та нараховує зарплату на підставі первинних документів, складених та підписаних працівниками компанії-замовника, а саме на підставі табелів обліку робочого часу, нарядів на виконані роботи, штатного розкладу, листків непрацездатності, наказів про прийом, звільнення, відпустки тощо. Відомості з нарахування заробітної плати, що складені аутсорсером, можуть передаватися замовнику за актом, у якому аутсорсер свідчить, що відомості складені відповідно до вимог законодавства та первинних документів, наданих замовником. Замовник має право перевірити правильність нарахування зарплати, зробленого аутсорсером – наприклад, чи правильно застосовані оклади зі штатного розпису, чи враховано всі наряди тощо. Звісно, замовник наймає аутсорсера не для того, щоб перевіряти за ним кожну цифру, тож у договорі слід прописати відповідальність аутсорсера за помилки, як ми і зазначали на початку. Зарплатні відомості з боку замовника може підписувати особа, відповідальна за прийом виконаної роботи аутсорсером. У разі виявлення помилок, нарахування штрафів замовник виставляє претензію аутсорсеру згідно договору.

Що стосується касових документів, то аутсорсер не може підписувати жодного касового документа, якщо він не є відповідальним працівником замовника, він тільки відображає готові касові документи в обліку. Якщо у замовника є каса, то повинна бути і відповідальна особа, яка виконує обов’язки касира, і відповідно, підписує касові ордери та формує касову книгу. Про це ми писали тут, тут та тут>>

Як і будь-які інші послуги, аутсорсинг бухгалтерського обліку потребує складання актів приймання-передачі наданих послуг. Типової форми такого акта, знову ж таки, немає, але оскільки це первинний документ, то він має складатися згідно з вимогами і містити всі обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.

В бухгалтерському обліку замовника аутсорсингові послуги з ведення обліку належать до адміністративних витрат (п. 18 П(С)БО 16). Нараховують такі витрати за датою складання відповідного акта про надання послуг, коли з'являється зобов'язання перед виконавцем щодо оплати його послуг (п. 5 П(С)БО 16, пп. 138.5 ПКУ).