Страхування для закордонного відрядження за електронним договором: що з первинними документами?

Запитання:

За страхування працівників під час закордонних відряджень сплачуються кошти страховій компанії, яка надає оригінал рахунку з мокрою печаткою та надсилає на електронну пошту електронний договір страхування відряджених на 35 сторінках. Оригінал договору з мокрою печаткою страхова компанія не надає. Які первинні документи необхідні для віднесення на витрати коштів, сплачених за страхування відряджених співробітників?

Відповідь:

Відповідно до абз. 2 пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема:

• обов'язкове страхування;
• інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в т. ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Зазначені вище витрати не є об'єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді страхових полісів тощо.

ДПС в ІПК від 05.12.2018 р. №5105/6/99-99-13-02-03-15/ІПК та від 05.12.2018 р. №5104/6/99-99-13-02-03-15/ІПК повідомляє, що не є об'єктом оподаткування ПДФО та ВЗ сума відшкодованих роботодавцем витрат платнику податків – фізичній особі, понесених ним у зв'язку з відрядженням. При цьому обов’язковою умовою є наявність підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, та документів, які підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця. Крім зазначених вимог, мають бути виконані всі інші вимоги, встановлені пп. 170.9 ПКУ.

Страховий платіж (страховий внесок, страхова премія) в ч. 1 ст. 10 Закону №85/96-ВР визначено як плату за страхування, яку страхувальник зобов'язаний внести страховику згідно з договором страхування.

Нормами ч. 1 ст. 16 Закону №85/96 передбачено, що договір страхування – це письмова угода між страхувальником і страховиком, згідно з якою страховик бере на себе зобов'язання у разі настання страхового випадку здійснити страхову виплату страхувальнику або іншій особі, визначеній у договорі страхування страхувальником, на користь якої укладено договір страхування (подати допомогу, виконати послугу тощо), а страхувальник зобов'язується сплачувати страхові платежі у визначені строки та виконувати інші умови договору.

Договори страхування укладаються відповідно до правил страхування та повинні містити істотні умови, перелік яких наведено в ч. 3 ст. 16 Закону №85/96.

Вимоги до письмової форми правочину встановлені ст. 207 ЦКУ, відповідно до яких правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у т. ч. електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони.

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку.

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами).

Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Отже, для документальним підтвердженням витрат зі страхування працівників, відряджених за кордон, в ситуації, що розглядається, є:

• договір страхування (або поліс), вчинений у письмовій формі, в т.ч. якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у т. ч. електронних), якими обмінялися сторони (про те, що первинним документом у взаємовідносинах двох сторін (страховик, страхувальник) є договір страхування, див. тут);
• документ, який підтверджує сплату страхового платежу.

Щодо електронної форми договору: відповідно до п. 12 ст. 11 Закону про електронну комерцію, електронний договір, укладений шляхом обміну електронними повідомленнями, підписаний у порядку, визначеному ст. 12 Закону про електронну комерцію, вважається таким, що за правовими наслідками прирівнюється до договору, укладеного у письмовій формі. Кожний примірник електронного документа з накладеним на нього підписом, визначеним ст. 12 цього Закону про електронну комерцію, є оригіналом такого документа.

Лише за наявності вказаних документів сума витрат на страхування працівників, відряджених закордон, не є об'єктом оподаткування ПДФО та ВЗ.