Оперативна оренда ТЗ: які первинні документи потрібні для формування витрат?

Відповідно до п. 138.2 ПКУ витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II ПКУ. Не включаються до складу витрат витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими первинними документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку (пп. 139.1.9 ПКУ).

Відповідно до ч. 2 ст. 3 Закону України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон №996), податковий облік базується на даних бухобліку. Частинами 2 і 3 ст. 9 Закону №996 передбачено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факт здійснення госпоперації.

Документами при здійсненні операцій з оперативної оренди є:

1) договір, оформлений належним чином;

2) акт приймання-передачі майна (наприклад, передача автотранспорту в оперативну оренду);

3) акт приймання-передачі наданих послуг (оренда автотранспорту);

4) рахунок, що надається орендодавцем для оплати зазначених послуг;

5) інші документи, що підтверджують виконання послуг.

У разі передачі автомобіля в оренду орендодавець повинен надати орендареві відповідну технічну документацію на такий транспортний засіб.

Відповідно до п. 16 Порядку №1388 «за бажанням власника транспортного засобу — фізособи надати право керування таким засобом іншій фізособі чи за бажанням фізичної або юридичної особи, якій власник транспортного засобу передав у встановленому порядку право користування та (або) розпорядження транспортними засобами, підрозділ Державтоінспекції видає за зверненням такого власника тимчасовий реєстраційний талон на строк, зазначений у його заяві або документах, що підтверджують право користування та (або) розпорядження транспортним засобом».

Копія документа, що підтверджує право користування та (або) розпорядження транспортними засобами, додається до матеріалів, необхідних для оформлення тимчасового реєстраційного талона.

Оскільки до складу витрат може бути віднесено лише ті витрати, що підтверджуються первинними документами, які відповідають всім умовам бухобліку щодо їх оформлення, то для формування витрат, що враховуються при визначенні об'єкта оподаткування, у разі здійснення господарської операції з оренди автотранспорту платник податку повинен оформити тимчасовий реєстраційний талон, який підтвердить право використання орендованого транспортного засобу.

ДПА у Житомирській області

А що на практиці?

Ще раз зауважимо, що відповідно до п. 16 Порядку державної реєстрації (перереєстрації), зняття з обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів, мотоколясок, інших прирівняних до них транспортних засобів та мопедів, затвердженого постановою КМУ від 07.09.98 р. №1388 (далі — Порядок №1388), за бажанням власника транспортного засобу при передачі права користування і/або розпорядження транспортними засобами, підрозділ Державтоінспекції видає за зверненням такого власника тимчасовий реєстраційний талон на строк, зазначений у його заяві або документах, що підтверджують право користування та/або розпорядження транспортним засобом.

Дещо раніше п. 15 Порядку №1388 містив однозначну вимогу щодо оформлення у такому разі тимчасового реєстраційного талона. Але така вимога була до 23.12.2009 р. — моменту викладення Порядку №1388 у редакції постанови КМУ від 23.12.2009 р. №1371. Тільки тоді бажання податківців бачити в орендаря тимчасовий реєстраційний талон хоча б мало під собою певне підґрунтя (див. лист ДПА у м. Києві від 24.11.2006 р. №976/10/31-106). Наразі наявність тимчасового реєстраційного талона не є обов'язковою відповідно до Порядку №1388, і вимога податківців щодо обов'язковості при здійсненні господарської операції з оренди автотранспорту оформлення тимчасового реєстраційного талона є дещо перебільшеною