Облік консультаційних послуг із суборенди нерухомості

Правомірність віднесення до витрат

Ключовою умовою для визнання витрат у податковому обліку є їх зв'язок з господарською діяльністю платника податків, тобто діяльністю, спрямованою на отримання доходу (див. пп. 14.1.36 ПКУ).

Зв'язок з господарською діяльністю

Оскільки основним видом діяльності вашого підприємства є надання майна в суборенду, консультаційні послуги щодо організації орендних відносин, контролю платежів та ведення переговорів безпосередньо пов'язані з вашою основною діяльністю. Метою таких послуг є оптимізація процесів, що має призвести до збереження або збільшення доходу.

Наявність штатних працівників

Той факт, що у штаті є менеджери та бухгалтери, сам по собі не забороняє залучати сторонніх консультантів. Підприємство самостійно визначає доцільність залучення зовнішніх фахівців для вирішення специфічних завдань, отримання незалежної оцінки або для виконання роботи, що виходить за межі компетенції чи завантаженості штатних працівників. Головне — бути готовим обґрунтувати, чому виникла потреба у послугах саме цього виконавця.

Отже, витрати є правомірними, якщо послуги реально надавалися і були спрямовані на отримання економічної вигоди.

Ризики претензій з боку ДПС щодо деталізації послуг

Ризик є високим. Податкові органи приділяють особливу увагу операціям з надання консультаційних, маркетингових та інформаційних послуг, особливо якщо вони мають фіксовану щомісячну вартість та узагальнене формулювання.

Вимоги до первинних документів

Кожна господарська операція повинна бути підтверджена первинними документами, які мають містити всі обов'язкові реквізити, зокрема зміст та обсяг господарської операції (див. ст. 9 Закону про бухоблік).

Недостатня деталізація

Формулювання «консультаційні послуги щодо орендних відносин» є занадто загальним. Податковий інспектор може поставити під сумнів реальність надання таких послуг (кваліфікувати операцію як фіктивну) на підставі того, що з акта неможливо встановити, які саме дії були виконані, в якому обсязі та яка їхня користь для підприємства.

Щоб мінімізувати ризики, рекомендується:

• Деталізувати акти: В актах наданих послуг слід максимально детально розписувати зміст операцій. Наприклад: «Аналіз 5 проектів договорів суборенди на предмет податкових ризиків», «Проведення переговорів з потенційним суборендарем ТОВ "Альфа"», «Розробка рекомендацій щодо оптимізації графіку орендних платежів».
• Додавати підтверджуючі документи: До актів варто долучати детальні звіти виконавця, роздруківки електронного листування, протоколи зустрічей, проекти розроблених документів тощо. Це доводитиме факт реального надання послуг.

Класифікація витрат у бухгалтерському обліку

Оскільки надання нерухомості в суборенду є вашим основним видом діяльності, витрати на консультаційні послуги, безпосередньо пов'язані з цією діяльністю, мають формувати собівартість наданих послуг.

Собівартість послуг (рахунки 23, 903) 

Витрати, пов'язані з наданням послуг оренди, накопичуються за дебетом рахунку 23 «Виробництво». У момент визнання доходу від надання послуг суборенди ці витрати списуються на дебет рахунку 903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг». Такий підхід відповідає логіці, за якою витрати мають бути зіставлені з доходами, для отримання яких вони були понесені.

Адміністративні витрати (рахунок 92)

Віднесення цих витрат на рахунок 92 «Адміністративні витрати» було б некоректним. Адміністративні витрати — це загальногосподарські витрати, пов'язані з управлінням та обслуговуванням підприємства в цілому (наприклад, зарплата директора, оренда головного офісу, юридичні послуги загального характеру). Послуги, що стосуються безпосередньо процесу надання основного виду послуг (суборенди), є виробничими витратами.

Висновки:

1. Витрати на консультаційні послуги правомірні — вони безпосередньо пов’язані з господарською діяльністю (суборенда), а наявність власних менеджерів/бухгалтерів не забороняє залучати зовнішніх консультантів;
2. Високий ризик претензій податкової через узагальнене формулювання та фіксовану щомісячну суму — необхідна максимальна деталізація в актах + додавання підтверджуючих документів (звіти, листування, протоколи тощо);
3. Витрати відносяться до собівартості послуг (рах. 23 → 903), а не до адміністративних витрат (рах. 92), бо безпосередньо пов’язані з основною діяльністю — наданням суборенди.