Відшкодування витрат на відрядження із запізненням: відображаємо в обліку

Ситуація справді складна, адже через відсутність інших витрат (точніше, документів, які б їх підтверджували) працедавець вирішив не вимагати від працівника авансового звіту. Він вважав: якщо немає підтвердних документів, то навіщо оформлювати «пустишку»? Чи мав рацію працедавець? Розглянемо далі.

Згідно зі ст. 121 КЗпП, працівник має право на добові за час відрядження. Але КЗпП не встановлює порядку визначення часу перебування працівника у відрядженні. Так, згідно з п. 4 розділу II Iнструкції №59, сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються. I хоча для недержавних підприємств Iнструкція №59 не є обов'язковою для виконання, аналогічна норма міститься і в пп. 140.1.7 ПКУ. Втім, і вимоги ПКУ щодо оформлення відрядження стосуються лише підтвердження права на податкові витрати. Отже, формально, для нарахування та виплати добових, як цього вимагає ст. 121 КЗпП, достатньо наказу про відрядження — він скеровує працівника у відрядження і встановлює його строки, протягом яких працівник має право на добові.

Але найчастіше добові нараховуються на підставі наказу про відрядження та авансового звіту працівника. Мало того, вважається, що одного наказу про відрядження для того, щоб нарахувати витрати по ньому, недостатньо. Потрібні документи, які б підтверджували факт того, що відрядження справді відбулося. Одним із таких документів, радше за звичкою, вважається авансовий звіт працівника. Хоча фактично авансовий звіт нічого не підтверджує, ним працівник лише звітує про понесені витрати. А підтвердними є первинні документи, які працівник подає разом із авансовим звітом, — це квитанції, квитки тощо.

Чи обов'язково подавати авансовий звіт, якщо аванс на відрядження не надавався? Чинне законодавство, що б не стверджували податківці у своїх роз'ясненнях, не висуває такої вимоги. Водночас працівник мав виконати наказ працедавця, поїхати у відрядження та відзвітувати після повернення з нього у строки і за формою, зазначеною у наказі (якщо у наказі було таке зазначення). Виконання власних наказів повинен контролювати сам працедавець. I якщо подання авансового звіту було встановлене наказом про відрядження, а авансовий звіт не було вчасно надано, маємо ситуацію, в якій порушень припустилися обидві сторони — і працедавець, і працівник.

Тепер щодо відповідальності, встановленої законодавством. Пунктом 170.9 ПКУ встановлено строки, протягом яких працівник має подати авансовий звіт. Щодо відрядження, за яким аванс було надано, то це 5 банківських днів після його завершення. Для працедавця, який не проконтролював подання авансового звіту і допустив його прострочення, встановлено відповідальність (п. 1 Указу №436). Але застосовується вона лише у тому разі, якщо на відрядження видано аванс — адже штраф встановлено у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум. А оскільки аванс на відрядження видано не було, працедавець цього штрафу не сплачуватиме.

Припустімо, що працедавець затвердить такий авансовий звіт і виплатить працівнику добові (адже право на них працівник за ст. 121 КЗпП має). Розгляньмо податковий облік такої виплати.

ПДФО. Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, працедавець є податковим агентом щодо суми, виданої платникові податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 ПКУ строку (стосовно відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з розділом III ПКУ). Оскільки авансу на відрядження не було, то працівник і не порушував строків повернення надміру витрачених коштів. А отже, формально немає підстав і для нарахування ПДФО. Але на практиці під час податкової перевірки працівники Міндоходів фіскально розглядають такі випадки і вважають: якщо є порушення строків звітування за відрядженням, то суми, які відшкодовуються працівнику за таким авансовим звітом, мають бути оподатковані ПДФО. Сміливі працедавці можуть оспорювати таку позицію податківців у суді, адже пп. 170.9.2 — 170.9.3 ПКУ встановлюють строки подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. А якщо авансу на відрядження працівнику надано не було, підзвітних коштів він не отримав, тож строки, встановлені ПКУ, на нього не поширюються.

Податок на прибуток. Податкові витрати на відрядження, як передбачає пп. 140.1.7 ПКУ, мають бути не лише понесені, а й документально підтверджені. Але для добових цією нормою ПКУ встановлено, що ці витрати не потребують документального підтвердження. А отже, наказу про відрядження достатньо для нарахування сум добових та віднесення їх до витрат на відрядження. Решта документів (оскільки інші витрати за цим відрядженням не були понесені) є, на думку автора, бажаними, але не обов'язковими. Не встановлює пп. 140.1.7 ПКУ і переліку чи вимоги щодо «інших первинних документів», крім наказу про відрядження, за якими обов'язково потрібно визначати суми добових, що відносяться до податкових витрат. Тож, на думку автора, підстави для включення витрат у сумі добових до податкових підприємство має. Хоча не виключено, що перевіряльники з ДПI займуть фіскальну позицію, і доводити право на податкові витрати підприємству доведеться у суді.