Несвоєчасне повернення спецодягу при звільненні: які наслідки?

Придбаний спецодяг для працівників є власністю роботодавця, обліковуються як інвентар (або як МШП або як ОЗ (МНМА)) та підлягає обов’язковому поверненню працівниками. Вибір групи активів залежить від строку експлуатації спецодягу.

У випадку неповернення працівником при звільненні спецодягу, строк використання якого не закінчився, то:

1) працівник мав би компенсувати його вартість роботодавцю. При  цьому ЄСВ не нараховується, ПДФО та ВЗ не утримуються.  

2) роботодавець міг подарувати спецодяг працівнику. Тут у працівника виник би дохід (пп. 164.2.17 ПКУ) у вигляді додаткового блага у негрошовій формі (пп. 164.5 ПКУ), тобто базою оподаткування ПДФО була б вартість доходу, розрахована за звичайними цінами помножена на натуральний коефіцієнт (1,219512). Крім того, з цього доходу (без натурального коефіцієнта) потрібно було утримати ВЗ. Такий подарунок знайшов би відображення у Додатку 4ДФ за ознакою «126». Додаткові блага не належать до фонду оплати праці, тому ЄСВ на вартість спецодягу не нараховувалася. Також, в такій ситуації, виникли би і ПЗ з ПДВ (пп. 14.1.191 ПКУ, абз. 2 п. 188.1 ПКУ) та дві податкові накладні (за Порядком №1307), які мали б бути зареєстровані в ЄРПН. 

Оскільки, в даній ситуації, працівник повернув спецодяг (хоч вже і після звільнення), то таке повернення, без наслідків, можна відобразити як повернення з одночасною видачою цього спецодягу іншому працівникові, без виведення з експлуатації. Тобто відобразити повернення тільки в оперативному кількісному обліку та зробити відмітку в особистій картці (форма якої наведена в додатку 1 до Мінвимог №1804 (п. 9 розд. ІІІ Мінвимог №1804)) про своєчасне повернення спецодягу при звільненні.