Перекидання авансу між договорами з одним нерезидентом: як відобразити в обліку?

Описану ситуацію варто розглянути у двох варіантах:

Варіант 1. Аванс перерахований з помилковим призначенням платежу – вказано не той договір, за яким планується отримати послугу. Проте, за правильним договором послугу ще не надано.

Для такого випадку, на нашу думку, цілком можливий варіант листування з контрагентом-нерезидентом. Окрім цього, важливо врахувати, що ця операція перебуває на валютному контролі.

Тож, слід оформити пакет документів (хоча відсутні прямі норми чинного законодавства, можна застосувати звичай у міжнародному праві):

 Крок 1. Лист взаємного погодження

Скласти офіційний лист між сторонами (компанією-резидентом і нерезидентом), де:

• чітко зазначено номер і дату платіжного доручення,
• зазначено помилковий договір, за яким пройшов платіж,
• і правильний договір, за яким мають бути зараховані кошти.

Лист має бути погоджений обома сторонами - відправлений нерезиденту офіційно й отримана відповідь/підтвердження.

Зміст прикладу: "У зв’язку з технічною помилкою при здійсненні оплати за договором №___ від ___ повідомляємо, що оплата у сумі ___ EUR, здійснена платіжним дорученням №___ від , має бути зарахована як аванс за договором №від ___".

Крок 2. Внутрішній бухгалтерський документ

Підготувати службову записку або пояснювальну записку від відповідальної особи (бухгалтера або фінансиста) із поясненням ситуації. На підставі листа нерезидента внести коригування у бухобліку.

Крок 3. Надати документи банку (за потреби)

Може виникнути питання (особливо при валютному контролі та під час перевірки), чому платіж за одним контрактом, а документи — за іншим.

Тоді подаються:

• копії обох контрактів;
• лист/додаткова угода про перекидку коштів;
• пояснення підприємства.

Варіант 2.  У запитанні описано наступне: були перераховані кошти за послуги не за тим договором і було направлено лист про перекидку коштів за договором , за яким вже отримані послуги.

Отже, в даному випадку, ми маємо ситуацію, коли аванс оплачено за одним договором, а виконано (надано послугу) – за іншим.

Ця ситуація відповідає таким приписам ЦКУ, а саме: Кожна із сторін у зобов'язанні має право вимагати доказів того, що обов'язок виконується належним боржником або виконання приймається належним кредитором чи уповноваженою на це особою, і несе ризик наслідків непред'явлення такої вимоги (ч.2 ст. 527 ЦКУ).

Зобов'язання припиняється виконанням, проведеним належним чином (ст. 599 ЦКУ).

Зобов'язання припиняється зарахуванням зустрічних однорідних вимог, строк виконання яких настав, а також вимог, строк виконання яких не встановлений або визначений моментом пред'явлення вимоги (ч.1 ст. 601 ЦКУ).

Отже, маємо ситуацію, коли нерезидент, який надав послугу, має право вимагати оплати за цим договором. Навіть, якщо оплата була проведена за іншим договором помилково, помилка була виявлена вже після фактичного надання послуги, тобто вже після виконання договору однією із сторін договору.

Таким чином, ця операція вже має виглядати інакше:

• За договором, за яким була здійснена помилкова оплата, має бути вимога про повернення коштів, я помилково сплачені;
• За договором, за яким була надана послуга, але не оплачена, має бути вимога про оплату.

Складений договір про зарахування зустрічних вимог.

Адже, у Варіанті 2 маємо вже наявний борг за договором за яким надано послугу, та йдеться про врахування оплати за одним договором в рахунок боргу за іншим.

Висновки:

Варіант 1 (аванс за ненадану послугу):

Перекидка авансу правомірна через листування з нерезидентом; оформити:

1) офіційний лист-погодження з деталями платежу та договорів;

2) внутрішню службову записку для бухобліку;

3) пакет документів для банку (контракти, лист, пояснення) при валютному контролі. 

Варіант 2 (оплата за вже надану послугу):

Перекидка не через простий лист, а як зарахування зустрічних вимог (ст. 601 ЦКУ);

оформити:

1) вимогу повернення помилкової оплати;

2) вимогу оплати за наданою послугою;

3) договір про зарахування боргів. 

Загальне: Дії підприємства частково правомірні, але потребують правильного документального оформлення (листи/угоди + внутрішні документи) з урахуванням ЦКУ та валютного контролю; відсутність прямих норм дозволяє застосовувати міжнародні звичаї.