Телефон працівнику у подарунок: облік та звітність

Документами, що підтверджують придбання ТМЦ з метою надання подарунків, є наказ про придбання відповідних товарів для подарунків, а також первинні документи про їх . Видачу подарунків проводять на підставі наказу із зазначенням мети їх передачі працівникам підприємства, відомості роздачі та акту на списання.

Розглянемо, як оподатковуються подарунки.

ЄСВ. Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону № 2464 платниками ЄСВ є роботодавці, зокрема підприємства, установи, організації, інші юридичні особи, які використовують найману працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами.

Згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464  базою нарахування ЄСВ для підприємства є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі.

Визначення видів виплат, що відносяться до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні ЄСВ передбачено Інструкцією № 5.

Згідно з пп. 2.3.2 п. 2.3 розділу 2 Інструкції № 5 одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці, в тому числі, надані в негрошовій формі, відносяться до фонду додаткової заробітної плати.

Отже, вартість подарунків, безоплатно переданих працівникам є базою нарахування ЄСВ за умови перебування їх у трудових відносинах з роботодавцем («ЗІР», категорія 201.03, питання «Чи є базою нарахування ЄВ вартість подарунків, безоплатно переданих роботодавцем працівникам (наприклад, до ювілейних та пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі)?»).

ПДФО. Особи, які мають статус податкових агентів, зобов’язані своєчасно та повністю нараховувати, утримувати та сплачувати (перераховувати) до бюджету ПДФО з доходу, що виплачується на користь платника податку та оподатковується до або під час такої виплати за її рахунок (пп. «а» п. 176.2 ПКУ).

При визначенні бази оподаткування враховуються всі доходи платника податку, отримані ним як у грошовій, так і негрошовій формах (п. 164.3 ПКУ).

При цьому податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати ПДФО із суми такого доходу за ставкою 18% (ст. 167 ПКУ).

Відповідно до пп. 165.1.39 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається вартість подарунків, якщо вона не перевищує 25% мінімальної зарплати (у розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі.

Тобто подарунок, вартість якого у 2021 році не перевищує 1500,00 грн. (6000,00 грн. х 25%), не оподатковується ПДФО.

Таким чином, дохід, що надається у негрошовій формі, для оподаткування ПДФО збільшується на коефіцієнт, який для ставки ПДФО в розмірі 18 % становить 1,219512. А сам натуральний коефіцієнт застосовується тільки до суми перевищення.

При наданні працівнику доходу у негрошовій формі підприємство може нарахувати такий дохід у сумі, що фактично включає вартість подарунка та суму ПДФО, яка підлягає утриманню. В такому разі підприємство дарує працівнику подарунок і сплачує ПДФО за рахунок суми нарахованого доходу у натуральному вигляді.

Отже, при виплаті «натурального» доходу саме його збільшення на «натуральний» коефіцієнт дає змогу збільшити вартість такого доходу і утримати (сплатити) ПДФО виключно з цього доходу, а не за рахунок інших оподатковуваних доходів працівника.

Враховуючи вищезазначене, оскільки нарахування (надання) «натурального» доходу працівникам підприємство здійснює за рахунок власних коштів, то воно як податковий агент за рахунок цих (власних) коштів має сплатити (перерахувати до бюджету) ПДФО з вартості «натурального» доходу (із суми такого доходу і за його рахунок, як це передбачено пп. 168.1.1 ПКУ). При цьому законодавство не передбачає утримання ПДФО із суми доходу, що надається у  негрошовій формі, за рахунок іншого оподатковуваного доходу працівника, у тому числі із заробітної плати. Як і не передбачає повернення працівником суми утриманих та сплачених податків з подарунку роботодавцем.

Тобто при нарахуванні (виплаті) найманій особі доходу ПДФО нараховуються, утримуються та перераховуються до бюджету роботодавцем. Тож термін сплати ПДФО під час надання подарунків відрізняється від загальновстановленого, а саме: якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО сплачується (перераховується) до бюджету протягом трьох банківських днів, що настають за днем такого нарахування (надання) (пп. 168.1.4 ПКУ).

Військовий збір. Об’єктом оподаткування є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід (п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ). Отже, якщо із вартості подарунку утримується ПДФО, то потрібно утримувати і ВЗ, тому із вартості подарунку утримується ВЗ у розмірі 1,5%. Хоча до суми ВЗ не застосовується натуральний коефіцієнт (бо це прямо не передбачено нормами ПКУ, як для ПДФО), проте в даному випадку теж доведеться нарахувати додаткову суму доходу для того, щоб потім «утримати» з нього ще й суму військового збору і не утримувати ВЗ із зарплати або інших доходів).

Податок на прибуток. За операціями передачі подарунків фізособам коригувань фінансового результату в ПКУ не передбачено. 

ПДВ. У разі придбання подарунків підприємство має право на податковий кредит з ПДВ на підставі наданої податкової накладної та зареєстрованої в ЄРПН (п. 198.1, 198.3, 198.6 ПКУ). У випадку безоплатної передачі подарунків нараховувати податкові зобов’язання потрібно тільки відповідно до п. 188.1 ПКУ. Тобто через «дотягування» договірної ціни постачання до мінімальної бази оподаткування.

Нараховувати «компенсаційні» податкові зобов’язання згідно з п. 198.5 ПКУ не потрібно. Безоплатну передачу товарів не можна вважати використанням товарів у негосподарській діяльності (листи ДФСУ від 11.10.2017 р. № 2204/ІПК/28-10-01-03-11 та від 10.05.2017 р. №96/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Оскільки при роздачі подарунків договірна ціна дорівнює нулю (бо вони роздаються безкоштовно), тобто база оподаткування перевищує договірну ціну, підприємству потрібно виписати дві ПН (п. 15 Порядку № 1307):

• одну – на договірну ціну (суми постачання та ПДВ у ній дорівнюватимуть нулю);
• другу – виходячи з бази оподаткування.

Перша ПН виписується на дату оформлення документа (накладна, відомість тощо), що підтверджує факт передання подарунків. Ця ПН заповнюється як на неплатника ПДВ.

У шапці ПН указують (п. 12 Порядку № 1307):

• тип причини «02 – складена на постачання неплатнику податку» і робиться позначка «Х» про те, що ПН не видається покупцеві;
• умовний ІПН – «100000000000»;
• податковий номер покупця не наводиться;

у графі «Отримувач (покупець)» пишеться «Неплатник».

У розділі А в рядках, призначених для вартісних показників, проставляються нулі.

Розділ Б заповнюється так:

• у графі 2 «опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» вказується найменування подарунка;
• графі 3.1 – код подарунка згідно з УКТЗЕД;
• графах 7, 10 проставляються нулі;
• графа 11 не заповнюється.

Інші графи розділу Б заповнюються у звичайному порядку.

Друга ПН виписується на суму перевищення бази оподаткування над договірною ціною, тобто на вартість придбання подарунків. Заповнюється ПН так (п. 8, 15, 16 Порядку № 1307):

• у лівому верхньому кутку робиться позначка про те, що ПН не видається покупцеві, і наводиться тип причини «15»;
• рядках «Одержувач (покупець)» та «ІПН одержувача (покупця)» вказуються власні дані підприємства;
• графі 2 розділу Б «Опис (номенклатура) товарів (послуг) постачальника (продавця)» наводиться номенклатура товарів, а також пишеться: «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і 189 ПКУ, над фактичною ціною постачання»;
• графи 3.1–3.3, 4, 5 та 12 розділу Б не заповнюються.

Другу ПН можна виписати як звичайну, так і зведену. Якщо виписується зведена ПН, то у лівому верхньому кутку ПН у полі «Зведена податкова накладна» слід проставити код «3». Зведена ПН оформляється не пізніше останнього числа місяця, в якому був вручений подарунок.

Зарплатна звітність об’єднана

Додаток 1. Вартість подарунку врученого працівнику, оформлено за трудовим договором, відображається із кодом застрахованої особи “1” або ”2” одним рядком у складі нарахованої заробітної плати за місяць, у якому отримано подарунок.

Додаток 4ДФ. Вартість неоподатковуваного негрошового подарунку (або його частина) відображатиметься за ознакою "160", а вартість оподатковуваного негрошового подарунку (його частина) — за ознакою доходу «126». У графах 3 та 3а Додатку 4ДФ вартість подарунку слід відображати з урахуванням натурального коефіцієнта. 

Бухгалтерський облік

Вручення  подарунку в обліку відображається наступним чином:

1. Дт 28 Кт 631 - придбання подарунків у постачальника;

2. Дт 641/ПДВ Кт 631 - на суму ПДВ;

3. Дт 663 Кт 28 - видано подарунок працівнику;

4. Дт 949 Кт 663 - віднесено вартість подарунку (нараховано дохід працівнику) до витрат звітного періоду з урахуванням суми ПДФО та військового збору;

5. Дт 949 Кт 641/ПДВ - нараховано ПЗ з ПДВ;

6. Дт 949 Кт 651 - нараховано ЄСВ на вартість подарунку;

7. Дт 663 Кт 641/ПДФО - утримано ПДФО із вартості подарунка (з урахуванням натурального коефіцієнта);

8. Дт 663 Кт 642 - утримано ВЗ із вартості подарунка (без урахуванням натурального коефіцієнта);

9. Дт 651 Кт 311 - перераховано ЄСВ до бюджету;

10. Дт 641/ПДФО Кт 311 - перераховано ПДФО до бюджету;

11. Дт 642 Кт 311 - перераховано ВЗ до бюджету;

12. Дт 791 Кт 949 - віднесено на фінрезультат витрати на придбання подарунку та ПДВ.