Розрахунки за заправку авто пальним з оплатою карткою-ключ без звітування: які наслідки?

ТОВ на загальній системі оподаткування уклало договір оренди авто зі сторонньою фізособою. Щомісяця нараховуються витрати (адміністративні) за послугою з оренди авто. Директор розраховується за заправку авто карткою-ключ до рахунку раз в тиждень. Банківська виписка відображає заправку з розривом у часі дві-три доби, наприклад: банк відобразив у виписці (наприклад, за 15/12/2019 – це неділя) платіж з призначенням «розрахунок за товари і послуги за 12/12/2019». Різниця три доби, до того ж не вказано, за що саме розрахунок. Відповідь директора: «Бензин». Директор ще жодного чеку не надав. Як відображати такі розрахунки в обліку, враховуючи різницю в часі? Якщо така операція тягне за собою оформлення авансового звіту, то якою датою його оформлювати? Які документи має бути підкладено під цей звіт (чи достатньо чеку із заправки)? Які проведення мають бути? В даному випадку, чи потрібно взагалі «думати» бухгалтеру про норми списання палива?

Відповідь: Насамперед зазначимо, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

Первинний документ – у ст. 1 Закону №996 визначено як документ, який містить відомості про господарську операцію. При цьому господарською операцією є дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства.

Відповідно до одного з принципів бухобліку «нарахування» доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів (ст. 4 Закону №996).

Кошти, які витратив працівник (директор) за допомогою платіжної картки, вважаються виданими йому під звіт. Таке використання коштів підзвітною особою відображається в бухобліку проведенням ДТ 372  КТ 311 на підставі виписки банку.

Докладніше про використання платіжних карток див. тут https://consulting.dtkt.ua/accounting/individual-transactions/10510 та тут https://consulting.dtkt.ua/accounting/other/9452, а також тут https://consulting.dtkt.ua/state/cash-handling/10964.

Щодо звітування та оподаткування підзвітних коштів

Нормами пп. 3 п. 19 Положення №148 передбачено, що готівка під звіт або на відрядження видається суб'єктами господарювання підзвітним особам відповідно до законодавства України. При цьому готівка видається під звіт на всі інші виробничі (господарські) потреби – на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт. Але це стосується лише виданої готівки з каси аюо готівки, що знята за допомогою картки у банкоматі.

Отже, відзвітувати за отриману з картки готівку працівник повинен не пізніше наступного дня за днем такого отримання, незалежно від дати списання коштів з рахунку підприємства.

Але якщо працівник розраховувався карткою безготівково, то це правило не застосовується, а працівнику потрібно враховувати строки звітування, передбачені пп. 170.9.2 ПКУ, щоб уникнути оподаткування підзвітних коштів. Відповідно до пп. 164.2.11 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника включається сума надміру витрачених коштів, отриманих ним на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється за п. 170.9 ПКУ.

Подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, передбачено підпунктами 170.9.2 - 170.9.3 ПКУ.

Нормами пп. «б» пп. 170.9.2 ПКУ передбачено, що звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності залишку коштів, отриманих працівником під звіт та не витрачених, їх сума повертається таким працівником до каси підприємства або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Відповідно до п. 167.1 ПКУ ставка ПДФО становить 18%. Також, доходи, визначені ст. 163 ПКУ, є об'єктом оподаткування військовим збором (пп. 1.2 п. 16¹ підрозділу 10 розділу XX ПКУ).

Ставка військового збору становить 1,5% об'єкта оподаткування, визначеного пп. 1.2 п. 16-¹ підрозділу 10 розділу XX ПКУ (пп. 1.3 п. 16-¹ підрозділу 10 розділу XX ПКУ).

Нарахування, утримання та сплата (перерахування) ПДФО та військового збору до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 ПКУ.

ДФС в ІПК від 19.10.2017 р. №2301/6/99-99-13-02-03-15/ІПК повідомляє, що база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податку на відрядження та не повернутих у встановлені законодавством строки, є сума надміру витрачених коштів, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за формулою, визначеною п. 164.5 ПКУ.

При цьому нормами п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ не передбачено застосування для військового збору коефіцієнта, визначеного п. 164.5 ПКУ.

ДФС в ІПК від 12.09.2017 р. №1925/6/99-99-13-02-03-15/ІПК та від 13.07.2017 р. №1156/6/99-99-13-02-03-15/ІПК також повідомляє, що кошти, витрачені найманим працівником у службових цілях для заправки транспортного засобу, шляхом здійснення розрахунків платіжною (паливною) карткою, отриманою від роботодавця, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника за умови дотримання усіх вимог, встановлених п. 170.9 ПКУ.

У Податковому розрахунку ф. 1ДФ сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до пункту 170.9 ПКУ (пп. 164.2.11 ПКУ) відображається під ознакою доходу «118».

Щодо списання пального

Для того, щоб суб’єкту господарювання списати використане пальне під час експлуатації орендованого автомобіля, таке пальне треба: спочатку придбати, оприбуткувати на підприємство, видати від звіт працівнику, який кермує цим авто, отримати від такого працівника звіт про використання такого авто, а вже потім розрахувати витрати пального за нормами та скласти акт на його списання.  

Докладніше, про документальне оформлення роботи автомобіля та нормування витрат ПММ https://consulting.dtkt.ua/accounting/other/11572 див. тут, за якими документами здійснювати списання палива? https://consulting.dtkt.ua/taxation/excise/10874 див. тут.

У разі коли працівник не відзвітував за придбане та витрачене пальне (в ситуації, що розглядається, первинні документи відсутні), то таке пальне вважається витраченим працівником на особисті потреби, та не потребує його списання, оскільки не призводить до збільшення відповідних витрат операційної діяльності.

Отже, для уникнення оподаткування за ненадання звіту за підзвітні кошти та значних штрафних санкцій в наслідок операцій з пальним, працівникам суб’єкта підприємництва необхідно відповідально поставитися до операції заправки пальним службового автомобіля та надавати до бухгалтерії первинні документи щодо заправки та роботи автомобіля.