Як списати відсутні основні засоби?

Списання основного засобу (ОЗ), якого фактично немає, проводиться на підставі результатів інвентаризації, яка офіційно підтверджує його відсутність (нестачу). Процедура включає складання інвентаризаційних документів, наказу керівника та акта на списання. Податкові наслідки, зокрема нарахування ПДВ, залежать від наявності документів, що підтверджують викрадення або знищення активу.

Обґрунтування

Списання ОЗ, відсутність якого виявлено, — це списання внаслідок нестачі. Процедура складається з кількох ключових етапів.

1. Проведення інвентаризації

Основою для списання відсутнього активу є його виявлення як нестачі під час інвентаризації.

• Створення комісії: Керівник підприємства видає наказ про створення інвентаризаційної комісії (або комісії зі списання майна).
• Проведення інвентаризації: Комісія проводить інвентаризацію, під час якої виявляє відсутність об'єкта ОЗ. Цей факт фіксується в інвентаризаційному описі та звіряльній відомості.
• Складання протоколу: За результатами інвентаризації комісія складає протокол, де зазначає виявлену нестачу, її причини та пропозиції щодо подальших дій, зокрема списання активу та відшкодування збитків (якщо винну особу встановлено). Інвентиразаційні документи затверджує керівник.

2. Документальне оформлення списання

На підставі протоколу інвентаризаційної комісії здійснюється документальне оформлення списання:

Акт на списання: Комісія складає Акт списання основних засобів. Підприємство може використовувати типові форми, затверджені Наказом Мінфіну №818, або розробити власну форму, що містить усі обов'язкові реквізити первинного документа. В акті детально описуються причини списання (наприклад, «нестача, виявлена під час інвентаризації»). Керівник затверджує цей акт.

3. Бухгалтерський облік

Списання відсутнього ОЗ відображається такими бухгалтерськими проведеннями:

Списання суми накопиченої амортизації:

• Дт 131 «Знос основних засобів» Кт 10 «Основні засоби» — на суму нарахованого зносу.

Списання залишкової вартості об'єкта на витрати:

• Дт 976 «Списання необоротних активів» Кт 10 «Основні засоби» — на суму залишкової вартості.

Відображення суми нестачі на позабалансовому рахунку до моменту вирішення питання про відшкодування:

• Дт 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» — на суму залишкової вартості списаного ОЗ.

Якщо винну особу встановлено та вона погодилася відшкодувати збитки:

• Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів».
• Кт 072 — одночасно сума списується з позабалансового рахунку.

Якщо винну особу не встановлено або суд відмовив у стягненні збитків, сума списується з позабалансового рахунку після закінчення строку позовної давності.

4. Податкові наслідки

Податок на додану вартість (ПДВ)

Ліквідація ОЗ за рішенням платника податку прирівнюється до постачання товарів і вимагає нарахування ПДВ на звичайну ціну, але не нижче балансової вартості на момент ліквідації (п. 189.9 ПКУ).

Однак ця норма не застосовується, якщо ліквідація відбувається, наприклад, у разі викрадення ОЗ, що підтверджується відповідно до законодавства. Таким підтвердженням може бути:

• Витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань, що засвідчує факт реєстрації відомостей про кримінальне правопорушення (наприклад, за фактом крадіжки);
• Інші документи, що підтверджують факт знищення, зруйнування або викрадення ОЗ;
• Якщо таких документів немає, підприємство зобов'язане нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ.

Податок на прибуток

Малодохідні підприємства (річний дохід до 40 млн грн, які не застосовують різниці) відображають операцію виключно за правилами бухгалтерського обліку.

Високодохідні підприємства (та ті, що добровільно застосовують різниці) коригують фінансовий результат до оподаткування (ст. 138 ПКУ):

• збільшують на суму залишкової вартості списаного ОЗ, визначеної за правилами НП(С)БО;
• зменшують на суму залишкової вартості цього ОЗ, визначеної за податковими правилами.