Оформлення та бухоблік інкасованої виручки, яку отримано підрозділами через РРО

З точки зору Положення №148 (пп. 2 п. 3 Положення №148) відокремлені підрозділи - це філії, представництва, відділення, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України, та інші структурні підрозділи (стаціонарні або пересувні), де реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції. Якщо ТОВ має лише одну аптеку і не веде будь-якої іншої діяльності, то така аптека не вважається структурним підрозділом ТОВ – адже вона одна і через неї ведеться вся діяльність. Якщо ж ТОВ має дві або більше аптеки, та/або веде іншу діяльність, крім аптечної, то кожна така аптека вважається окремим структурним підрозділом з метою застосування Положення №148, незалежно від того, чи зареєстрований цей підрозділ в ЄДРПОУ як філія або відокремлений підрозділ, чи ні.

Відповідно до п. 11 Положення №148:

а) оприбуткуванням готівки в касах підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів;

б) оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО - у разі її використання).

Таким чином, якщо аптека є одним із декількох структурних підрозділів, то касова книга в таких аптеках не ведеться і готівкова виручка кожної аптеки вважається оприбуткованою в момент формування Z-звіту. Якщо в аптеці ведеться КОРО до РРО, такий Z-звіт відображається і в КОРО.

Відповідно до п. 39 Положення №148 підприємство (юрособа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Відокремлені підрозділи підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть.

Для окремого обліку готівкової виручки у касах РРО та в головній касі підприємства доцільно відкрити окремі субрахунки або субконто до субрахунку 301, наприклад:

• 3010 – готівка в національній валюті у касі підприємства;
• 3011 - готівка в національній валюті у касі РРО аптеки №1;
• 3012 - готівка в національній валюті у касі РРО аптеки №2 і т.д.

Операція з інкасації готівки відображається в бухобліку так:

• Дт 333 Кт 3011, 3012 тощо – на суму інкасованої готівки на дату вилучення коштів інкасатором;
• Дт 311 КТ 333 – зарахування інкасованої готівки на рахунок підприємства у банку – на дату зарахування.

Оприбутковувати інкасовану готівку в основній касі підприємства та відображати її в касовій книзі не потрібно. Але, якщо готівка з РРО фактично переміщується до головної каси підприємства, це відображається прибутковим касовим ордером та записом: Дт 3010 Кт 3011, 3012 тощо.

Вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО для здавання її до банку оформляється відповідними чеками РРО із виконанням операції «службова видача».

Документом, що свідчить про здавання готівки до банку, є:

• квитанція до прибуткового документу банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;
• квитанція/чек банкомату чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
• примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;
• чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.