Відображення в обліку витрачених коштів на відрядження, якщо повернення квитків умовами тарифу не передбачено

Відповідно до абз. 1 ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями. При цьому вказана стаття не ставить таку компенсацію у залежність від того, чи відбулося таке відрядження, чи ні. 

Відображення витрат в обліку

Згідно з п. 44.2 ПКУ для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухобліку та фінзвітності щодо доходів, витрат та фінрезультату до оподаткування.

У разі якщо б директор вирушив у службове відрядження, то витрати, пов’язані з ним, необхідно було б віднести до складу адміністративних витрат (рахунок 92) на підставі абз. 3 п. 18 П(С)БО 16.

Тому вартість невикористаного авіаквитка, який поверненню не підлягає, слід відобразити у складі інших операційних витрат на субрахунку 949 (п. 20 П(С)БО 16).

У контексті даного абзацу слід зазначити, що за умовами тарифу не підлягають поверненню найдешевші авіаквитки, особливо придбані заздалегідь, наприклад, за 6 місяців до дати виліту. Однак є певний ризик щодо зміни обставин, за якими працівник не зможе поїхати у відрядження (хвороба, вирішення більш важливих та невідкладних виробничих питань).

Документальне оформлення

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. №59. 

Про те, що інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ, ДФС зазначає в ІПК від 29.05.2017 р. №405/6/99-99-13-02-03-15/ІПК. Тож надалі наведені норми Інструкції №59 слід розглядати як рекомендації.

У п. 1 розд. III Інструкції №59 зазначено, що відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання, у якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

При цьому підприємство, яке відряджає працівника у відрядження за кордон, має забезпечити його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (п. 5 розд. III Інструкції №59).

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом 3-х робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, у яких було видано аванс.

Виходячи з викладеного, для того, щоб прийняти рішення про відміну поїздки спочатку необхідно було видати наказ (розпорядження) про відрядження директора за кордон, навіть якщо на час його видання вже було відомо, що поїхати в відрядження директор не зможе.У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку (п. 18 розд. III Інструкції №59).

При цьому у рішенні про відміну відрядження необхідно було зазначити:

• причини (обставини), за яких директор не може вирушити у відрядження;
• порядок відшкодування коштів, витрачених на відрядження (при цьому це могли бути не лише витрати на придбання авіаквитка, який поверненню не підлягає, а й витрати на бронювання готелю, організаційний внесок, придбання квитків (запрошень) на захід, що пов'язаний з діяльністю підприємства).

Докладніше про скасування відрядження читайте тут>>

У будь-якому разі працівник протягом 3-х робочих днів з дня прийняття рішення про відміну відрядження повинен надати до бухгалтерії звіт про витрачені кошти та повернути до каси підприємства отриманий аванс на відрядження в тих грошових одиницях, у яких було його видано.

До звіту додаються оригінали документів, що засвідчують вартість понесених витрат: транспортний квиток, у т. ч. електронний, розрахунковий документ про його придбання; рахунки про бронювання місць у місцях проживання; страховий поліс тощо, як того вимагають норми абз. 14 п. 7 розд. III Інструкції №59. 

Нормами п. 11 розд. III Інструкції №59 передбачено, що витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість таких витрат. Однак у цьому пункті не розглядається варіант, коли авіаквиток поверненню не підлягає. 

Оподаткування ПДФО та ВЗ

Витрати на придбання авіаквитка, який поверненню не підлягає (на бронювання готелю, організаційний внесок, придбання квитків (запрошень) на захід, що пов'язаний з діяльністю підприємства), не можна вважати додатковим благом працівника, щодо відрядження якого було прийняте рішення (у письмовій формі) про його відміну, адже квиток придбавався для цілей відрядження, а також не був використаний працівником в особистих цілях.

Крім цього, норми пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ містять виключення для випадків, коли такі витрати зумовлені виконанням платником податку трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах. У цьому підпункті йдеться про «використання житла, інших об'єктів матеріального або нематеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку в безоплатне користування, або компенсації вартості такого використання». У даному випадку квиток розглядається як об’єкт нематеріального майна, що належить роботодавцю.

Відповідно, зазначені в абз. 2 пп. 170.9.1 ПКУ витрати не є об'єктом оподаткування ПДФО за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді, зокрема транспортних квитків, у т. ч. електронних. При цьому відсутність посадкового талона працівника, відрядження якого було скасовано, має компенсувати рішення про відміну відрядження. 

При цьому слід враховувати, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу працівника за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця (сторони, що відряджає).