Витрати підприємця на загальній системі оподаткування: заповнюємо Книгу доходів і витрат

Запитання: Підприємець на загальній системі надає консультаційні послуги. Як правильно заповнити Книгу доходів і витрат, а саме: 

1) в яку графу відносити понесені витрати на консультаційні послуги від інших підприємств; 

2) якщо спочатку отримано дохід, а витрати на послуги від інших організацій оплачені в інший день, коли доходу не було; 

3) якщо протягом місяця доходу не було, тільки понесено витрати - РКО банку, оренда, оплата ЄСВ за себе за попередні місяці?

Відповідь: ФОП на загальній системі оподаткування визначає об'єкт оподаткування за наслідками року. До уваги беруться два показники: дохід і витрати, потім визначається їх різниця. Якщо вона додатна, то це і буде чистим доходом підприємця, що оподатковується ПДФО та військовим збором.

Для права на визнання витрат потрібне одночасне виконання двох умов: документальне підтвердження та зв'язок із госпдіяльністю. Прямої вимоги, що витрати мають бути оплачені, у ст. 177 ПКУ немає. Проте, у Порядку ведення Книги доходів і витрат, затвердженому наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. №481, в поясненні до графи 5 згадується про документи, що засвідчують саме факт оплати товарів, робіт, послуг.

У рубриці ЗІР підкатегорія 104.05 на питання: “Як формується загальний оподатковуваний дохід та сума витрат ФОП на загальній системі оподаткування, а саме за касовим методом чи за першою подією?” надається відповідь, що для визначення загального оподатковуваного доходу застосовується касовий метод, а при визначенні витрат враховуються тільки ті витрати, які пов’язані з отриманням доходу та підтвердженні відповідними документами про їх оплату.

Тому, від себе рекомендуємо не створювати заборгованості з оплати постачальникам за отримані протягом року товари (роботи, послуги) на кінець звітного року.

Отже, у графі 5 Книги доходів і витрат зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов'язані з отриманим доходом.

Далі:

• у графі 6 відображається сума понесених витрат (зокрема, на придбання послуг від інших осіб), які документально підтверджені та безпосередньо пов'язані з отриманням доходу. Це витрати, опис яких наведено в пп. 177.4.1 ПКУ. Тож, якщо ФОП, який надає консультаційні послуги, придбаває такі послуги у інших осіб (крім власних найманих працівників), він відображає їх у графі 6 книги;
• у графі 7 відображається сума понесених витрат на оплату праці найманих працівників та зі сплати ЄСВ, нарахованого на суму такої оплати праці. Це витрати, опис яких наведено в пп. 177.4.2-177.4.3 ПКУ;
• у графі 8 відображається сума решти понесених витрат – із наведених в запитанні. Саме тут відображатимуться витрати на РКО банку, оренду майна, сплату ЄСВ підприємцем «за себе» тощо (це витрати, зазначені в пп. 177.4.4 ПКУ). 

У «ЗІР», у відповіді на запитання "Чи враховуються при визначенні чистого річного оподатковуваного доходу ФОП на загальній системі оподаткування витрати, пов’язані з отриманням доходу поточного року за умови, що оплата витрат відбувається у наступному році?", податківці відповідають: при розрахунку чистого доходу фізична особа - підприємець на загальній системі оподаткування не враховує витрати, пов’язані з отриманням доходу поточного року, оплата яких відбувається у наступному. Такі витрати будуть враховані при обчисленні чистого оподатковуваного доходу у тому звітному періоді, коли їх фактично поніс платник податку.

Тож, якщо витрати понесені пізніше, ніж було отримано доходи, сума таких витрат буде відображена у графі 6 того звітного періоду, у якому вони будуть понесені (оплачені). При цьому важливо дотримуватись річного звітного періоду, адже об’єкт оподаткування ФОП на загальній системі оподаткування визначається за рік.

А ось якщо витрати були понесені раніше, ніж було отримано доходи, то, на думку податківців, їх відображення в Книзі залежить від виду таких витрат. Так, якщо ФОП не отримував протягом робочого дня дохід від підприємницької діяльності, при цьому поніс і витрати (крім витрат, зазначених у гр.6 та 7*) безпосередньо пов’язаних з одержанням доходу, вона має право зазначити такі витрати у гр. 5 та гр. 8 Книги.

Тож, нічого страшного, якщо доходи та деякі витрати протягом року підприємець визнає не одночасно, – це нормальна ситуація, головне, щоб за підсумками року в податковій декларації було відображено правильну загальну річну суму доходів і пов’язаних із їх отриманням витрат.

Якщо підприємець протягом звітного періоду не отримує доходів, а несе виключно витрати, це теж нормальна ситуація. Як свідчить роз’яснення податківців, відображати такі витрати в Книзі слід за принципом – витрати в графі 6 та 7 треба визнавати виключно за датою отриманого доходу, а витрати в графі 8 можна відобразити за датою їх фактичного понесення.

А ось відобразити їх в річній податковій декларації можна буде лише за умови, якщо такі витрати пов’язані із отриманням відображеного в ній доходу (або доходів, задекларованих у попередніх звітних періодах).

Також потрібно врахувати, що відповідно до пп. 177.5.1 ПКУ, в  редакції, яка діє з 01.01.2016 р., авансові платежі з ПДФО розраховуються платником податку самостійно згідно з фактичними даними, зазначеними у Книзі обліку доходів і витрат, кожного календарного кварталу. Якщо результатом розрахунку авансового платежу за відповідний календарний квартал є від'ємне значення, то авансовий платіж за такий період не сплачується. Отже, дата відображення доходів та витрат в Книзі у межах року не впливає на об'єкт оподаткування, але впливає на суму авансових платежів ФОП протягом року.   

________________________

* У «ЗІР», у відповіді на запитання «Чи заповнює ФОП на загальній системі оподаткування графу 7 Книги обліку доходів і витрат, якщо дохід у звітному місяці не отримувався?», податківці зазначають: якщо дохід у звітному місяці не отримувався фізичною особою – підприємцем на загальній системі оподаткування, то графа 7 «Сума витрат на оплату праці найманих осіб» Книги не заповнюється.