Списання пального у 2026 році: алгоритм дій за нормами ДержавтотрансНДІпроект та ризики ПДВ за п. 198.5 ПКУ (аудіоверсія)

У зв'язку зі скасуванням наказу Міністерства транспорту України від 10.02.1998 р. №43, суб'єкти господарювання втратили єдиний обов'язковий державний стандарт для нормування витрат паливно-мастильних матеріалів. Проте залишати цей процес без внутрішнього регламентування вкрай небезпечно з огляду на податкові наслідки.

На сьогодні основним орієнтиром для бухгалтерського та податкового обліку є Методичні рекомендації з нормування витрат палива та Базові норми витрат, які були схвалені Науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект» 17.11.2023 року (протокол №3). Хоча цей документ має виключно рекомендаційний та науково-методологічний характер (він не зареєстрований у Мін'юсті як нормативно-правовий акт), саме на нього спираються контролюючі органи під час аудитів. Дотримання цих рекомендацій є надійним захистом від звинувачень у необґрунтованому завищенні витрат.

Для легального списання пального у 2026 році підприємство зобов'язане розробити та затвердити власні правила. Головним документом виступає наказ (розпорядження) керівника про встановлення норм витрат пального. У цьому локальному акті необхідно зафіксувати перелік транспортних засобів, закріплені за ними базові лінійні норми (взяті з таблиць ДП «ДержавтотрансНДІпроект»), а також чіткий перелік коригуючих коефіцієнтів. До останніх належать надбавки за роботу в зимовий період, рух у міських заторах, використання кондиціонера тощо. Важливо пам'ятати, що застосовувати максимальні коефіцієнти автоматично на весь рік заборонено — кожна надбавка вимагає фактичного підтвердження (наприклад, довідки з Укргідрометцентру про температуру, записів у журналах або даних GPS-моніторингу).

Якщо у вашому автопарку є специфічна техніка або нові моделі автомобілів, яких немає у затверджених базових таблицях, підприємство має два законні шляхи. Перший — замовити розробку тимчасової індивідуальної норми безпосередньо у фахівців ДП «ДержавтотрансНДІпроект» (така норма діятиме до 2 років). Другий — самостійно провести контрольні заміри витрат пального (наприклад, методом «доливання до повного бака») за участю спеціально створеної комісії та оформити результати відповідним Актом.

Ігнорування процесу нормування несе серйозні фінансові загрози. Головний ризик полягає у донарахуванні податкових зобов'язань. Якщо підприємство списує пальне понад норму без належного документального підтвердження (наприклад, без актів контрольних замірів чи службових записок про складні погодні умови), Державна податкова служба може кваліфікувати такі надлишки як використання активів поза межами господарської діяльності. Відповідно до пп. 198.5 ПКУ, це автоматично призводить до обов'язку нарахувати «компенсуючі» зобов'язання з ПДВ. Крім того, податківці можуть вилучити суми понаднормового списання зі складу витрат, що безпосередньо збільшить об'єкт оподаткування податком на прибуток.

Отже, для мінімізації ризиків необхідно оновити внутрішні накази, прибравши посилання на нечинний Наказ №43, налагодити суворий облік первинної документації (подорожні листи, звіти GPS, акти замірів) та списувати пальне виключно в межах обґрунтованих і затверджених лімітів.

Читайте також: Норми витрат пального на підприємстві: покроковий алгоритм затвердження у 2026 році

Висновки

• Замість скасованого Наказу №43 підприємствам слід керуватися Методичними рекомендаціями ДП «ДержавтотрансНДІпроект» від 17.11.2023 року, які слугують головним аргументом правомірності витрат під час податкових перевірок;
• Легалізація витрат паливно-мастильних матеріалів вимагає обов'язкового видання внутрішнього наказу керівника, де фіксуються базові лінійні норми, обґрунтовані коригуючі коефіцієнти та порядок документального підтвердження умов експлуатації автотранспорту;
• Відсутність локального нормування або безпідставна перевитрата пального дає право податковим органам визнати такі операції негосподарськими, що тягне за собою нарахування компенсуючого ПДВ згідно з пп. 198.5 ПКУ та ризики щодо податку на прибуток.